多元管理模式下高校基建檔案管理研究

萬明高 李興泉

(成都大學基建處，四川成都610016)

多元管理模式下高校基建檔案管理研究

萬明高 李興泉

(成都大學基建處，四川成都610016)

鑒于高校基建的類型目前已經從以往單一的單位基建工程發展成了單位自建項目、代建項目、社會化投資(BOT)項目、交鑰匙項目的綜合性基建工程。管理模式多元化迫使高校基建工程檔案管理研究變得十分重要和急迫。本文結合筆者多年從事基建檔案管理工作的體會，就高校基建檔案管理在高校基建工作中的地位和作用進行了闡述，對如何做好基建工程檔案管理工作，提升高校基建工程檔案管理水平等進行了有效探索。

高校基建;基建工程檔案;檔案管理

高校基建檔案是高校基本建設工程項目從立項到竣工驗收的全部過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體資料的總和。［1］作為見證高校發展建設歷史的高校基建檔案工作，它不僅是資料的儲備和檔案的管理，同時，也是涉及基建各方權益的憑證和備查的依據，［2］并可以作為同類建設項目采納、借鑒的信息。然而，隨著我國高校辦學規模的不斷擴大，各高校相繼開展了大規模的基建工程建設，設置一些高校擴建涉及到征地、拆遷、改擴建等，在一系列的基本建設活動中，有的高校忽略了基建檔案資料的形成和管理。甚至，一些高校檔案管理只注重教師、學生的人事檔案和教學設備資料管理的工作，認為人的管理是本，物的管理其次，基建檔案工作的管理只是學校基建處的工作之一。筆者認為:對高校基建檔案資料管理的認識誤區，是高校基建檔案管理工作落后的根本原因。

一 高校基建檔案的作用不可忽視

從高校基建檔案的定義和內容來看，有必要對高校基建檔案的內涵及其作用加以重新定義。高校基建檔案的作用是不可低估的，具體表現在以下幾個方面:

(一)歷史憑證作用

高校基建檔案用大量的文字和數據，如實地記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過程的情況，客觀地反映了項目總體規劃、實施計劃、構建設計、組織施工、后期改建等方面的情況，真實地提供了投資計劃、預算、決算等落實情況。因此，在具有一套完整基建檔案前提下，再現某項基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。這些翔實的檔案資料為以后學校設施使用、維護、改造、安全管理等提供了重要依據。

(二)參考價值作用

基建工程的各種統計、報表、維修、改擴建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，吸取精華、去其糟粕，對未來施工不僅可以加快速度，還可以提高設計質量及經濟效益。

(三)法律維權依據作用

由于歷史的原因或相關制度不完善，有的高校在學校權屬、土地邊界等方面，一直與周邊單位或當地居民存在著爭議現象。尤其是合并形成的高校，由于合并前學校隸屬關系的不同，存在諸多產權不明晰的問題或建設過程中的質量問題。

上述作用，最真實可靠的反映不是當事者的回憶或者一般的資料整理，而只能靠規范的基建檔案提供的有力依據。因為完整有序的基建檔案客觀地反映了從基建項目的申請、上級批復、用地規劃許可證、建設項目許可證等建設項目的法律文書，為維護高校合法權益提供最原始的歷史憑證。所以，高校基建檔案不僅是記錄歷史的真實寫照，更是解決歷史遺留問題的憑證和法律依據。

二 高校基建檔案管理工作存在的問題

在當前新形勢下，高校基建工作已形成多元化管理模式，基建檔案工作內容也越趨復雜。社會力量介入高校基建工作，使基建檔案的涵蓋面不再局限于政府和學校，這對高校基建檔案管理提出了更高的要求。但由于上述在認識上的差異，目前高校基建檔案管理工作仍然停留在收集、歸檔、查閱、管理等初級階段，很多高校基建檔案管理仍沿用計劃經濟時代的單一管理方式，高校基建檔案管理工作面臨的瓶頸問題沒有得到根本的重視和解決，管理工作人員素質與實際需求存在很大差距。當然這也有高校基建檔案工作自身特點的原因。比如:

(一)高校基建檔案收集難度大，時間跨度長，影響了檔案管理質量

高校基建的類型目前已經從以往單一的單位基建工程發展成了單位自建、代建項目、社會化投資(BOT)項目、交鑰匙項目等多元化管理模式，基建檔案管理愈趨復雜。高校基建檔案的收集是以一個基建工程項目的規劃立項到基建工程竣工時間為界的。它包括規劃立項、設計、施工、竣工，是一項周期性長、專業性強、成套性高、涉及多部門的工作。基建檔案不像高校行政、人事、教學等檔案那樣在歸檔時間上可以有明文規定、有章可循。特別是代建項目、社會化投資(BOT)項目、交鑰匙項目基建工程的檔案，往往是基建工程完成竣工以后不能及時歸檔，造成資料不全是常事，這也影響了基建檔案的質量。

基建檔案收集也具有相當大的難度，平時工作中暴露最多的問題是基建檔案不齊與缺失，一般可以分為:一些項目論證、可行性研究等依據性文件缺漏不全;項目招投標過程中，由于中標單位外發包或歸檔不及時等導致資料散失;施工單位對于在施工過程中所形成的，具有不可見性的相關檔案材料，如隱蔽工程設施圖、地下管網等，在收集時的疏漏或缺失;有些檔案工作人員忽略對全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和建設后期形成的交工驗收文件材料、工程監理等方面的材料，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

(二)高校基建檔案人員往往是兼職，精力投入不夠

目前很多高校的檔案管理工作仍然是將重點放在行政、人事和教學檔案方面，管理理念、管理體制也幾乎沿用計劃經濟管理模式，基建檔案管理工作停留在可重可輕的狀態之下運行。分析這種狀況深層次的因素，筆者認為除了高校基建管理工作負責人檔案意識淡薄，有關領導缺乏依法治檔理念，存在“重建設、重質量、輕檔案”的思想外，還與基建檔案沒有擬定專門的檔案管理人員，針對基建檔案工作的規章制度、實施條例、監管辦法等尚不健全有關，致使有些高校的該項工作處于無序狀態。

此外，在工程中兼職的檔案管理人員一般身兼多職，工作繁雜，對檔案工作無暇顧及，精力投入不足，從而影響基建檔案的質量。高校基建檔案管理中的制度設計(如人事安排)導致個別管理人員檔案管理意識不強，責任心不夠，歸檔的文件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求。如常見的是一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些簽字、蓋章都不全，失去原有作用;文件歸檔材料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。還有些工程項目檔案內容失實，圖物不符，原始記錄散失等問題也時常發生。因此，由于高校基建檔案缺乏專職檔案人員負責，導致工程檔案質量低是不可避免的事。

(三)歸檔整理不規范

由于基建檔案的專業性很強，對檔案工作人員的素質要求很高，不僅要求檔案人員具備檔案專業知識，還應具備相當的工程建設專業知識。但由于客觀原因，多數專職檔案人員往往缺乏工程建設方面的專業知識，對基建項目的基本程序不甚了解，對基建檔案信息的來龍去脈認識不清，分不清哪些資料重要哪些資料不重要，在接收檔案時對文件材料心中無數，別人交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴重影響了歸檔整理質量。特別是那些較為復雜的圖紙，在進行分類整理時甚至出現張冠李戴的錯誤，把此工程項目的圖紙放入彼工程項目之中，嚴重影響了基建檔案的成套性、完整性、準確性。

(四)高校檔案管理部門與基建部門缺乏溝通與合作

最普遍的現象是:檔案部門不能主動指導、督促、協助基建部門進行檔案的收集、管理工作，而一些基建部門檔案意識淡漠，出于方便工作考慮，不能主動上交基建文件材料。究其原因，我們認為這其中存在著一個“錯位管理”問題:檔案人員具備檔案專業知識，但缺乏工程建設方面的知識，不熟悉基建項目流程。而基建部門工作人員及施工技術人員雖有較豐富的基建工作經驗和專業知識，但對于基建檔案的日常積累和保管缺乏經驗和必要的重視，雙方各有所長卻不能互通有無、優勢互補，缺乏有效的溝通與交流，導致基建檔案的收集、歸檔工作存在著很多缺陷和漏洞。

三 加強高校基建檔案管理的實施途徑

在我國房地產業處于興旺發展的今天，基建檔案作為一個相對獨立的檔案門類，其較高的現實使用價值已越來越受到重視和利用。但如何做好高校基建檔案的管理工作，則還需要引起高校管理工作者的重視與思考。針對目前高校基建檔案管理存在的普遍性問題，筆者根據多年基建檔案管理工作的體會，結合部分高校基建檔案改革措施和相關文獻，認為可從以下途徑來加強高校基建檔案管理工作。

