數字檔案館在油田建設中的應用

張淑卿

東北油氣分公司，吉林長春 130062

數字檔案館在油田建設中的應用

張淑卿

東北油氣分公司，吉林長春 130062

數字檔案館的建設是數字化油田建設的重要組成部分，而如何完整、準確、規范的進行檔案信息資源建設，并通過網絡的方式，進行信息共享，提供方便、快捷、安全的信息資源利用方式，則是數字檔案館建設成果的重要體現方式之一。本文從東北油氣分公司檔案信息化現狀著手，通過分析現階段檔案信息化建設成果及其應用效果、開展檔案資料數字化的建設思路，概括了檔案館信息資源建設過程中應當堅持的原則，并提出了東北油氣分公司數字檔案館信息資源建設的一些看法和建議。

數字檔案館；檔案信息；資源建設

1 檔案數字化建設的意義

1.1 數字檔案館發展趨勢和必要性

21 世紀是寬帶多媒體信息世紀，資源共享是全球化發展的必然趨勢，構架在計算機技術和網絡環境之上的數字檔案資源是檔案信息開發與網絡建設的主流趨勢。而建立數字檔案館的最終目的，是為了使檔案館對檔案信息的管理和利用能夠更大限度地發揮作用。

隨著科技信息技術發展，檔案載體目前正面臨著一個更新換代的重要歷史時刻，大量電子文件、電子檔案的涌現已經對檔案工作產生巨大影響，檔案管理、保管保護、利用的理念、對象、體制和工作方式都在經歷著重大變革。新的數字化信息層出不窮，大量傳統載體檔案信息堆積如山，要實現歷史檔案與未來檔案的有機鏈接，檔案部門必須盡快配備適合于數字信息存儲、發布的先進設施，制定適應數字檔案信息收集、管理、利用的一整套標準體系，研究和成功運用適宜數字化環境下的新的管理模式。為了合理規范的對不斷涌現的數字檔案進行有效管理，新的管理模式和管理機制必須快速形成，以此來保證整個檔案工作戰略轉型任務順利完成。

數字檔案館這種館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化的特點。將使數字檔案作為21世紀檔案館發展的方向，使傳統檔案館的功能進一步增強和擴展，社會地位和社會價值進一步提高。數字檔案館的產生和發展，也促使檔案館保存和再現社會記憶的能力大大加強。

近幾年來，國土資源部以及中石油、中石化等相關管理機關相繼出臺了地質資料電子文件管理辦法，絕大多數的地質檔案資料都上交了電子版本。這為地質檔案資料管理應用的升級奠定了良好的基礎。

1.2 東北油氣分公司檔案信息化現狀分析

近幾年股份公司在勘探開發生產領域對信息化工作非常重視，各油田對信息化在油氣勘探中所起作用都有了深刻的認識。

在東北油氣分公司多年的勘探開發科研生產中，產生了大量研究成果，這些成果凝聚著廣大研究人員的勞動和心血，是油田重要的信息資產。由于歷史的原因,分公司綜合檔案館保存的科研資料主要是以未電子化的紙介質資料為主，如各種成果報告資料、各種圖件、各種技術文檔等。其中有部分是以電子文檔的方式存在，大部分是以紙介質方式存在。內容涉及企業科研生產以及經營管理等眾多方面，是非常珍貴的資料，有的甚至是孤本，有重要的保存和使用價值。但這些資料目前存在著管理分散、缺乏規范、利用率低、再利用和檢索成本大等種種不足，不但管理起來工作繁雜，成本高昂，而且無法轉化為可用的信息資產。

隨著東北油氣分公司勘探開發工作的進一步深入，在日常的科研生產過程中，各級科研人員對地質資料的瀏覽、借閱需求不斷提高。東北油氣分公司綜合檔案館作為分公司檔案資料管理的職能部門，雖然在目錄級信息化方面取得了一點成績，但目前還只能提供簡單的目錄檢索和紙質資料的瀏覽、借閱，無法進行基于資料數字化基礎上的網上查詢瀏覽，而且管理手段單一、效率低下，已經不能適應當前油氣勘探開發、科研生產工作的需要。隨著數字油田的建設進程,油田信息化的要求全面提高，檔案信息數字化管理就顯得相對滯后。

以信息化工作及其成果作為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內容，這不僅對東北油氣分公司的信息資產化有至關重要作用，而且對加快股份公司資料整體信息化工作也是不可或缺的組成部分。

