淺談科技檔案編研工作

曹金柱

淺談科技檔案編研工作

曹金柱

闡述了科技檔案編研工作的標準、作用、條件、原則，探討了科技檔案編研工作的選題和方法。

檔案管理；科技檔案；編研

現代社會經濟建設的發展，使各級各類檔案館的館藏結構已經發生了變化，檔案成分的構成深刻地反映了社會發展的面貌。科技檔案、專門檔案、聲像等檔案的比重明顯增加。特別是科技檔案，通過編研手段，服務于經濟工作的效果也越來越明顯了。科技檔案要達到科學管理，提高開發利用效率，編研工作是一項不可缺少的工作。

1 科技檔案的編研標準

科技檔案的潛在價值是由它的使用價值決定的，只有對它開發利用，才能實現其潛在價值，獲得較大的經濟效應。為了創造更大的社會效益，搞好科技檔案的編研工作，把“死檔案”變成“活檔案”，就應該制定編研標準。

1.1 經濟效應的標準

科技檔案的開發利用是通過編研工作手段而實施的，那么科技檔案所包含的經濟效應就是科技檔案的編研主要標準。只有按照這個標準，更好地開發利用科技檔案的科技信息資源，才能把科技轉化成生產力，從而促進社會經濟效應的發展。

1.2 查閱方便的標準

科技檔案的編研工作是為科研技術人員服務的，編出的成果應該方便科研技術人員的查閱，以這樣的對象為標準，才能針對性地搞好編研工作。

1.3 長遠服務的標準

科技檔案的編研工作是為了科研技術以后長遠發展服務的，所以制定編研標準要立足長遠打算，具有前瞻性，使編研成果的時效效益得到長久的發揮。

2 科技檔案編研工作的作用

當今社會經濟飛速發展，信息資源不斷開發，推動著科學技術的迅速發展，這就要求科技檔案必須滿足社會發展的需要，發揮其應有的作用。

2.1 促進科技事業的發展

科技檔案怎樣才能發揮其作用，給科技檔案編研提出了更高的要求。只有加大檔案編研工作力度，發掘科技檔案的潛能，深入挖掘科技檔案信息資源，擴大信息交流面，才能以此來促進科技事業的發展。

2.2 提升科技檔案管理人員的水平

作為一個科技檔案管理人員，應該熟悉自己所管理檔案的內容和價值，做到心中有數；并且要加強業務學習，在編研工作實踐中鍛煉自己，提高業務能力，利用現代化的科學手段，管理好科技檔案，提升自身對檔案的綜合管理水平。

2.3 為利用者提供快捷便利的優質服務

科技檔案量大、種類多、內容廣，科研技術人員要想查閱檔案，尋找所需材料，經常要去查閱大量的案卷，會浪費很多寶貴時間，把有限的精力花費在大量的輔助工作之上，得不償失。檔案編研可以通過一個專題進行歸攏，編纂出數字準確、內容齊全、一本類似全宗的東西，達到為利用者節省大量的時間、提供快捷便利的優質服務的目的。

3 開展編研工作所具備的條件

編研工作是科技檔案工作中一個重要環節，要想搞好科技檔案編研工作，必須具備以下條件。

3.1 完成基礎工作

完成基礎工作是檔案工作的必備條件，所以一個類別齊全、內容豐富、制度完善的科技檔案（館）室，應該每年按科技活動范圍去收集形成的文件材料給以分類，整理成套，構成一個系統，服務于科研技術人員查閱；同時在檔案借閱服務中要認真聽取科研技術人員的意見和建議，以解決他們在查閱中所遇到的不便，以他們的科研方向來確定編研課題。這樣進行編研工作，就可達到事半功倍的效果。

3.2 豐富館藏量

豐富館藏量是編研的必須條件。要想搞好科技檔案的編研工作，豐富館藏量是其必須的條件之一。所以，科技檔案 (館)室就應該通過多種渠道、采用多種措施，針對缺陷擴大范圍進行收集。不僅要搞好內部收集，還要搞好外部收集。這樣才能為全面開展編研工作打下牢固的科技信息資源基礎。沒有這個基礎，根本就談不上編研工作。

