談如何制作優質的投標文件

李秉仙

招標，實際上是邀請投標人對招標人提出要約(即報價)，屬于要約邀請。投標則是一種要約，具有締約合同的主要目的。中標通知書，是招標人同意接受中標人的投標條件，即同意接受該投標人的要約的意思表示，屬于承諾。

投標是指投標人根據招標文件的要求，編制并提交投標文件，響應招標參加投標競爭的活動。投標文件有《工程建設項目》《工程建設貨物項目》《政府采購貨物或服務項目》《機電產品國際招標項目》等類型。盡管項目不同，但投標文件的組成大致相同，這里我主要介紹《工程建設貨物項目》投標文件的編制。

作為投標人在招標人采購活動中都是懷著中標的愿望參與競標，所以在遞交投標文件之前，投標人必須做精心的準備尤其是投標文件的制作，投標文件是招標人判斷投標人是否真誠愿意參加投標，也是評標委員會進行評審和比較的對象，中標人的投標文件與招標文件一起成為招標人和中標人訂立合同的法定根據。因此，投標人必須重視投標文件的編制和審定工作。

1)投標人購買招標文件后，應認真研究，正確理解招標文件的全部內容，按照招標文件的要求編制自己的投標文件，投標文件應對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。首先認真閱讀“投標人須知”:一定要注意開標時間與投標文件的遞交時間，投標保證金的繳納，銀行資信證明的具體要求，供貨期的要求等，其次正確回答“投標人須知”中的具體注意事項，如果將“投標人須知”理解錯誤將導致投標文件成為廢標。例如，“太原市熱力公司2011年所需預制直埋保溫管項目”的“投標須知”要求投標人在投標文件中提供“近三年DN1200保溫管的業績證明資料”，如果投標人不仔細閱讀而理解為“近三年保溫管的業績證明資料”，忽略了DN1200大口徑保溫管的業績資料，這樣就不能體現自己生產大口徑保溫管的優勢將可能失去中標的機會。

2)工程建設貨物項目投標文件一般分為商務部分、技術部分與價格部分，所以這三部分都應嚴格按照招標文件要求一一俱全，缺少任何一部分的投標文件都有可能作為廢標處理。商務部分一般包括:投標函、投標一覽表、法定代表人資格證明書、授權委托書、投標保證金、經營業績一覽表、投標人承諾、資格證明文件、企業財務狀況資料、企業簡介等;技術部分一般包括:技術規格偏離表、商務條款偏離表、交貨進度偏離表、貨物及服務合格的有效證明文件或說明等;價格部分包括:投標分項報價表與有關價格說明情況等。投標文件中價格部分格外重要，直接關系著投標人中標與否，投標人應對招標項目提出合理的價格，價格較高很可能讓對手得到機會，低于成本報價將被作為廢標，所以投標人應報出有競爭力的價格。要想報出有競爭力的價格就必須仔細核算該項目的各項成本，在保證產品質優和良好的售后服務的前提下節約各項成本，在利潤這方面達到薄利多銷，這樣就會使招投標雙方達到共贏，并使招標人得到一個滿意的價格。

3)投標文件應按“投標文件格式”進行編寫，如有必要可以增加附頁，作為投標文件的組成部分，其中投標函附錄在滿足招標文件實質性要求的基礎上，可以提出比招標文件要求更有利于招標人的承諾。投標人應嚴格按照招標文件的格式和順序編寫投標文件并進行裝訂，如投標函、投標一覽表、法定代表人資格證明書、授權委托書、技術規格偏離表、商務條款偏離表、交貨進度偏離表等格式都按照招標文件中提供的統一格式進行編寫，不能按照自己的意愿隨意編寫，如果不按照招標文件中投標文件格式編寫將作為廢標處理。在填寫技術規格偏離表、商務條款偏離表、交貨進度偏離表時應認真填寫，如果有一個主要指標有偏離即會導致廢標，次要指標也要作出響應，在偏離表中一定要注明優多少，差多少，如果沒有偏離則更好。

4)在制作標書過程中必須使自己企業的優勢、企業雄厚的實力、產品的優良質量和良好的售后服務在投標文件中突出醒目，讓評標人一眼就看出來。再一個就是投標文件要有自己的亮點，不要和其他競標者的投標文件千篇一律，要使自己的投標文件很新穎具有自己鮮明的特點，這樣會更好的吸引評標人仔細的閱讀自己的投標文件，使自己的企業優勢與產品優勢讓評標人與招標人一目了然，這樣會給評標人與招標人一個良好的印象，大大增加自己中標的機會。

5)制作好投標文件之后一定要多次審定發現漏洞及時更正，以免在裝訂好的投標文件上有修改的部分，對回答招標文件上提出的要求更要咬文嚼字的去審定。投標文件的審查工作要交給經驗豐富的工作人員，這樣會使投標文件中暴露的瑕疵得到修改，使投標文件更加完善。

6)嚴格按照招標文件要求進行密封，按指定的時間、地點、方式遞交標書，保證正本與副本數量符合招標文件要求。注意正本每一頁要求法定代表人或委托代理人簽字并加蓋公章、報價不能缺項，然后打印，裝訂成冊，密封。特別注意招標文件對投標一覽表與投標保證金單據有無單獨遞交的要求，如果有要求那一定把投標一覽表與投標保證金單據單獨密封遞交。

總之，在制作投標文件過程中一定要仔細認真，注意每個細節，結合企業實際情況突出自己企業的優勢，多次修改審查不斷完善，嚴格按照招標文件的要求來完成投標文件的制作，一本優質的投標文件即編制完成，這樣會大大提高自己中標的幾率。

[1]全國造價工程師執業資格考試培訓教材編審組.工程造價計價與控制(2009版)[M].北京:中國計劃出版社，2010.

[2]招標采購法律法規與政策(2009年版全國招標師職業水平考試輔導教材)[M].北京:中國計劃出版社，2009.