淺談做好電子文件歸檔的管理工作

李佳欣

(黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院)

淺談做好電子文件歸檔的管理工作

李佳欣

(黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院)

摘 要：電子文件歸檔后，即形成電子檔案。電子檔案由于其種種不同于紙質(zhì)檔案的特性，決定了其在整理、鑒定、保存、維護(hù)與提供利用等方面必然有別于紙質(zhì)檔案。

關(guān)鍵詞：電子文件;整理;保管

1 電子文件定義及其特點(diǎn)

(1)電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件可直接共享，不受時(shí)間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求較高。

2 電子文件歸檔方式

2.1 借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)

各業(yè)務(wù)管理部門(mén)把需要?dú)w檔的文件，以電子文件形式由部門(mén)編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。

2.2 由信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔

由各業(yè)務(wù)部門(mén)把日常工作形成的具有保存價(jià)值的電子文件數(shù)據(jù)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)信息管理部門(mén)，當(dāng)信息管理部門(mén)接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定、編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

2.3 由檔案管理部門(mén)歸檔

將形成的電子文件用磁盤(pán)、U盤(pán)等電子儲(chǔ)存設(shè)備直接拷貝到檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)按檔案管理要求進(jìn)行整理、編號(hào)、保存。

3 電子檔案的整理

3.1 電子檔案的整理原則

(1)有機(jī)聯(lián)系原則。對(duì)于電子檔案也需要保留反映其形成過(guò)程的原始結(jié)構(gòu)和集合方式，以便使后人從中尋找歷史事實(shí)的本來(lái)面貌。(2)簡(jiǎn)單性原則。電子檔案在整理過(guò)程中不需要像紙質(zhì)檔案那樣顧及，諸如案卷的厚度、排架的難易等因素，它所承擔(dān)的主要任務(wù)就是建立一個(gè)分門(mén)別類(lèi)的文件系統(tǒng)。因此，對(duì)電子檔案的整理應(yīng)立足于簡(jiǎn)便易行，一般可按照文件形成部門(mén)劃分類(lèi)別，并由各部門(mén)對(duì)自身形成的檔案進(jìn)行下位分類(lèi)和文件歸類(lèi)。檔案人員沒(méi)有必要刻意追求邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸?lèi)方案而把分類(lèi)復(fù)雜化。

3.2 電子文件的分類(lèi)整理

(1)文書(shū)電子檔案整理。一是機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成的文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。首先按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán);其次將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是機(jī)構(gòu)接收的外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。

(2)科技電子文件歸檔。科技電子文件種類(lèi)較多，可按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后按項(xiàng)目歸檔。一是基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。二是設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

(3)會(huì)計(jì)電子文件整理。工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

賬簿。單位會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期、負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

4 電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定一樣，是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)。通常，對(duì)電子檔案的鑒定是在對(duì)電子文件的鑒定的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是對(duì)電子文件鑒定的繼續(xù)和補(bǔ)充。在電子文件歸檔時(shí)，電子文件形成部門(mén)在檔案部門(mén)的協(xié)助下，對(duì)歸檔電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定，鑒別電子文件的價(jià)值，同時(shí)對(duì)內(nèi)容、載體進(jìn)行檢查、檢測(cè)，確定存舍，對(duì)所需的軟、硬件環(huán)境做出說(shuō)明，并根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分保管期限，提出保管期限內(nèi)配套的軟、硬件環(huán)境要求。在檔案管理過(guò)程中進(jìn)行的電子檔案的鑒定，其主要任務(wù)是對(duì)已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保管價(jià)值的電子檔案剔除銷(xiāo)毀，避免造成有利用價(jià)值的電子檔案淹沒(méi)于無(wú)用的電子檔案之中，達(dá)到優(yōu)化館(室)藏電子檔案的目的。

5 電子檔案的保管

目前，我國(guó)尚未頒布有關(guān)光盤(pán)的保管規(guī)范，光盤(pán)可根據(jù)其載體性能加以妥善管理。具體內(nèi)容如下：

(1)庫(kù)房溫濕度要相對(duì)穩(wěn)定，溫度應(yīng)在14～24℃，相對(duì)濕度在45% ～60%范圍內(nèi)選定一組值，一旦選定，在24 h內(nèi)溫度變化不得超過(guò)土3℃，相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5%。最佳環(huán)境溫度是18℃，相對(duì)濕度是45%。光盤(pán)的載體性能比較穩(wěn)定，對(duì)溫濕度沒(méi)有很高的要求，人體能夠適應(yīng)的溫濕度環(huán)境一般均可保管光盤(pán)。(2)庫(kù)房?jī)?nèi)要清潔，無(wú)腐蝕性氣體，通風(fēng)良好，地面不打蠟、不鋪地毯，電子檔案裝具應(yīng)潔凈無(wú)塵。(3)庫(kù)房及檔案裝具要具有防火、防塵、防水性能，同時(shí)要防止紫外線直接照射電子檔案。(4)庫(kù)房應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。磁性載體檔案與磁場(chǎng)源(永久磁鐵、電動(dòng)機(jī)、變壓器等)之間的距離不得少于76 mm;可使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構(gòu)成檔案容器或箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽;檔案裝入有磁屏蔽容器時(shí)，距容器內(nèi)壁至少26 mm;庫(kù)房中無(wú)磁性材料及其制品(如磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?;在存有重要檔案的庫(kù)區(qū)應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場(chǎng)。磁光記錄方式的可擦式光盤(pán)，同磁盤(pán)、磁帶一樣需要防磁。

中圖分類(lèi)號(hào)：F283

C

1008-3383(2011)06-0256-01

收稿日期：2011-04-21

作者簡(jiǎn)介：李佳欣，女，館員，研究方向：檔案管理。