規范監理資料管理的體會

龐志平

項目監理資料是監理單位在實施工程項目監理過程中直接形成的具有保存價值的各種文件、文字記錄、表格、音像制品等形式與載體的信息記錄，是項目參建單位之間分清責任、解決糾紛的重要依據;是評定工程質量、合理結算工程價款、工程驗收備案的必備資料;是反映工程內在質量和監理工作質量的重要憑證;是監理單位的最終產品。監理資料的科學化、規范化、標準化直接影響監理資料的使用價值，是監理工作規范化的真實反映。加強監理資料的管理是監理單位管理工作的重要內容，是正規化、規范化管理的重要標志。我公司在規范監理資料管理方面的體會如下。

1 正確認識監理資料的重要性是規范監理資料的前提

要建立真實、準確、完整的監理資料，發揮和體現監理的作用和水平，就必須樹立監理資料和監理工作相統一的思想，將二者有機結合起來，并形成以監理資料規范化帶動監理工作規范化、以監理工作規范化促進監理資料規范化的局面。

首先，監理資料的規范化反映了監理工作的規范化。監理資料是監理工作的重要體現形式，監理效果最終反映在文件資料上。實踐證明，監理工作規范到位的項目，其監理資料絕大多是規范的。其次，監理資料的規范化促進了監理工作的規范化。在一定意義上，監理工作通過文件資料進行實施，信息資料管理作為監理“三控三管一協調”的重要內容之一，對工程項目質量、進度、費用的控制管理、安全生產的監督管理、合同管理及協調工作具有重要的保障作用。收集、整理、積累、檢查、匯總監理資料的過程，往往也是發現問題、不斷糾正和及早預防錯誤、取得經驗并不斷提高的過程。離開了信息資料的規范化管理，其他控制和管理的目標難以實現。第三，監理工作的規范化包含監理資料的規范化，是監理資料規范化的重要保證。如果項目監理人員不到位，專業不匹配，監理人員的能力和水平不滿足監理工作的需要，監理資料就很難規范。因此，必須正確認識監理資料的重要性，把監理資料的形成和積累納入項目監理的各個環節，從而保證監理資料的規范化。

2 建立和完善企業資料管理的規章制度是監理資料規范化的基礎

目前，監理資料有關的規范標準主要有:GB/T 50328-2001建設工程文件歸檔整理規范、GB 50319-2000建設工程監理規范、建城[1994]469號市政工程施工技術資料管理規定、DBJ 04-414-2004山西省建筑工程施工資料管理規程等，但有關標準對監理資料規定得還不夠詳細，監理企業還需要制定和完善有關資料的規章制度，統一監理資料管理的程序，明確監理資料的填寫、收集、整理、編目、份數、裝訂、歸檔、保管、查閱、移交，才能更好地落實國家和地方有關標準規范要求，避免工作的隨意性。我公司在建立、實施和持續改進質量管理體系的規程中，不斷地完善了資料管理的規章制度。在 2000年通過 ISO 9001質量管理體系認證后，十年來進行了四次換版，今年進行了質量、環境、職業健康安全管理體系文件的編制、發布和實施，監理資料管理的規章制度不斷得到完善。如制定《監理信息資料管理辦法》，明確各類工程監理資料的組成類別及具體要求，使資料管理的規定具體化，資料的整編標準化;編制監理日記、監理月報、項目總結等監理資料樣本，更好地指導項目監理人員規范項目文件的編制和資料的填寫。通過完善企業資料管理的規章制度，為推動監理資料的規范化奠定了基礎。

