淺談高校學生檔案管理之我見

李佳欣

(黑龍江信息技術職業學院)

1 高校學生檔案的內容

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記載。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學生臨時檔案一般包括以下一些內容:新生基本情況登記表、軍訓考核表、大學生各科成績總表、綜合測評評審表、評優評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定，以及有關認識、檢查等相關材料，畢業生登記表等。學生畢業時臨時檔案的有關內容要裝入終身檔案，例如學籍卡，軍訓考核表，評優評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團、入黨有關材料，畢業體檢表，畢業生登記表等。

2 高校學生檔案管理工作存在的問題

(1)學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

(2)學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有走上標準化、規范化，出現這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

(3)開發學生檔案信息資源乏力，不能適應信息化的要求，信息化能力嚴重滯后。如今高校學生檔案管理基本上還采用傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式。近年來，隨著招生人數的擴大，高校學生檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成。

(4)大學生思想教育工作不足，缺少心理檔案的建立。目前，在眾多高校中只注重學生在專業知識領域的培養，而缺乏思想教育工作及關于心理健康的指導。

3 做好高校學生檔案管理的幾點建議

(1)統一認識，加強領導。學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。

(2)加強檔案管理的法制觀念。大力學習宣傳檔案法，增強廣大師生的檔案意識。要在高校有關部門及廣大師生員工中大力宣傳檔案法及學生檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識，宣傳歸檔材料的各種要求及規范歸檔材料的重要性。

(3)加強學生檔案材料的收集，規范學生檔案的整理。學生檔案材料的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全;文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，要求不出現錯別字;除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔;學年度班主任鑒定要根據學生實際，盡量能表現出各個學生的特點;學生在高中階段也要完備高中檔案，入學即向校方提供。

(4)提高檔案管理人員的素質，切實樹立為學生服務的意識。檔案管理人員要具有與管理學生檔案相適應的科學文化知識和基本理論知識，包括扎實的基礎知識、豐富的專業知識和廣博的各類相關知識等。要適應時代發展要求，不斷提高學生檔案管理能力，把靜態管理與動態管理結合起來，把傳統管理方式與現代化管理手段結合起來。檔案管理人員要具有愛崗敬業、認真負責的態度，樹立服務意識，不管是在服務態度、服務語言還是在服務方式上，都要做到使利用者滿意，這是檔案管理人員職業道德的基本要求。

(5)充分利用現代化管理手段，提高管理質量與效益。作為高校學生工作管理者，一方面要做好大學生的管理和教育工作;另一方面，還要提高檔案管理人員素質。充分發揮個人潛能;要學習檔案管理基礎理論和有關政策條例，提高理論管理能力;學習相應計算機知識，掌握相關的現代管理的理論、技術和方法，做好大學生檔案工作，進一步提高工作效率，提高工作質量;同時隨著社會的發展，大學生的檔案管理應充分利用這一資源，這也符合時代發展對高等教育發展的需要。

(6)注重大學生心理健康教育，建立心理檔案。大學生是國家培養的高層次專門人才，是國家經濟建設和發展的強大后備軍。目前高校對學生的教育越來越重視，對大學生素質和綜合能力的要求越來越高。而相應的大學生心理健康方面及如何提高個人交際能力的指導卻少之又少。因此大學生教育要加強思想教育，開設相關心理健康及交際方面的選修課程;并在新生入學時就要進行心理測試，建立心理檔案并進行跟蹤調查。在各高校中應加強大學生心理健康教育，建立心理檔案應該迅速普及，并且作為重要工作來抓，以達到增強大學生的心理素質，提高其在各方面的能力，避免悲劇的再次重演。這都是在新世紀、新時代堅持以人為本的體現。

[1] 劉立寧.如何同校檔案工作者的素質[J].檔案管理，2005，(6).

[2] 李林悅.從以人為本看學生檔案管理工作創新[J].云南檔案，2008，(9).

[3] 羅春葉.高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學院學報，2008，(4).