淺談建設工程電子檔案的特點與管理

馮秀儀

（珠海市供水機械工程公司，廣東 珠海 519002）

淺談建設工程電子檔案的特點與管理

馮秀儀

（珠海市供水機械工程公司，廣東 珠海 519002）

本文以房屋建筑工程電子檔案管理為實例，通過闡述建設工程電子檔案的特點，探研建設工程電子檔案的保管方法，并對管理現狀提出建議，以提高檔案管理水平。

建設工程；電子檔案；管理

隨著科學技術的迅猛發展信息時代的到來，現代通訊技術及網絡技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子文件是建設工程電子檔案管理的一項重要內容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統，都是十分必要的。

1 建設工程電子檔案的特點

建設工程電子文件是指在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。建設工程電子檔案是指按照規程編制、經過驗收合格并歸檔的電子文件的集合。建設工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業性、成套性等，根據房屋建筑工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。

1.1 專業性

任何一項科技生產活動都是在一定的專業范圍內進行的，建設工程檔案涉及的專業技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業，涉及到工程地質、水文地質、勘探、測繪、水文、土建施工、設備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業，包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設備安裝等專業。每個專業及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業技術活動的成果，具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。由于CAD設計軟件在各專業的使用中不統一，因此，電子文件在歸檔時應同時考慮各專業的特點。

1.2 成套性

建設工程檔案形成于整個建設項目，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業技術活動，反映了建設項目從調研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業的內容，其檔案記載反映了建設項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統的電子檔案，它包括建設項目各專業在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。

1.3 階段性

以工程建設項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯系，又有明顯的階段區分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質檔案一樣進行整理分類。

1.4 動態性

工程從開工、建設、驗收，一直處于動態之中。在施工過程中經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態性要求紙質文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質檔案內容的一致性。

1.5 依賴性

建設項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理。

1.6 分離性

計算機系統中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術處理，以確保其憑證效力。

1.7 壽命的不確定性

與紙質檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術，一旦該技術過時，數字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結合紙質檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。

2 工程電子檔案的歸檔要求

2.1 歸檔時間

建設單位應負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內容及質量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設項目應在工程竣工驗收備案后三個月內，將竣工紙質文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2.2 歸檔范圍

建設工程電子文件歸檔范圍，應依據紙質工程文件的歸檔內容，整理與紙質檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設計圖紙文件、變更設計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產品質量證明文件，原材料、質檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質量驗收記錄、隱蔽工程質量驗收記錄、竣工驗收報告等。

2.3 歸檔方式

可分為網上和介質移交。網上移交是指有條件的地方在移交單位開通網絡技術的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質移交不通過網絡傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3 工程電子檔案的管理

建設工程電子檔案與傳統的紙質檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應注意以下六點：

3.1 電子檔案的介質要求

電子檔案應使用較高質量的光盤作為存儲介質，質量不好的存儲介質可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項目電子檔案的存貯介質應選擇高質量的CD銅質光盤。銅質光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。

3.2 控制好溫濕度

不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環境溫度在17～20 °C左右，濕度在 35%～45%左右。高溫、潮濕的環境會影響光盤的性能和壽命。

3.3 防止光盤損傷

要對光盤的反射層加強保護，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅的光敏探頭，信息也就無法讀入計算機。

3.4 專柜保管

光盤裸露在空氣中或陽光，會導致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

3.5 日常管理要注意操作方法

管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質，應戴手套操作，輕拿輕放。

3.6 信息安全至關重要

信息技術條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統的絕對安全。

4 需要注意的幾點問題

（1）對建設工程竣工電子文件進行歸檔管理是當務之急，各勘察、監理、設計、施工、建設單位應將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

（2）檔案部門應提高檔案數字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質工程項目竣工檔案，有選擇地進行掃描轉換為電子文件。

（3）針對建設工程電子文件多種來源的現狀，要統一歸檔渠道，利用建設工程電子文件歸檔與管理系統軟件，實現對建設工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設工程電子文件的真實性、完整性與長期可讀性。

（4）在把握證實電子文件的憑證之前，計算機生成的電子文件要及時轉換成紙質文件脫機保存，防止機型變化后不能使用的后顧之憂。實行“雙軌制”，紙質檔案和電子檔案必須同時并存。

（5）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤 CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。

（6）各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉變為重視開發利用信息上來，工作重點是將檔案中的信息通過檔案人員開發挖掘出來，及時在網上提供利用，更好地體現檔案的價值。

5 結束語

當前，我國也存在建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設工程電子檔案管理也會涌現新情況，同時也存在較大的發展機遇和空間。我們應積極學習和借鑒國外先進的建設工程電子檔案的經驗，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建設工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結經驗，使建設項目檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

Discussion on the Characteristics and Management of Electronic Files in the Construction Project

Feng Xiuyi

This paper takes electronic files management of housing construction project as an example, through describing the characteristics of construction project electronic files, discusses the custody methods of construction project electronic files probe into construction, and proposes some recommendations of management status to improve the files management standard.

construction project; electronic files; management

G271

A

1000－8136（2011）06－0100－02