淺談如何實現檔案管理信息建設

劉月星

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518000）

淺談如何實現檔案管理信息建設

劉月星

（深圳市北部水源工程管理處，廣東 深圳 518000）

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。其目的是為了企業信息管理建設中的應用，因此對文書檔案實行科學有效的管理顯得尤為重要。本文對如何實現檔案信息化管理進行了探討。

檔案管理；信息化作；建設

隨著社會不斷的發展和進步，檔案信息資源的重要性逐漸被人們所認識，相關部門對檔案管理工作的重視度也日漸提高，加快了檔案管理的信息化建設，以便充分發揮其利用價值，更加迅速有效地為經濟建設服務。熟練掌握數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，能夠在網絡環境下進行信息處理工作。市場競爭和人才競爭的加劇，使越來越多的人認識到檔案資源管理信息化的重要性。

1 檔案管理信息化的作用

1.1 實現檔案管理的方便、快捷，節省人力、物力

所渭檔案管理信息化建設就是把網絡作為主導力量和決策實施者，在整體協作的基礎上分期、分段、分區、分工地進行。才能有效解決在新形勢下出現的新問題。檔案管理信息系統一般分為8個模塊：收集整編模塊、檔案分類整理模塊、檔案統計打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統管理模塊、網頁查詢模塊。

當今社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，對檔案業務的管理工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作人員，將計算機應用于檔案管理，利用現代化技術來提高我們的工作效率和辦公的自動化程度，節省人力、物力，達到減員增效的目的，利國利民。采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。各單位具有豐富的信息資源。不同部門都有自己的信息系統和網站，每年將產生大量的數字化文檔，這些數據涉及到教學、科研、行政、財務、后勤，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網，更為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。檔案部門變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍大大擴展。解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，提高檔案工作技術含量和水平。

1.2 實現檔案管理的自動整理編目、自動統計、自動檢索，由原來的以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息化存儲的作用

（1）自動整理編目。通過整理工作將零亂的檔案系統化、條理化，而編目工作是整理工作的發展和提高，編目工作是檔案管理部門開展各項工作的基礎和必要條件。計算機通過相應的軟件，將檔案信息進行整理，按管理和使用的不同要求編制各種目錄。

（2）自動統計。計算機以極強的運算能力，將檔案數量及有關內容進行統計，如：某一專題、某一作者等進行登記和統計；將檔案利用情況進行統計，如：對某一天、某一月、某一年中的檔案利用人次進行統計，并且打印出日報、月報、年報來，從而使檔案工作者了解檔案的利用頻繁率和利用構成情況，進而總結出某些規律性。可以預測某些檔案未來需要的依據，對于檔案價值的登記有一定的參考作用。

（3）自動檢索。計算機自動檢索與手工管理相比，最突出的特點是速度快、質量高，且能以多種途徑進行檢索，以多種形式提供檢索結果。計算機檢索檔案的目標可以縮小到文件一級，而且可以按若干檢索途徑的邏輯組合，準確地查出所需要的檔案文件，再現多種形式的檔案文件原樣，從而滿足各類用戶對檔案的利用要求。

2 如何實現檔案管理信息化建設

信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，現代高新信息技術已經融入到了社會生活的方方面面。檔案信息化建設是一項長期的任務，它具有廣泛的內容，這是一個龐大的系統工程，應從多方面入手促進信息化建設。

2.1 提高計算機信息化素養，為檔案信息化建設打好基礎

檔案管理是一門專業性很強的工作，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業，既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識。尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。制定完善檔案工作的各項規章制度，使檔案工作有章可循，有制可依，工作標準化和規范化。在工作中，不斷提高文書檔案管理質量，提高其利用率。掌握一定的先進技術，提升自己的業務水平，具備一定的信息能力，使自己的能力適應日新月異的科學技術的需要，就必須要有一定的信息收集和管理的能力。充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案工作人員的知識水平和管理能力，由于設備的現代，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，應具備觀察能力和分析、綜合能力、調查研究能力、組織能力和協調能力、信息技術的應用能力等。

2.2 檔案信息化建設必須具備的專業知識

檔案工作者要努力學習有關計算機的知識。熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描等現代化技術，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術，形成電子文件歸檔和電子檔案管理的新標準。通過不斷探索，加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。推進以計算機為現代科技手段在檔案部門有效利用，促進文檔一體化管理的實現，充分利用文書處理取得的成果，借助計算機具有的強大隨機、多途徑檢索能力，滿足檢索的需要，從而提高工作效率，促進文檔一體化管理的實現，發揮檔案信息資源的作用。

2.3 推進檔案管理信息化工作的規范化、標準化

科學規范的管理檔案是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上優秀成果、對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；第二，要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；第三，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，一定能促進檔案管理規范化、科學化的發展。

2.4 檔案信息化建設需要政府的重視與支持

我國檔案信息化建設起步較晚，但發展非常快。尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件。而傳統的紙制檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應信息化時代的飛速發展。因此，政府要積極引導，確定城市檔案館信息化建設的目標，樹立建設信息化的意識，增強建設信息化的緊迫感和責任感。

標準化和規范化是建設我國城市檔案信息化工程的重要基礎之一。結合地區實際情況，逐步推出相關的標準規范，最終形成我國城市檔案信息化工程標準規范體系。緊密配合國家有關部門，積極探索網絡環境下的知識產權保護和保障用戶公平使用的合理途徑。相互學習先進經驗，提高信息化認識。開展“推進重點、帶動一般”的活動，帶動全國城市檔案信息化建設步伐。

由于社會發展的需要，對城市檔案的保存及城市檔案管理信息化建設，提出了更高的要求。正確處理傳統管理模式與現代管理模式之間的關系，實現城市檔案信息化，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，更為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務。

3 結束語

綜上所述，檔案管理的信息化建設，是一項長期而又艱巨的任務，勢在必行。只有充分利用信息化管理手段，增強工作效率和工作質量，才能進一步提高檔案資源的現代化管理，實現檔案信息的合理配置和有效開發利用，為社會主義經濟建設服務。

1 高 弘.對加強企業檔案管理工作的探討［J］.陜西水利，2010（05）

Discussed How to Realize the Records Management Information Construction

Liu Yuexing

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G271

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1000－8136（2011）03－0072－02