論信息化時代高校檔案工作的服務創新

武桂霞 龐 蕾

（山東理工大學檔案館 山東 淄博 255049）

江澤民同志指出：創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。要建設創新型國家，檔案工作自然也不例外。高校的檔案工作是高等教育事業發展中不可分割的一部分，必須與時俱進，為高等教育的改革與發展提供更好的服務與支撐。高校的檔案工作在管理技術、操作手段、服務方式以及檔案工作者觀念革新等方面，都顯得有些滯后，從而制約著檔案工作的發展。如何針對信息化時代的新形勢、新特點，有效地利用計算機信息網絡平臺開發和利用檔案信息資源，創新管理機制，積極主動地為高校教學、科研、管理等各方面服務，這是擺在檔案工作者面前一個重要的課題。本文擬闡述高校檔案工作服務創新的意義，并從創新服務手段、拓寬服務領域和更新服務理念等幾個方面作以下淺論：

1 高校檔案工作服務創新的現實意義

高校檔案工作傳統、保守的狀況給信息資源的利用帶來了一定的難度，如何激活檔案工作，使之與時代發展和社會進步同步，是擺在高校檔案部門的首要任務。知識經濟時代最大的挑戰就是創新能力，高校檔案服務機制創新不僅要考慮現代網絡技術在檔案管理中的應用，而且更應該考慮的是：由于高新技術的發展和網絡時代的進步導致的社會公眾對檔案信息資源需求的變化和發展趨勢。因為現代社會發展的一個重要特征就是信息組織網絡化和信息服務社會化，即信息技術與信息服務在內的信息經濟活動已成為社會進步的一大關鍵。因而檔案服務機制創新的總體目標應該是在充分認識檔案館藏結構的基礎上應用現代信息技術，提高檔案管理水平和利用服務水平，達到檔案管理制度科學化，并最終使檔案服務機制和功能與學校的改革和快速發展緊密聯系的、互相促進的良性循環關系，這樣，檔案部門才能在學校未來的發展中有自己的一席之地，并獲得更廣闊的發展空間。只有服務機制的創新，才能夠達到檔案工作及時為現實服務的效果，只有不斷創新服務機制，才能在信息社會激烈競爭中永立不敗之地。

2 創新服務手段

在計算機網絡化、信息化、數字化迅速普及的時代，檔案管理工作的變革首先體現在服務手段的創新上。

首先，要在數字化上做文章。建立數字檔案館（室），通過數字網絡平臺開展利用服務。檔案部門建立檔案館（室）內部局域網，充分利用高校的網站制作自己的網頁，積極組織網上數據和信息，使檔案管理服務系統與高校網站鏈接，實現檔案信息的網上檢索、查詢為用戶提供更好的服務。目前，國內許多檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為向社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，特別是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源的數字化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化和檔案信息管理法制化。如：開發相應的管理軟件，建立目錄管理數據庫，在網上公開部分開放的檔案目錄，方便查詢檢索，檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便宣傳和利用。

其次，要在電子化方面下功夫。建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與學校信息管理部門進行密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。將該中心設在學校檔案館（室），使其成為學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

第三，加強電子文件的自動上傳收集。目前在單機上所形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集的特殊差異是，相當數量的電子文件其形成通過下載和上傳就可以完成，因此，檔案部門必須改變傳統工作模式，在網頁上建立起能將電子文件自動上傳的收集程序，在第一時間接收文件，并在檔案館（室）的服務器上實時歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發“電子文件全文自動上傳歸檔系統”軟件。在聯網的計算機上使用該軟件，可將基層單位形成的電子文件材料全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需親自到檔案館（室）交任何光盤或軟盤，也省去了原來手工裝訂、立卷等落后的歸檔方式。

第四，開展在線服務。傳統檔案利用方式如：查詢利用檔案及利用檔案資源舉辦各種宣傳展覽、進行工作評估，部分對社會開放性的文件的查閱等，全部都是到檔案部門利用檔案原件的方式。在信息化時代，這些方式必然要發生相應的變革。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們越來越注重信息的時效性，希望能夠通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得豐富信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然會逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門通過建立數字檔案館（室），可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，與利用者以電子郵件等手段在網上快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢利用服務。

