網絡環境下檔案信息的管理

孫佳怡，樸春梅

(1.黑龍江工程學院;2.黑龍江省交通科學研究所)

1 網絡環境下檔案信息的特點與不足

(1)大眾化檔案信息需求激增。大眾化檔案信息是指一般檔案信息用戶所需的非專業性的免費消息和信息。隨著網絡的普及，使用網絡獲取信息的用戶不再局限于少數的專業人員，許多原本屬于潛在檔案用戶的用戶轉化為現實用戶。如一般從業人員、離退休人員和青少年等，他們的轉化使使用網絡來獲取檔案信息的用戶數量激增。新增加的信息用戶上網的目的主要在于獲取大眾消息、熟悉民風民情和學習地方特色文化等。網絡環境下，檔案利用需求呈現出大眾化的特點。

(2)社會民生檔案信息利用需求大幅增長。民生檔案是政府部門和企業、事業等涉民單位從事社會管理和內部管理活動的產物。關注民生、改善民生是科學發展觀的重要內容，民生檔案關系著普通民眾的基本生產生活，能為社會提供良好的保障作用。隨著網絡技術的發展，人們對檔案信息的利用不再受空間和時間的限制，給人們查詢檔案信息提供了很大的便利，有利于人們開始逐步關注關于自己切身利益的信息。他們開始關注自身的房產檔案、婚姻檔案、移民檔案和醫療改革等方面檔案信息，因此社會民生檔案信息利用需求呈逐年遞增趨勢。

(3)檔案信息用戶對檔案信息服務的時效性要求提高。網絡技術的發展和應用，大大加快了人們的生產、工作和生活節奏，時間成本成為人們從事某項工作必須考慮的重要因素。人們在追求檔案信息需求的過程中，也更加注重檔案信息的服務質量，尤其是檔案信息服務的時間和效率，對檔案信息服務的時效性提出了更高的要求。

(4)安全技術滯后。網絡與應用技術的發展很快，一方面，新的技術不斷推動新的應用;另一方面，因為安全技術是一種在對抗中發展的技術，不斷出現的應用安全問題成為安全技術發展的促進力。在這個意義上講，安全技術總是滯后的。這種滯后帶來了巨大的安全脆弱性。現代信息環境是一種交互式環境，是動態發展變化的。安全與效率在本質上是矛盾的，安全常增加各種限制，而人的天性常常是突破這種限制以追求效率。在這個過程中，管理就顯得特別重要又特別難以達成。

(5)網絡與計算機系統存在安全隱患。網絡與計算機系統本身的缺陷也是引發檔案信息倫理問題的一個重要原因。檔案信息資源共享是建立在網絡系統之上，由一系列軟件程序組成，但軟件程序本身也是一個復雜系統，程序類型多樣，模塊眾多，代碼龐大，加之考慮不周或者設計者本身的技術能力限制，在檔案信息系統中難免有意或無意留下一些可供攻擊者利用的漏洞，如后門、邏輯炸彈、操作系統漏洞、通信協議本身的安全漏洞等，從而給檔案信息留下安全隱患。

2 網絡環境下檔案信息管理的途徑

(1)檔案信息資源規范化管理和分布式采集。從整個國家角度來講，首先，要加強國家宏觀調控，統一規劃、集中管理，避免重復建設、資源管理浪費現象出現。其次，應制定相關的法規條例和政策，建立規劃和管理政府信息資源開發利用的權威機構，負責制定有關信息存儲、獲取、傳播的一致性協議，制定檔案信息存儲、交換、傳遞的統一代碼標準、統一安全標準、統一術語標準;負責建立統一的檔案信息網絡，管理和協調各地區和各部門的檔案信息資源共享。對于具體檔案部門而言，應以業務流程和管理模式的逐步規范保持銜接為前提，以兼容性、開放性、共享性為原則，制定檔案信息資源數據元素、分類編碼、軟件開發等信息資源的管理、開發、使用和共享規程，確保檔案信息資源開發、使用和共享的集中管理。根據不同業務工作的實際需要和業務數據的固有特點，實現按業務、崗位、地理分布采集信息資源，確保在規范化框架下所有信息能即時、完整、一致、有效地采集。

(2)檔案信息資源專業化開發和主題化存儲。檔案信息資源內容豐富、數量龐大，但并不是什么信息都能公開和共享的。應該按照相應的條例確定檔案信息審查標準，以區分和篩選安全信息和不安全信息、內部信息和公眾信息，把握好“保密與公開”的原則。一方面，要結合檔案業務工作的特點和需要，分析檔案信息資源的規律性，深入挖掘特色檔案信息資源，融合相關知識、規范和標準，實現檔案信息資源的專業化開發;另一方面，要對檔案信息資源進行統一有效的提取、重組、過濾，實現分門別類、按專題進行存儲和管理，確保數據信息的一致性和完整性，消除數據信息的冗余和差錯，為檔案信息資源的有效集成、層次化組織和服務創造基礎。

(3)檔案信息資源集成化抽取和知識化管理。檔案部門擁有大量的檔案信息資源，社會需要其提供高質量、權威性的信息咨詢服務。目前，檔案網站上信息不豐富，并不是沒有信息，而是挖掘程度不夠，服務方式單調。檔案部門應充分利用檔案信息資源優勢，挖掘信息內在潛力，積極開拓檔案信息咨詢服務的新領域，努力為政府機關、企事業單位和社會公眾提供有價值的檔案信息。在對各種檔案信息收集、分類和整理的基礎上，將各種檔案信息與計算機技術有機結合。同時，在檔案信息集成和融合基礎上，實現知識信息化管理，為知識創新提供人機和諧的環境。

(4)保證網絡安全需要應用一些安全技術，如使用內容過濾器和防火墻技術，交換機，網絡加密技術以及最新推出的個人隱私偏好平臺(P3P)、Cookies軟件來加強上網檔案信息的知識產權、隱私權等的保護。信息安全問題涉及國家安全、社會公共安全、企業生產經營安全。因此，認清網絡的潛在威脅，采取強有力的安全策略，對保障網絡的安全將變得十分重要。

(5)利用網絡信息安全技術確保檔案信息安全。例如，采用網絡訪問控制技術控制出入網絡的信息流.實現網絡和信息安全的基礎設施:利用信息確認技術、數據加密技術、病毒防范技術等為信息安全提供可靠保障:運用安全檢測和監控監測技術實時的入侵檢測及采取相應的防護手段等。

網絡環境下檔案信息管理問題是檔案部門進行檔案信息化建設過程中亟待解決的問題，把檔案信息行為引導到法律與道德所允許和提倡的道路上來，不僅需要檔案部門的努力，還需要國家與社會各界的協調與努力。