關(guān)于退耕還林檔案管理工作的思考

任輝

(貴州省水城縣林業(yè)局,貴州水城553001)

1 引言

退耕還林工程是一項(xiàng)參建單位多,涉及面廣,建設(shè)周期長(zhǎng),群眾參與度高,政策性強(qiáng)且兌現(xiàn)時(shí)間長(zhǎng)、操作難度大的社會(huì)系統(tǒng)工程,工程實(shí)施過程中形成大量的文件材料,如工程規(guī)劃、計(jì)劃、實(shí)施方案,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的作業(yè)設(shè)計(jì)、檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、面積計(jì)算表、驗(yàn)收存根、分戶建卡花名冊(cè)、相關(guān)的合同書、責(zé)任書、以及幾個(gè)主耍環(huán)節(jié)中形成的大量文件材料和縣以上單位抽查、核查材料。因此,建立退耕還林工程檔案是退耕還林工程順利開展的基礎(chǔ)工作。

退耕還林工程檔案是指在退耕還林活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的各種形式和載體(包括圖表、卡、冊(cè)、聲、像、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)等)的原始記錄。具體內(nèi)容為小班檔案,外業(yè)調(diào)查資料,設(shè)計(jì)資料包括設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)表、工程設(shè)計(jì)圖、小班位置示意圖;涉及退耕還林工作的國家、省、市、縣及林業(yè)局、各鄉(xiāng)(鎮(zhèn))場(chǎng)等有關(guān)文件、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、資金使用和糧款兌現(xiàn)審計(jì)報(bào)告、退耕還林工作總結(jié)等;自檢材料包括自檢報(bào)告和附表;一書一表二卡二證包括合同書、林權(quán)登記申請(qǐng)表、小班登記卡、檢查驗(yàn)收卡、糧食供應(yīng)及現(xiàn)金兌現(xiàn)證、林權(quán)證等;登記臺(tái)帳。包括年度糧錢兌現(xiàn)臺(tái)帳、林權(quán)證等;微機(jī)化管理數(shù)據(jù)庫資料。包括聲、像、圖片等電子檔案等。

2 退耕還林檔案管理工作存在的問題

(1)對(duì)退耕還林工程檔案管理的重要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí),基層退耕還林工作中“重工程質(zhì)量,輕檔案管理”的現(xiàn)象普遍存在。

(2)退耕還林工程檔案管理程序復(fù)雜,面廣量大,從事檔案管理人員少,基層退耕檔案管理設(shè)施不齊全、不到位,造成檔案管理不完整、不全面。鄉(xiāng)鎮(zhèn)林業(yè)站工作任務(wù)繁重,人少物少,不能及時(shí)、系統(tǒng)的完善退耕檔案;村級(jí)退耕檔案基本處于半癱瘓狀態(tài)。

(3)退耕還林原始材料更改、變動(dòng)隨意性大,變動(dòng)后歸檔不及時(shí),導(dǎo)致各部門存檔材料不一致,甚至存在互相矛盾和沖突的情況。

(4)退耕還林檔案管理制度不健全,退耕檔案還沒有一套規(guī)范的、科學(xué)的管理體系和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),各級(jí)工作人員各自按照自己的思路保存退耕檔案,給檔案管理工作增加了難度。

3 加強(qiáng)退耕還林檔案管理工作的對(duì)策和建議

3.1 退耕還林檔案的收集

(1)爭(zhēng)取確立檔案行政管理部門在退耕還林工作中的地位。水城縣成立退耕還林領(lǐng)導(dǎo)小組,將縣檔案局列為領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位,檔案局長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,同時(shí),以文件的形式將檔案局對(duì)退耕還林檔案指導(dǎo)、監(jiān)督地位確立下來。

(2)檔案行政管理部門提前介入對(duì)退耕還林工作的指導(dǎo),待上級(jí)部門下達(dá)退耕還林任務(wù)之后,對(duì)工作隊(duì)員采取短時(shí)間集中以會(huì)代訓(xùn)形式,對(duì)收集檔案的范圍,合同內(nèi)容的完整性,手續(xù)齊備等作統(tǒng)一具體的要求。

(3)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)林工站負(fù)責(zé),做到合同簽完一個(gè)村接收一個(gè)村,并建立專門接收退耕還林檔案登記冊(cè),隨收隨進(jìn)行登記,收集時(shí)特別強(qiáng)調(diào)不能只注重退耕還林承包合同而忽視其他重要材料,包括土地原始丈量登記表、分丘塊登記表、造林通知書、轉(zhuǎn)讓承包協(xié)議等。一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽完收齊后,統(tǒng)一交到縣政府退耕還林辦公室歸檔。

(4)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員積極主動(dòng)配合有關(guān)部門跟蹤指導(dǎo),對(duì)退耕還林合同內(nèi)容的完整性進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)有的村公所地丘塊界線不清,畝數(shù)、所在地區(qū)、承包人、責(zé)任人漏填的、沒有簽章的,應(yīng)要求當(dāng)事人及時(shí)補(bǔ)救、完善,為他們提供切實(shí)可行的意見和建議。

