淺談市政工程檔案管理

曹紅英，岳英龍

(煙臺職業(yè)學(xué)院)

1 市政工程檔案的作用

市政工程檔案是是市政工程正常運行的保障，市政工程檔案是指在城市建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是市政工程建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的紐帶。

市政工程檔案是是市政工程正常運行的保障，主要作用表現(xiàn)在:首先，市政工程檔案在建設(shè)過程中是評定市政工程質(zhì)量、竣工交付使用的依據(jù);其次，市政檔案是項目建設(shè)的歷史記錄，是市政項目投產(chǎn)后維修、改擴(kuò)建及技術(shù)改造的重要依據(jù)，再次，真實的市政工程檔案資料也是城市規(guī)劃和管理的重要依據(jù)。

2 市政工程檔案管理中存在的問題

2.1 各級單位對工程檔案的重視程度不夠

從源頭上，政府檔案管理部門對國家有關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳和學(xué)習(xí)不夠，造成了工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識的欠缺。在我國市政工程建設(shè)領(lǐng)域中，長期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，這是市政檔案資料質(zhì)量失控的體制原因。

建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。

承建單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系對市政檔案資料管理重視不夠，缺乏有效控制工程竣工檔案文件質(zhì)量的具體措施。

在項目立項后，建設(shè)單位與承建單位簽訂的合同對工程檔案資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是市政檔案資料質(zhì)量失控的法定原因。

2.2 工建設(shè)過程中各單位對檔案資料管理不到位

(1)施工單位檔案資料管理存在的問題。

首先，施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識的欠缺。人員素質(zhì)不高，對市政工程檔案的重要性認(rèn)識不夠，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)就上崗。

其次，施工單位作業(yè)層技術(shù)力量和管理水平是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。

再次，施工單位缺乏比較完善的檔案管理體制，檔案的編制、收集與工程建設(shè)過程不同步，存在脫節(jié)和滯后現(xiàn)象。

(2)監(jiān)理單位檔案資料管理存在的問題

首先，監(jiān)理單位在工程檔案資料管理過程中，規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán)，不夠深入，對施工單位移交的資料審核把關(guān)不嚴(yán)。

其次，監(jiān)理單位對監(jiān)理自身的監(jiān)理檔案資料不重視，月報、監(jiān)理通知、會議紀(jì)要、圖紙會審資料整理與收集的不及時，竣工時監(jiān)理資料嚴(yán)重缺失。

再次，監(jiān)理單位對檔案管理的投資不足，缺少現(xiàn)代化管理所需要的技術(shù)設(shè)備，使得一部分監(jiān)理的檔案管理方式還停留在手工作業(yè)上。

2.3 竣工檔案資料失真現(xiàn)象時有發(fā)生

許多工程的檔案管理工作前期投入不足，往往在工程項目建設(shè)后期才開始檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失，甚至有些工程的竣工驗收根本就沒有把檔案的專項驗收列入其中。甚至一些項目在工程竣工時才想起補(bǔ)辦工程檔案資料，更有甚者弄虛作假，偽造檔案，給工程帶來隱患。

3 解決對策

(1)重視檔案知識宣傳教育和系統(tǒng)培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)等基本知識的宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對各單位的工程管理人員進(jìn)行檔案意識、檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，詳細(xì)介紹工程項目檔案工作的法規(guī)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及工程對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使工程項目管理人員在增強(qiáng)檔案意識的同時熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，使市政工程項目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。

(2)檔案管理部門應(yīng)完善市政工程項目檔案收集和歸檔程序:①在項目合同簽定時，確定檔案機(jī)構(gòu)和責(zé)任人，確定項目文件材料歸檔范圍;②依據(jù)項目進(jìn)程，及時收集完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的項目文件材料;③按要求將項目檔案資料立卷整理;④送項目部(監(jiān)理部)審核，進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑤送檔案館審核，進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑥辦理檔案進(jìn)館歸檔案手續(xù)。

(3)建立健全資料管理制度。市政項目管理單位檔案管理部門，在工程項目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，制定相應(yīng)的工程項目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。施工單位和監(jiān)理單位，在項目開工前應(yīng)結(jié)合實際情況，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件。只有工程項目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

(4)市政項目管理單位應(yīng)加強(qiáng)市政檔案的過程跟蹤管理，工程實施的過程中經(jīng)常檢查和督促各單位及時整理和完善檔案資料。

(5)嚴(yán)格把住竣工驗收關(guān)進(jìn)行竣工驗收的一個重要條件是竣工檔案資料必須同時或提前通過驗收。因此在竣工驗收階段，項目管理部門、監(jiān)理工程師及檔案管理部門要嚴(yán)格把好審查驗收關(guān)，對各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設(shè)計變更單的落實情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等等。總之，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師、檔案管理部門要密切配合，嚴(yán)把審查驗收關(guān)，確保竣工檔案的真實性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

［1］ 高萌萱.監(jiān)理檔案的管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2009，(6).

［2］ 王曉燕.淺談工程檔案管理中存在的問題及對策［J］.三峽水利管理，2009，(3).

［3］ 陳丹娜.談市政工程檔案的收集［J］.城建檔案，2005，(2).