3 建立健全監理資料管理責任制是規范監理資料的關鍵

規范監理資料是每一位監理人員應盡的職責，是對社會、對業主負責的具體體現，項目監理資料的規范化，關鍵在總監。我公司在資料管理方面實行項目總監理工程師負責制，專業工程師根據分工各負其責，并配備了專職或兼職的資料員對資料進行及時收集、登記、立卷、保管和歸檔。在簽訂項目總監管理目標責任書時，把資料管理作為一項重要的考核內容，明確資料管理的責任和考核標準，并與經濟掛鉤。把總監理工程師作為資料管理的第一責任人，有利于發揮其在項目監理部中的領導作用，組織各專業監理人員落實項目監理資料管理的責任體系，各負其責，相互配合做好工作，避免出現資料員一人管理而又管不了、管不好的被動局面。大型項目應配備專職資料員，中小型項目配備的兼職資料員應以資料管理工作為主、其他工作為輔。對資料員要進行定期不定期的業務培訓，特別是專業規范標準的培訓必不可少，使他們了解各專業的基本知識，能熟練完成資料整編工作。資料員難以解決的問題，要及時向總監匯報，取得支持。

4 加強培訓是規范監理資料的重要手段

為了不斷推進監理資料管理的規范化，我公司建立了三級培訓和三階段培訓制度。在監理過程中，項目監理部建立了內部周會制度，結合現場資料收集、管理的具體情況，進行針對性的培訓學習;公司各項目管理公司建立了總監例會制度，對項目檢查中存在的資料方面的問題進行培訓和交流，使各項目相互學習、取長補短，促進了整體水平的提高;公司采取走出去、請進來的方法進行監理資料的集中培訓，發揮了公司專家優勢，學習和借鑒兄弟監理單位的先進經驗。公司建立了事前、事中、事后三階段培訓的制度，在工程準備階段，組建項目部后組織項目人員熟悉設計文件、相關標準規范及資料管理的制度標準，對項目資料管理進行事前策劃，制定本項目監理資料目錄，配置檔案盒并提前做好標識;監理過程中要結合項目實際和存在問題做好過程培訓;竣工后整理裝訂資料之前，進行資料的立卷、裝訂方面的培訓，便于項目監理人員掌握資料組卷、裝訂的要點。只有通過不斷地、有針對性地培訓，才能提高監理人員的業務素質和能力，保障監理資料的規范化。

5 加強監督考核是規范監理資料的重要保障

工程監理資料應隨工程進度及時填寫、收集、整理，并分類組卷，因此必須強化過程監督考核，沒有監督檢查，總監負責制就難以落實。我公司建立了監理人員編制、總監審查、公司監督檢查的三級負責制。總監在日常工作中，要關注監理資料，經常檢查督促項目資料管理工作，及時糾正出現的問題。公司的工程質量管理部門應強化對項目監理資料的監管，始終把它作為保證工作質量的一項重要工作抓緊抓好。檢查工作時，將資料列入必檢對象，發現問題及時解決。在監督檢查的方式上，注意突出重點，對較差的項目監理部要重點檢查;對存在問題較普遍、較突出的資料要重點關注，提出常見問題的糾正措施，并注重對監督檢查中發現問題整改結果的驗證，以便使監理人員吸取教訓，引以為戒，少走彎路，這樣才能提高監管效率，起到事半功倍的效果。要把好資料歸檔審查關，在監理資料移交和歸檔前，由項目總監理工程師審核并簽字;公司質量管理部門要對歸檔資料認真審查，做到未整理完整不允許移交公司檔案室。通過嚴把事后關推動監理資料規范化水平的提高。

6 開展多種形式的評先創優活動是促進監理資料規范化的有效形式

近年來，我公司開展了監理資料的評先創優活動。如:通過鋼筆字比賽，促進了監理資料的規范書寫;開展監理日記評比活動，推動了監理日記的規范化填寫等等。通過多種形式評先創優活動的開展，達到鼓勵先進、總結推廣經驗、規范監理資料的積極作用。

公司成立二十年來，一貫重視監理資料的規范化管理工作，取得了較好效果。但還存在許多問題，如資料管理存在項目之間的差距問題、項目監理規劃和監理細則針對性不強的問題等等，都需要花大力氣予以解決。同時要向同行業監理企業學習好的經驗和做法，不斷提高監理資料的規范化和標準化，促進監理工作的有效開展。

[1] 劉學棟.淺談做好建設監理工作[J].山西建筑，2009，35 (10):249-250.