3.2 采用計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理

(1)退耕還林電子文件的歸檔是將電子文件經(jīng)過整理確定檔案屬性后,從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)器上拷貝到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上,以便長(zhǎng)期保存的工作過程。電子文件的歸檔也可采用按年度,按階段歸檔,但由于電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等問題,歸檔時(shí)間不宜超過2～3個(gè)月。歸檔的電子文件應(yīng)具有原始性、真實(shí)性、完整性和可讀性。將文件的最終版本歸檔后拷貝到耐久性好的載體上,可采取一式三套的辦法進(jìn)行存儲(chǔ)和保管,這樣可以大大提高安全性和可靠性。歸檔的電子文件格式盡可能使用通用標(biāo)準(zhǔn),在一定程度上保證數(shù)據(jù)的通用性和共享性。

(2)電子文件一經(jīng)歸檔就形成了電子檔案,但是由于電子文件的制作、傳遞、處理、歸檔都是在計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)支持下完成的,離開計(jì)算機(jī)系統(tǒng),電子文件就什么也看不見,因此電子文件具有系統(tǒng)依賴性。也由于電子文件信息與載體的可分離性,使電子文件的增刪改變十分簡(jiǎn)便且不留痕跡,操作不當(dāng)容易丟失或被篡改。因此電子檔案也具有易變性。這就給退耕還林電子檔案的管理造成了很大難度,主要表現(xiàn)在電子檔案的原始性確認(rèn)上,由于退耕還林的資金兌付年限長(zhǎng),直接涉及到退耕戶的利益,近年來由于退耕還林信訪案件的查辦逐步走上法制化,退耕還林的一些原始數(shù)據(jù)認(rèn)定也越來越具有權(quán)威性。同時(shí)少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的電子檔案幾乎處于癱瘓狀態(tài),給上級(jí)的檢查和資金兌付造成一定的負(fù)面影響,因此加強(qiáng)對(duì)退耕還林電子檔案的科學(xué)管理已勢(shì)在必行。

(3)實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的“雙套制”管理是退耕還林檔案管理的規(guī)定和要求。所謂“雙套制”是指文件歸檔后兩者的共存,雙套歸檔可以使同一份文件的電子版本與紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài),兩者將并存。現(xiàn)階段退耕還林工程實(shí)行“雙套制”管理有利于實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件管理的互動(dòng),在電子文件和紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)下,對(duì)兩種文件分別加以管理,它們既各自獨(dú)立,各自發(fā)展,又互相依存,互相影響,承擔(dān)著一個(gè)共同的責(zé)任,就是更好地為林業(yè)建設(shè)工作服務(wù),一個(gè)共同的目標(biāo)就是進(jìn)一步提高退耕還林工程檔案管理質(zhì)量和管理水平。電子文件管理推動(dòng)紙質(zhì)文件改革,紙質(zhì)文件管理不斷促進(jìn)電子文件的管理和完善。它們是辯證的統(tǒng)一。

3.3 建立“三參加”、“三同步”管理制度

“三參加”即要求檔案人員參加重要設(shè)計(jì)工作會(huì)議,參加設(shè)計(jì)項(xiàng)目,參加工程竣工驗(yàn)收。“三同步”即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步,檢查設(shè)計(jì)進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步,評(píng)審鑒定成果與驗(yàn)收檔案材料的完整準(zhǔn)確情況同步。退耕還林檔案應(yīng)建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫,應(yīng)由懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù),熟悉檔案管理的人員完成,只有規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),才能為檔案信息共享打好扎實(shí)的基礎(chǔ);只有實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理,才能將分散各地的檔案信息資源連成一體,提供網(wǎng)上的信息服務(wù)。

4 結(jié)語

工程檔案管理人員是實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理、做好工程檔案管理工作的中堅(jiān)力量和主要骨干,要充分調(diào)動(dòng)他們的積極性和開拓創(chuàng)新意識(shí),鼓勵(lì)他們把全部精力投入到工程檔案工作中。同時(shí),隨著退耕還林工程建設(shè)的不斷深入和開展,以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,學(xué)科范圍、研究領(lǐng)域及學(xué)科間的相互交叉與滲透的不斷擴(kuò)大,知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來和信息技術(shù)的發(fā)展,將對(duì)檔案管理人員提出新的更高的要求。因此,要做好對(duì)退耕還林工程檔案管理人員隊(duì)伍的培訓(xùn),使他們跟上時(shí)代發(fā)展步伐,不斷地學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí),更新知識(shí)結(jié)構(gòu),豐富和擴(kuò)大知識(shí)范圍,進(jìn)一步提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)用新技術(shù)的能力,做好退耕還林工程檔案管理工作。退耕還林是一項(xiàng)投資大、涉及面廣、農(nóng)民得到實(shí)惠最多且實(shí)施過程復(fù)雜、政策性強(qiáng)、時(shí)間長(zhǎng)的一項(xiàng)生態(tài)富民工程。因此檔案建設(shè)是退耕還林工程建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。目前延安市退耕還林工程檔案管理達(dá)到資料齊全,管理規(guī)范,很好地發(fā)揮了檔案服務(wù)于工程,方便于政策兌現(xiàn)、上訪案件查處及年度考核的作用。為工程管理提供可靠的依據(jù)和保障。

[1]張學(xué)權(quán),張旭東,劉永碧.坡耕地整治實(shí)踐與退耕還林坡耕地治理的探討[J].西昌學(xué)院學(xué)報(bào),2007(3)：10～14.

[2]楊 軍,沈海濤.西昌市退耕還林工程中構(gòu)建數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)的思路[J].林業(yè)調(diào)查設(shè)計(jì),2004(4)：101～103.

[3]楊 軍.西昌市在退耕還林工程檔案管理中的幾點(diǎn)思考和建議[J].四川林勘設(shè)計(jì),2004(1)：40～42.