第五，開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經濟的快速發展，到檔案館（室）查閱黨政機關及其他相關職能部門所出臺新文件，利用者逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到國家有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，目前我國政府行政部門在地、市以上各級檔案部門已經基本建立現行文件服務中心，要求縣級以上各檔案部門率先向以上各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務，這其中就包括了高校的檔案館（室）。

3 拓展服務領域

信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設，行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。因此，高校的檔案工作，已由主要為學校內部服務轉為向社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對學校等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。因此，必須走信息服務社會化、服務主體多樣化之路，拓寬服務領域，擴大服務層面。

首先，發展檔案產業，開發檔案資源。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度來看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，而應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶中心。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、編研、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，直接面向社會主義市場經濟建設。如利用庫存豐富的檔案資源，編纂各種匯編、專題，去開發科技信息，幫助學校科研部門引進開發先進技術，從而實現科技的產業化，為社會創造經濟效益；開發經濟信息，為學校校辦產業結構調整服務等。

其次，突出高校檔案館的教育功能，采取多種形式，主動把檔案工作與學校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料。將各種宣傳材料、照片等有歷史價值的材料收集加工后，舉辦校史展覽，為學校教學科研服務，使校史展成為學校思想政治教育的陣地，成為展示高校風貌的一道風景線。

第三，要解放思想。利用數字化檔案館和檔案專業技術人才優勢，開設檔案文秘或檔案教育專業，使文科專業的學生選修此類課程，以提高學生的綜合素質。

4 更新服務理念，強化業務素質

一切管理手段的革新與進步，首先要建立在思想理念不斷與時俱進的前提下。多年來檔案管理人員往往被社會認同為默默無聞的倉庫保管員，檔案工作僅僅是收收接接，裝裝排排等操作層面上的工作，沒有什么科技含量，其實也不然。今天，每位檔案工作者必須清醒地認識到自己肩負的使命，更新理念，科學定位，正確認識自己。

首先，提高思想政治素質，思想觀念要創新。檔案工作是社會主義精神文明建設的重要組成部分，它承載著記錄歷史，延續文明，傳承文化的重要使命，因此，我們檔案工作者在思想上要與時俱進，緊跟時代步伐，了解并關注國家大事，善于根據國家大局和上級政策要求積極主動地開展檔案工作，使業務工作保持有正確的政治方向。加強職業意識的訓練和專業技能的養成，講職業操守，敬業愛崗，默默奉獻。

其次，要解放思想、樹立全新的服務觀念。檔案工作者要把檔案工作搞好，就應當跟上形勢，順應社會發展趨勢并更新服務理念。變被動服務為主動服務，變封閉觀念為開放觀念，要有競爭意識和協作觀念以及以市場需求為導向的市場觀念。在提供利用檔案的同時，必須堅持利用者至上，服務第一的原則，以誠懇熱情的服務態度、積極主動的服務作風、舒適方便的服務環境、準確高效的服務質量為檔案利用者服務，為社會提供更優質的信息服務，在服務中贏得地位，尋求發展。

第三，要有較強的專業技術能力。不僅要有檔案管理的意識，掌握檔案的基本原理，而且更要具備開發檔案信息資源，使檔案轉化為社會物質和精神財富，服務于現代化建設的能力。同時檔案工作者要更好地了解檔案形成的背景和歷史條件，這對于有效地開發和利用檔案、搞好檔案管理是十分重要的，除此以外，還要有良好的閱讀和寫作能力、計算機網絡技術應用能力及外語水平，只有這樣才能在實踐過程中推進檔案信息化建設，提高檔案管理現代化水平，使自己成為合格的高校檔案工作者。人才是檔案服務的保障，在當今社會檔案工作者一方面要耐得住清苦，不斷“充電”，加強對現有檔案專業人才的現代化管理技術培訓，拓寬視野，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變；加一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

高校檔案管理工作的創新與變革，是信息化時代對檔案工作提出的必然要求。檔案工作者應以積極的狀態認清形勢，搶抓機遇，迎接挑戰，加快高校檔案管理技術與管理方式的創新步伐。

［1］湯國明.數字檔案管理平臺的設計與實現[J].中國檔案，2006（10）.

［2］李兆明.關于企業檔案管理體制改革的探討[J].檔案學研究，2006（1）.

［3］李博.高校檔案工作創新探析[J].檔案管理，2007（2）.

［4］游群風.努力創新高校檔案服務機制[N].中國檔案報，2003（4）.