加強改制企業檔案工作的措施

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

從20世紀90年代開始的企業改制，給企業自身檔案管理模式帶來了很大的沖擊，企業檔案工作出現了不少新情況、新問題。如公司下屬單位變成了獨立法人實體，公司只是投資方（股東），公司與各子公司之間的關系不再是行政隸屬的關系，而是兩個法人實體之間的關系。企業檔案工作要堅持依法治檔，就要積極探索在新形勢下企業檔案管理的新模式，總結出切實可行的經驗，規范企業改革中的企業檔案管理工作，保證檔案工作順利開展。

一、存在問題及分析

（一）企業改制后，許多公司與子公司之間的檔案管理關系不明確，在子公司建立之初，未就檔案管理模式進行充分調研分析，與子公司未簽訂檔案管理協議，未明確公司檔案管理模式。在改制過程中出現的管理上的“空檔”，以及與此相關的具體操作上的難點，使檔案管理處于松散，自發的管理狀態。

（二）由于沒有明確的檔案管理協議，新的檔案管理制度尚未建立，原有檔案管理制度與子公司的各項制度無法銜接，子公司各自為政，影響了公司整個管理的水平、工作效率。企業改制后，企業內部權力下放，子公司是獨立法人的經營實體，管理上嚴格按照公司法運作，公司檔案館無權統一管理，造成文件材料多層次管理的局面，一些應該收歸公司歸檔的文件材料分散在各子公司及個人手中，很容易造成文件材料的流失。由于實行了多層次管理也很容易造成部分檔案的重復保存、檔案人員增加和其他資源的浪費，比如公司下發一份文件，檔案館要保存一份，各相關子公司也同時要保存一份，各子公司還需要安排專人管理，造成人力資源的浪費。

（三）檔案和監督指導作用不能發揮，檔案的“三納入”、“四參加”“、四同步”不能落實，檔案工作處于被動，停滯、甚至倒退狀態。

（四）企業管理水平、管理手段也對檔案管理產生了制約。如公司各項管理制度，辦公自動化軟件、項目管理軟件、檔案管理軟件等之間無接口、檔案密集架等硬件設施未有效利用等。

二、加強企業檔案管理的建議、措施

（一）提高檔案意識

1、明確企業檔案工作與企業休戚與共的利益關系。企業是社會的經營主體，隨著市場經濟的發展，市場信息日益成為決定企業發展的重要因素。作為經營主體的企業，離不開檔案的信息服務，而作為利益主體，又要獨立承擔風險責任。因此，企業檔案發展只能取決于檔案工作在企業經營決策中所起的作用大小，要認識到檔案是企業的一份寶貴的無形資產，要明確檔案部門作為特殊的產業部門，以效益作為工作目標，提高檔案工作效益與企業的發展是密切相關的。

2、從領導到員工要從思想上建立依法治檔的觀念意識。要認真貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》和其它一些檔案法規，真正確立企業檔案工作的法律地位。無論機構設置和管理模式發生什么變化，依法治檔的機制都不能改變，保證檔案管理工作的連續性。通過依法治檔，推動企業加強檔案管理。

（二）實行檔案的集中統一管理

1、企業與各部門、各分支機構簽訂檔案管理協議，明確各自的職責及業務關系。

2、企業檔案必須實行集中統一管理，才有利于檔案工作的統籌規劃和發展，有利于理順各部門的關系，使檔案工作更好地為企業服務。以公司檔案館為檔案管理主體，建立檔案管理網絡，各部門、各子公司設立兼職檔案管理員。公司檔案館對公司總部和各子公司的檔案工作實行集中統一管理，對公司總部及各子公司的檔案工作進行監督指導和檢查，這樣更有利于檔案工作的開展，有利于節省人力、物力、財力，有利于資源共享，有利于保證檔案工作的延續性。公司檔案館接受檔案行政管理部門的監督指導，通過他們的監督與指導，確保企業檔案的集中統一管理職能不變，行政監督指導職權不變，推行依法治檔的措施不變，切實鞏固企業檔案部門的地位，促進企業檔案的發展。

3、建立與整個企業管理制度互相銜接的檔案管理制度體系，保證檔案管理有法可依、有章可循及檔案管理的可操作性。首先，建立一套以公司檔案管理制度為主，并與子公司檔案管理制度相銜接的檔案管理制度體系。其次，檔案管理必須納入企業管理體制，即將檔案工作納入公司及子公司的各項規章制度、工作程序和崗位職責中，規定檔案的收集歸檔與各部門的經濟責任制掛鉤、和子公司負責人的年薪考核掛鉤，以保證檔案管理工作在企業中的地位。

4、建立檔案信息化管理平臺。企業應利用局域網把企業的所有信息管理起來，為各部門節省存儲空間及提供安全保障，充分發揮辦公自動化軟件、項目管理軟件、檔案管理軟件、財務管理軟件、人事管理軟件的作用。檔案工作應與企業管理同步，配備專用服務器，檔案管理系統接入局域網，網絡版的檔案管理軟件把公司各單位、各子公司聯成一個整體，授權各單位郁務器上存取自己的數據、文件、歸檔時轉入檔案服務器，可進行遠程歸檔、借閱、咨詢，這樣可節省人力、物力等成本，提高工作效率。