淺談如何加強人事檔案管理

李兆丹

（吉林省地礦勘察設計研究院，吉林 長春130000）

淺談如何加強人事檔案管理

李兆丹

（吉林省地礦勘察設計研究院，吉林 長春130000）

隨著人事檔案管理體制的變革，現代信息技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案信息資源的開發利用是整個檔案工作的終極目標，要衡量檔案部門的工作績效，就是要看靜態的檔案信息資源產生了多大的動態效應。

人事檔案；知情權；信息化

1 檔案是歷史的真實記錄，是各項事業發展的基礎

（1）隨著社會的發展、信息技術的進步，把檔案看成文件庫的傳統認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。檔案在被社會各界的利用過程中產生經濟效益和社會效益，發揮著它的潛在價值。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規范性、利用的有效性，以便更好地服務企業、服務社會。

（2）當今社會是科學技術空前輝煌和科學理性充分發展的時代。正是基于物質科學、生命科學和思維科學等的突破性進展，人類創造了超過以往任何一個時代的科學成就和物質財富，為世界文明進步的新飛躍奠定了堅實基礎。當今社會由于辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通訊技術的結合，形成了信息技術產業。信息的交流和傳播突破了時空限制，在全球范圍內改變了人們的工作、學習和生活方式，其對經濟、社會的影響與300多年前的工業革命相比有過之而無不及。

（3）檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源，管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。

現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

2 實現檔案信息化建設的必要條件和保障措施

檔案信息化建設要緊緊跟隨世界信息化潮流，各級政府要加大對檔案信息化基礎設施建設投入的力度，以信息技術改造傳統檔案管理模式，建設檔案信息基礎設施和應用系統，共同開發和利用檔案信息資源，實行“基礎先行、適度超前、重點突出、試點推進”的方針，制定規劃，繼續推進辦公自動化，逐步實現無紙化辦公，搞好技術創新，實現跨越發展。

同時，檔案信息化法制建設也是一項緊迫的工作。我們應按先易后難、先單項后綜合的原則，對急需解決的問題進行研究，加快立法，提出立法思路和框架，配合有關部門制定適應檔案信息化發展需要的法規體系。研究制定《檔案信息安全管理辦法》和吸引信息化人才、資金政策等方面的法規規章，并著手準備行政復議、行政訴訟應訴工作。只有觀念創新，才能制定適應發展以知識為基礎的、網絡化的、新檔案形勢需要的、新法規，開創檔案信息化的新局面。

綜上所述，檔案信息化的建立和運作，對于目前檔案發展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰，因為這牽涉到工作方式和觀念的轉變，甚至需要對現有的業務流程進行重組。但最重要的是檔案管理信息化的實現給檔案事業帶來了重大的發展機遇。

3 遵循安全性原則，迎接網絡環境新挑戰

網絡環境下，信息在產生、處理及傳輸的過程中，時刻處于一個開放的狀態。任何人通過信息高速公路中任一節點、任一終端都可以查閱到相關人事檔案信息。

（1）人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內部局域網通VYN與外網連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”：一個是公開的加密密鑰；另一個是嚴格保密的解密密鑰。發出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙，阻止對本機構信息資源的非法訪問。為了安全，在計算機上設置只能讀取狀態而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

（2）人事檔案利用是人事檔案工作存在和發展的動力和源泉，離開了人事檔案利用，人事檔案工作就失去了存在的意義。人事檔案工作必須強化公眾服務和以人為本的理念，向社會敞開大門，為社會公眾提供更多的人事檔案文化產品和個性化的服務方式。讓檔案以各種形式真正從人事檔案庫房內“解放”出來，積極融入老百姓的生活，這樣才能增強民眾對人事檔案的親和力，逐步改變社會對人事檔案概念的認識偏差，進而凸顯人事檔案的文化屬性。

（3）人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用。人事檔案管理模式需要進行改革，人事檔案提供利用制度應與時俱進，在遵守國家相關法律法規的同時，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發點和落腳點，保護公民了解人事檔案信息的知情權，增加透明度，放寬服務對象。人事檔案管理工作應以人為本，對人事檔案信息數據庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、職稱、年度考核情況等向個人開放。首先，應允許個人知道自己檔案的目錄內容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應允許向個人開放人事檔案信息中的部分內容。查檔人員利用計算機在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護人事檔案實體本身的安全。

Discussed Shallowly How to Strengthen the Dossier Management

Li Zhaodan

Along with the dossier management system’s transformation, the present information technology in the records management domain’s widespread application, file information capital the source’s development use is the entire file work ultimate objective, must weigh the file department’s work achievements, is must look that static the file believed the rest resources to have the big dynamic effect.

dossier; right to know; informationization

G271

A

1000－8136（2011）06－0093－02