(一)加強檔案管理部門對基建檔案工作的指導

國家教育部頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案管理工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案管理工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案管理工作的領導和管理。”領導對檔案管理工作的重視與否，是搞好基建檔案管理工作的主要因素。這就要求高校檔案管理部門加強做好基建檔案的引導、監管工作。同時，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案管理工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決檔案管理工作中的實際問題，促進基建檔案管理工作步入良性循環的軌道。

(二)健全管理體制和基建檔案管理制度

實行高校檔案管理部門對基建檔案工作統一領導、分級管理的原則，建立檔案管理部門與基建檔案歸檔管理職責明確、聯系密切的檔案工作網絡。具體辦法可由學校基建工程分管領導總負責，基建部門領導為第一責任負責人，專(兼)職檔案管理人員具體負責，由學校檔案管理部門制定工作計劃，明確各自工作細則，負責指導、監督、考核基建檔案管理工作。

筆者建議高校檔案管理部門與基建部門聯合制定《高校基本建設檔案管理實施細則》，即參照高校人事設備檔案管理的經驗和辦法，從管理體制、各方職責、檔案材料的形成、歸檔質量要求、基建檔案歸檔驗收程序及歸檔時間等方面做出明細的規定，做到有章可循、有法可依。實踐證明:沿用近年來國家檔案工作改革的基本原則，吸收高校檔案管理工作的成熟經驗，就是做好高校基建檔案管理工作的有效途徑。

(三)堅持“三同步”管理，建立提前介入、全程管理機制

“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求。其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。［3］這是針對基建檔案管理工作的行業性要求。因此，與高校檔案管理工作要求不同的是:對基建檔案的收集歸檔應改變傳統的事后收集模式，建立提前介入、全程管理機制。學校檔案管理部門專職檔案管理人員應從工程立項、招投標開始提前介入建設工程，切實了解工程進度，掌握第一手資料，嚴格保證工程立項與建立基建檔案同步，工程建設過程與竣工材料的積累、整編、審定工作同步，工程交工驗收與檔案驗收同步。

(四)加強業務培訓，注重檔案人員知識結構優化

正是由于基建檔案管理工作的特殊性，才尤其強調加強檔案管理人員的業務培訓，除了要求檔案管理人員掌握檔案整理立卷規范操作方法外，要特別加強對基建檔案專業學科知識的掌握。［4］比如:基建檔案管理人員不但要了解基建專業基礎知識及基本的識圖、制圖知識，還要熟悉基建工程業務流程、歸檔范圍、分類原則及學校基本建設現狀及長遠規劃等。優化知識結構，拓寬知識面，提高基建檔案管理水平。

(五)加強學校檔案部門與基建部門的溝通與合作

學校檔案管理部門應主動指導、督促、協助基建部門進行檔案的收集、管理工作，克服“錯位管理”問題。學校檔案管理部門專職檔案分管人員應與基建工程兼職檔案管理人員加強溝通與交流，定期對他們進行檔案管理業務知識培訓，與項目檔案員一道實現基建檔案的三同步，主動了解每一份上交基建檔案文件材料的來龍去脈，并主動積極地指導和協助他們進行基建檔案的收集、積累工作，以達到知識互補，確保歸檔文件材料的質量。促使基建檔案管理工作步入良性循環的軌道。

總之，高校基建檔案是學校建設發展的重要憑證，是學校基本建設的歷史記錄。特別是在當前高校建設中的社會招標、投資多元的管理模式下，必須轉變傳統歸檔觀念，創新工作方法，進一步做好高校基建工程檔案管理工作，實現基建檔案管理工作的自身價值，為提升高校檔案管理工作和基建管理水平出力。

［1］楊嬡媛，張娟.《加強高校基建檔案管理的思考》［EB/OL］.(2011－01－31)http://www.qikan.com.cn/Article/siva/siva200911/siva200911156.html

［2］黃維川.《淺析高校基建檔案管理工作》［EB/OL］. (2011 － 01 － 31)http://www.doc88.com/p －70584677811.html

［3］林婉如.對優化高校基建檔案管理工作的探討［J］.惠州學院學報(社會科學版)，2010，(4):126－128

［4］熊珊珊.高校基建檔案管理現狀分析與對策［J］.內蒙古科技與經濟，2008，(5):100－101

G48·472.4

A

1004－342(2011)03－108－03

2010－11－25

萬明高(1956－)，男，成都大學基建處會計師;李興泉(1965－)，男，成都大學基建處干部。