3.3 配備足夠的人員

配備足夠的人員是編研工作的必要條件。為了搞好編研工作，必須配備足夠的檔案管理人員。因為檔案管理人員平時不僅要搞好檔案的基礎工作，而且還要對檔案進行驗收、查閱服務性工作及每年一次的清點、賬務核對，承擔著大量的工作，如果再去搞編研工作，確實難以招架，所以根據實際需要，一定要配備足夠的檔案管理人員。配備人員的業務素質一定要高，既要具有高度事業心、責任感的思想素質，又要有專業知識。只有具備了這樣的能力，才能正確地運用檔案學的理論與實踐相結合的原則，編研出高質量的科技檔案信息資源的成果。

4 科技檔案編研工作的原則

更好地服務于科技發展，為社會、企業創造出更大的財富，是編研工作的原則。

4.1 以用為主的原則

科技檔案的編研工作，編以致用，以用為主，本著解決實際工作中存在的問題為主的原則開展編研，這樣還會提高科技檔案的管理水平。例如，怎樣對一個單位的科技檔案價值進行鑒定的研究、如何確定每類科技檔案的歸檔范圍并達到標準化、如何與科研單位溝通協作共同研究制定出切實可行的編研的最佳程序等等。

4.2 又快又好的原則

科技檔案的編研工作，選題要精。一次要搞一個項目，題目要選準，適應社會經濟的發展；目光要放遠，具有前瞻性，要有超前的時代感；短小精干，以減少人力、物力、財力的浪費。經過多次編研，所積累編研成果形成一個整體系統，這樣才能又快又好，務實求新，卓見成效。

4.3 以原材料為主的原則

編研工作必須貫徹以原材料為主的原則。要對每份科技檔案的原始材料進行詳細分析研究，把大量的、分散的原材料濃縮，通過一個專題進行歸攏，編纂出一個數字準確、內容齊全、一本類似全宗的東西。這樣編出的成果準確可靠，利于科研和生產的發展。

5 編研題目的選題

如何選題根據編研目的不同而定。一般通過兩種形式進行，一種是編纂，另一種是研究。

5.1 以科技檔案材料為選題

以科技檔案材料為選題加以編纂：如各種科技會議紀要匯編、學術論文匯編、科技檔案目錄匯編、科技相片檔案展示宣傳活動匯編、采煤技術、采煤機制造技術、冶金技術、煤化工技術發展匯編等等。

5.2 以科技檔案業務工作為選題

以科技檔案業務為選題進行研究：如科技檔案標準化的研究，國外利用先進技術管理科技、建立一定范圍科技信息交換網的調查研究，檔案保護技術研究等等。

以上這些選題，都可根據本單位的實際條件進行編研工作。

6 科技檔案的編研方法

6.1 本單位科研人員和檔案管理人員共編

本單位科研人員和檔案管理人員共同編研，可以交流科技檔案編研工作經驗，互相學習，互相幫助，互相提高，掌握好的方法，使編研成果達到最佳狀態。

6.2 各單位的科技檔案管理人員合編

各單位的科技檔案管理人員一同來開展編研工作。在同一課題下，采取共同交流、共同研究、分工合作、各把一塊的辦法進行編研。這樣做的優點是：擴大編研范圍，增加編研內容，加快編研速度。采取聯合編寫的方法，可把分散的專家材料編纂在一起，也可把別人編好的東西串成串，組成一個系統的全面反映一個方面的編研材料，以方便科研人員的查閱、利用。

6.3 科技檔案管理人員與檔案研究機關聯編

檔案研究機關和科技檔案管理部門聯手互相配合，可揚長避短，發揮各自特點，使理論和實踐起到平衡作用，編出的編研成果水準高、效果好，實用性強。

總而言之，各個科技檔案 (館)室都應該創造條件開展編研工作，把數以萬計的信息點匯聚成信息資源并傳輸出去，服務于經濟建設，在創造社會經濟效益的同時，以此來推動科技檔案工作的發展，形成重視科技檔案、營造從事編研工作的良好氛圍，把科技檔案的科技信息職能轉化成推動社會生產力發展的巨大的能量，造福社會、造福人類。

Briefly on the Compilation and Research of Technology Records

Cao Jinzhu

This article elaborates the standard,the function,the condition and the principle during compiling and researching the science and technology records.Meanwhile,how to choose the titles and in which way to choose are also been discussed when doing the technology records.

file management;technology records;compile and research

G275.3

A

1000-4866（2011）01-0045-03

曹金柱，男，1957年11月出生，畢業于山西省教育學院，現在大同煤礦集團公司檔案處工作，助理館員。

2010-09-29

2010-10-15