2 東北油氣分公司檔案信息化建設工作進展及取得的成果

2.1 檔案信息化建設的總體規劃

東北油氣分公司檔案信息化建設的目標和主要任務是：以建設數字化檔案館為目標，本著檔案信息化建設和數字化油田建設同步，技術與管理并重的原則，加強檔案信息化基礎設施建設，大力開發完善中石化推廣的地質資料管理系統，以此系統為依托，全面實行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化，進一步完善以檔案信息資源建設為核心內容的檔案數據庫建設，以滿足公司各方面對檔案信息資源的需求，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。

2.2 檔案信息化基礎設施建設

1）標準、規范建設。統籌規劃檔案管理系統建設方案，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理及“數字檔案館”的入館及安全管理等方面，制定標準、規范，并指導實施，這對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義；

2）基礎設施建設。大力加強檔案館基礎設施建設，公司檔案部門要配備適應數字檔案館的檔案數據存儲及相關現代化設備，以適應檔案信息化發展的需要，這是檔案信息化工作的基礎；

3）檔案管理系統建設。2008年以來，檔案館以股份公司地質資料信息系統為依托，以油田信息化建設需求和科研應用需求為導向，不斷加強檔案的編研開發能力，不斷提高檔案信息傳輸、交換和資源共享的能力，充分發揮檔案信息資源的整體效益。

2.3 檔案信息資源建設

1）加強檔案數據庫建設；

2）加強電子檔案的移交歸檔；

3）加快二級單位檔案數字化建設工作；

4）加強檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設；

5）全面實行文件在線歸檔管理；

6）積極推進檔案數字化進程。

2.4 檔案信息化制度建設

1）加快推進檔案信息化法制建設。根據股份公司有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全電子文件的形成，流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度，制定檔案入館及安全管理辦法，保障各項制度的落實。根據電子文件特點，執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理；

2）完善檔案信息化標準體系。按照檔案信息化管理的有關要求，制訂、完善檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。要優先制訂電子文件歸檔，及數字檔案館的有關標準規范，加快建立健全檔案信息化標準實施機制。已經出臺的相關的公司標準，要認真執行，總結完善。

2.5 檔案信息安全保障體系建設

1）建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。公司檔案部門要加強對檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；加強檔案部門內部局域網身份認證、密鑰管理及加密傳輸等手段，限制檔案數據的下載及打印，確保檔案信息網絡傳輸的安全；

2）公司檔案部門在開發利用檔案信息資源工作中，要嚴格遵守相關的安全保密制度。凡在分公司門戶上提供檔案查詢服務的，要認真采用權限管理系統、用戶身份認證、信息加密、數據備份恢復系統等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全，

2.6 檔案信息化人才隊伍建設

1）加強檔案信息化管理人才的引進，加強對信息化人才的信息技術和知識的培訓。提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化建設要求；

2）堅持檔案專業技術管理人員培訓制度，把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入培訓計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，使業務人員掌握和運用現代化技術及技能，形成有創新能力的檔案管理人才隊伍。

2.7 信息化建設工作進展

近兩年來，東北油氣分公司檔案信息化工作為適應公司各項生產經營工作的需要，檔案館和二級單位檔案部門配備了基本的現代化設施，檔案管理工作力求在檔案信息化工作上有所突破。檔案館自2008年以來，隨著中石化檔案管理系統的推廣應用，地質檔案資料立卷歸檔工作及檔案數據庫建設方面取得了長足的進步，建成單井類、科研類、物探類、地質類、綜合類等檔案目錄數據庫,現有檔案目錄信息20多萬多條，全部貼上標簽條碼，可供檢索查詢，目前各數據庫還在不斷的補充完善中。

3 結論

作為數字檔案館建設的重要組成部分的檔案信息資源建設，不只是簡單的進行信息資源數字化館藏，而是要涵蓋檔案資源信息輸入、管理、輸出三部分的數字化建設工作。所謂檔案資源信息輸入，就是對檔案資料及電子信息的控制和歸檔，包括接收、整理、審核等；所謂管理，就是檔案館內各項管理職能活動，包括保管、保護、儲存、統計等;所謂輸出就是檔案信息的提供利用，包括傳遞、發布、檢索、利用等。

數字化油田的建設應當要突出油田的主營業務，要符合勘探開發、科研生產對檔案資料的總體要求。

地質資料清理與數字化工作相結合，與研究院及其它科研單位緊密配合，根據油田生產科研急需確定數字化內容，標準一致，數據共享，責任明確，不重復工作。

數字化建設應考慮保證數據資源的完整性、規范性、正確性；系統的實用性、方便性、靈活性和開放性。

[1]李志青.信息時代的檔案信息化管理工作[J].中國檔案報.

[2]于麗娟.國外數字檔案館建設概況[J].中國檔案，2003(3).

[3]于麗娟.數字檔案館及其框架.

TE8

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1674-6708（2011）50-0209-02