信息網(wǎng)絡(luò)時代檔案的創(chuàng)新服務(wù)

張萃蓮

（富?？h殯儀館 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

隨著改革開放，社會主義市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，以及信息時代和知識經(jīng)濟時代的到來，檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。因此，檔案工作創(chuàng)新的落腳點應(yīng)在服務(wù)創(chuàng)新中求發(fā)展；以創(chuàng)新求發(fā)展是由檔案工作的自身性質(zhì)與發(fā)展所決定的，以創(chuàng)新求發(fā)展，要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

1.檔案館的建立：隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

2.數(shù)據(jù)管理中心的建立。檔案館與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3.電子文件的自動上傳收集。這一工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。

4.在線服務(wù)的開展。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

5.開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入W TO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求．檔案部門需進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

1.信息服務(wù)的社會化、多主體由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館(室)也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

3.加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩渤繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)資源互補，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

4.注重網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用要有長遠規(guī)劃。檔案信息千百年來一直是以紙質(zhì)載體為主，利用查閱工作主要通過手工檢索進行，不僅消耗大量人力而且效率極低。自從20世紀80年代中后期，計算機技術(shù)進入檔案行業(yè)，檔案信息資源的開發(fā)利用才逐漸發(fā)生了改變。初期的檔案利用只能通過單機檢索完成，由于沒有長遠規(guī)劃和對計算機技術(shù)發(fā)展的深刻認識，當時大量檔案數(shù)據(jù)錄入沒有一個總體規(guī)劃，隨著數(shù)據(jù)錄人數(shù)量的增加，單機檢索已經(jīng)成為檔案信息資源開發(fā)的巨大障礙。局域網(wǎng)的開發(fā)和適合局域網(wǎng)應(yīng)用的檔案專業(yè)軟件的誕生解決了數(shù)據(jù)量過大，單機無法存儲的難題。但同時也隨著軟硬件的快速發(fā)展，初期錄入的大量檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)無法繼續(xù)使用，當時消耗大量人力、物力所做的基礎(chǔ)工作只好從頭再來。長遠規(guī)劃就是要求開發(fā)人員在動手制作之前，一定要做足調(diào)研、分析工作。不僅對面臨的工作做到心中有數(shù)，而且要充分考慮以后網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展情況和社會對檔案信息資源利用需求的發(fā)展情況，開發(fā)工作要留有足夠的拓展空間，把眼光放的長遠些。

5.橫向聯(lián)合的加強實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要，以適應(yīng)各層次人們的需要。

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[2]尹恒.文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個條件在電子時代的適用性[J].檔案管理，2005年05期.