淺議企業檔案管理工作中存在的問題及對策

○陶世宏 （中國市政工程中南設計研究院）

淺議企業檔案管理工作中存在的問題及對策

○陶世宏 （中國市政工程中南設計研究院）

檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業檔案工作是企業工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一。管好、用好企業檔案是每個企業必須履行的重要職責。然而，就歷史而言，多數企業檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現就如何改進企業檔案管理工作中的不足，提出對策。

一、企業檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識還較為淡薄。一是思想認識模糊。部分企業沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，存在“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系的模糊認識，不知道為什么要開展企業檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠。少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

2、檔案管理力量還較為薄弱。一是隊伍不穩定。在基層企業，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。二是管理質量不夠高。其主要表現在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況。以某企業2000年至2009年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯章的就有128卷，其中裝訂不規范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業工作服務。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去。

3、檔案管理觀念還較為落后。一是管理方式陳舊。當前企業檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

4、管理與服務還存在脫節現象。一是檔案門類不夠豐富。有的企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案的系統性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

二、加強基層企業檔案管理工作的幾點思考

1、深化認識，強化責任感。一要提高認識。要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2、強化培訓，提高業務素質。一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進企業檔案工作健康、平衡發展。要形成基層企業與上層辦公室在檔案管理工作中相互協作、和諧發展的格局，定期或不定期地深入企業檢查指導檔案工作，發現問題，要及時通報，督促整改，力促規范。

3、規范管理，提高檔案質量。一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

4、更新觀念，強化服務意識。一要提高科技含量。要積極應用企業檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

5、開發利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，即能為現實工作提供一定的參考、借鑒和依據作用，有些情況下甚至起到關鍵性或決定性的作用，所以企業管理人員要學會并熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變為“活資料”，從而更好地為企業發展服務。為了逐步使企業檔案開發利用工作擺上重要位置，不能片面強調硬件設施，應當從軟件建設入手做工作，強調平時運作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標管理的一項重要措施，以推進基層企業檔案工作為現實業務服務。同時把基層企業檔案建設列入基礎設施計劃，統籌解決基層企業檔案保管條件、規范化裝備、現代化設備及其他實際困難，積極爭取上級業務部門下撥專款，著眼于檔案工作的現代化建設，逐步從手工操作轉向計算機管理，大力發展企業檔案事業，早日適應新形勢下企業檔案工作的迫切需要。

（責任編輯：張瓊芳）