淺談做好電子文件歸檔的管理工作

李佳欣

(黑龍江信息技術職業學院)

淺談做好電子文件歸檔的管理工作

李佳欣

(黑龍江信息技術職業學院)

摘 要：電子文件歸檔后，即形成電子檔案。電子檔案由于其種種不同于紙質檔案的特性，決定了其在整理、鑒定、保存、維護與提供利用等方面必然有別于紙質檔案。

關鍵詞：電子文件;整理;保管

1 電子文件定義及其特點

(1)電子文件需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件可直接共享，不受時間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環境要求較高。

2 電子文件歸檔方式

2.1 借助計算機信息管理網絡

各業務管理部門把需要歸檔的文件，以電子文件形式由部門編目整理，利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。

2.2 由信息管理部門負責歸檔

由各業務部門把日常工作形成的具有保存價值的電子文件數據傳輸到計算機信息管理部門，當信息管理部門接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定、編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

2.3 由檔案管理部門歸檔

將形成的電子文件用磁盤、U盤等電子儲存設備直接拷貝到檔案管理部門，由檔案管理部門按檔案管理要求進行整理、編號、保存。

3 電子檔案的整理

3.1 電子檔案的整理原則

(1)有機聯系原則。對于電子檔案也需要保留反映其形成過程的原始結構和集合方式，以便使后人從中尋找歷史事實的本來面貌。(2)簡單性原則。電子檔案在整理過程中不需要像紙質檔案那樣顧及，諸如案卷的厚度、排架的難易等因素，它所承擔的主要任務就是建立一個分門別類的文件系統。因此，對電子檔案的整理應立足于簡便易行，一般可按照文件形成部門劃分類別，并由各部門對自身形成的檔案進行下位分類和文件歸類。檔案人員沒有必要刻意追求邏輯嚴謹的分類方案而把分類復雜化。

3.2 電子文件的分類整理

(1)文書電子檔案整理。一是機構內部形成的文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。首先按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;其次將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是機構接收的外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

(2)科技電子文件歸檔。科技電子文件種類較多，可按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后按項目歸檔。一是基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。二是設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

(3)會計電子文件整理。工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

賬簿。單位會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期、負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

4 電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定一樣，是對其保存價值的判斷和預測。通常，對電子檔案的鑒定是在對電子文件的鑒定的基礎上進行的，是對電子文件鑒定的繼續和補充。在電子文件歸檔時，電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔電子文件的內容進行鑒定，鑒別電子文件的價值，同時對內容、載體進行檢查、檢測，確定存舍，對所需的軟、硬件環境做出說明，并根據電子文件的價值劃分保管期限，提出保管期限內配套的軟、硬件環境要求。在檔案管理過程中進行的電子檔案的鑒定，其主要任務是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保管價值的電子檔案剔除銷毀，避免造成有利用價值的電子檔案淹沒于無用的電子檔案之中，達到優化館(室)藏電子檔案的目的。

5 電子檔案的保管

目前，我國尚未頒布有關光盤的保管規范，光盤可根據其載體性能加以妥善管理。具體內容如下：

(1)庫房溫濕度要相對穩定，溫度應在14～24℃，相對濕度在45% ～60%范圍內選定一組值，一旦選定，在24 h內溫度變化不得超過土3℃，相對濕度變化不得超過±5%。最佳環境溫度是18℃，相對濕度是45%。光盤的載體性能比較穩定，對溫濕度沒有很高的要求，人體能夠適應的溫濕度環境一般均可保管光盤。(2)庫房內要清潔，無腐蝕性氣體，通風良好，地面不打蠟、不鋪地毯，電子檔案裝具應潔凈無塵。(3)庫房及檔案裝具要具有防火、防塵、防水性能，同時要防止紫外線直接照射電子檔案。(4)庫房應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。磁性載體檔案與磁場源(永久磁鐵、電動機、變壓器等)之間的距離不得少于76 mm;可使用軟磁物質(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構成檔案容器或箱柜，對磁場進行屏蔽;檔案裝入有磁屏蔽容器時，距容器內壁至少26 mm;庫房中無磁性材料及其制品(如磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘等);在存有重要檔案的庫區應設置測磁設備，以查出隱蔽的磁場。磁光記錄方式的可擦式光盤，同磁盤、磁帶一樣需要防磁。

中圖分類號：F283

C

1008-3383(2011)06-0256-01

收稿日期：2011-04-21

作者簡介：李佳欣，女，館員，研究方向：檔案管理。