淺析高速公路檔案管理

田 波

（山西省朔州路橋建設有限責任公司，山西 朔州 036002）

1 前言

隨著國民經濟的不斷提高和深入發展，我國的高速公路建設也進入了一個高速發展階段。全國已擁有398萬km高速公路，山西省的總里程已突破3 000 km。

大規模的高速公路建設產生了大量的工程檔案。高速公路工程檔案是高速公路質量管理的一個重要方面，是高速公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重要憑證，做好工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作，為高速公路項目的建設（新建、改擴建）、使用、養護工作提供準確、真實的依據。

高速公路工程檔案是建設過程的真實反映。它包括各種施工組織設計、施工原始及隱蔽工程記錄、工程質量檢查、驗收記錄和報告、測量量測記錄和報告、試驗檢測記錄和報告，工程設計、變更申請和批復，開（交、竣）工申請和批準，竣工圖表等。真實的檔案資料是一個工程項目的歷史，是一種重要的共享資源，從提出項目建議、可行性研究、規劃設計、地點選擇、材料準備、工程施工等的全過程。通過檔案積累有利于工程建設的管理、監督。

2 檔案管理現狀與問題

2.1 從上至下缺乏檔案管理意識

對高速公路工程而言，構造物本身是領導關心、社會關注的一個“硬件”；工程資料卻是易被忽視、可有可無的“軟件”。因此在建設過程中，把抓進度、抓質量、抓關鍵目標的實現作為首要任務，往往是到面臨驗收，才想到工程資料，于是開始抽調人員，加班加點進行突擊，以致造成工程資料“缺胳膊少腿”的現象。工程管理人員認為檔案資料就那么回事，走個過場形式，甚至編造假資料。

2.2 沒有及時規范檔案管理制度

建設單位必須在工程初始起步時，嚴格按照規定建立檔案管理體系，并要求施工單位照其履行實施，將工程竣工資料的編制規定和實施細則及早下發施工單位。在實際施工過程中，各施工單位雖然建立了一些資料管理方面的制度，但一般不夠健全，無法保證資料整編有效開展，竣工資料的編制規定往往是從上一個項目帶過來的，與新承建項目不一定匹配，極容易給編制造成困難，不做不能，做無標準。許多檔案員有過這樣的經歷：一道施工工序的資料整理了4~5遍還沒定型，更有甚至都快交工了編制規定才下來；比如一個標段5 km的路基工程量，按每千米形成案卷10盒，5 km50盒，500頁/1盒，共25 000頁，再加上返工（4~5遍）浪費的，那就是125 000頁。這相當于25箱A4紙，每張表格必須手寫填滿，可想而知這個工程量是很大的。檔案管理資金大量投入，竣工資料卻是一塌糊涂。

2.3 工程檔案人員不具備過硬素質

施工單位、監理單位相關人員具有公路工程的專業知識，缺乏檔案管理專業的知識，兩種知識不能有機結合，從而直接影響著高速公路檔案管理工作的效率和質量。

3 做好檔案管理工作的措施

如何改變高速公路建設發展與高速公路檔案管理的現象，使兩者緊密結合、同步進行。

（1）明確項目檔案管理的分管領導及各部門職責分工，將檔案管理內容列入相關領導、部門、人員的職責范圍，履行工程建設各階段檔案管理的職責義務。加強施工過程的監督和指導，完善檔案管理工作。盡早發現問題，及時解決問題，堅決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時整理的現象，將資料的遺漏補缺現象制止在初期。在施工質量檢查的同時，把檔案資料的收集、整理、歸檔工作作為主要的考核內容，在每個階段考核中開展專項檢查評比，獎先罰后，以此來增強參建單位、人員的檔案質量意識。建立經濟獎罰責任制，將經濟利益與負有歸檔責任的單位和個人掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責，針對歸檔拖拉現象，制定扣罰超期款的辦法，使工程檔案能夠及時歸檔。

（2）從制度上、源頭上抓好工程資料的形成和管理工作。在工程建設伊始，就應以《檔案法》為依據，按交通運輸部《公路工程竣工驗收辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《高速公路建設項目案卷質量標準》并結合建設項目管理的特點，編制《高速公路檔案資料管理規定》《高速公路建設項目檔案分類編號規則》，在工程施工階段，組織專業人員編制建設項目具體實施情況的《高速公路竣工文件編制辦法》，明確檔案資料的收集、整理內容和質量要求，檔案材料的組卷方法與要求，制定案卷的編制、編目、裝訂、保管等方面的詳盡規定。對檔案資料在形成過程中的填寫質量要求和完整齊缺進行有效控制。通過制定和落實管理辦法，統一標準要求，及時指導施工、監理單位，不僅使檔案宏觀管理有章可循、規范進行，而且使歸檔工作人員能夠有條不紊、輕松完成。

（3）提高參與人員的業務素質是做好檔案管理工作的前提。當前多數工程檔案人員以兼職為主，專業水平有限。在工程建設的初始階段，就應有計劃、分期分批地對高速公路的參建人員進行檔案業務、質量標準知識的培訓，通過針對性的學習，使得高速公路檔案管理人員熟悉各項業務知識并將其靈活運用于高速公路檔案管理工作中，從而實現一流的工程質量、一流的工程檔案目標。

[1]付巧彬，淺談高速公路工程檔案管理，華東公路，2005.5.

[2]褚昆，淺談高速公路檔案管理，寧常項目部.