信息時代電子文件管理的整理歸檔與保管

遲春玉

（黑龍江省鐵力市圖書館 黑龍江 鐵力市 153000）

電子文件是辦公自動化過程中的產物。由辦公自動化過程中產生的電子文件中,其中具有憑證、依據、參考作用的,將按照有關規定和規范進行歸檔處理,這就涉及到了電子文件歸檔管理問題。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。隨著計算機技術在各個領域的廣泛應用，更多的公文將會以電子文件的形式產生和存儲。今后機關、企事業單位等行文部門將會更多地以電子文件的形式作為公文流轉為主體對象。所以，新的科技發展要求我們檔案工作者不斷探索電子檔案管理與維護的新思路、新方法。

一、電子文件的特點

1、電子文件具有快捷性與可塑性。電子文件改變了我們傳統的收發文件流程。利用計算機進行文件登記,可以達到一次錄入,多次、多種形式的輸出,方便文件的隨時查找利用,同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。電子文件改變了傳統的辦文格局。文件的起草修改、定稿、收發傳遞都在網上進行,尤其是文件的修改、復制、粘貼、移動更加便捷,進一步提高了工作的效率和質量。電子文件改變了文件處理和運轉方式。尤其是對于普發文件和傳閱文件而言,可以幾十倍的提高工作效率。電子文件和網上虛擬檔案室改變了檔案工作提供利用的模式。通過建立網上檔案室,進行電子文件的邏輯歸檔開展電子文件的收集、整理、鑒定、編目。還可以打破全宗概念和一些手工管理模式的限制,利用網絡技術,廣泛采集有關站點的數據信息,豐富自己檔案、資料內容,向利用者提供更加優質的服務。也可以在網絡上開放自己有關的文件、數據查詢系統,或提供遠程服務,在盡可能大的范圍內展示自我,擴大影響,樹立形象,開展好檔案的利用等等。

2、電子文件具有易更改性。電子文件一方面為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件,同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據性。電子文件的易更改性表現在兩個方面：一是人為的修改,由于電子文件與信息載體的相分離性，電子文件可以在不同的計算機中間傳遞,也可以在不同的載體之間相互復制,而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是原件,哪個是被修改過的文件。二是電子文件非常容易遭受病毒的侵襲,一旦感染上病毒,電子文件就會被破壞得面目皆非,部分喪失或全部喪失應有的作用。

3、電子文件具有對設備的依賴性。離開了計算機及相應的軟件,電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說,特定電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。一般的說計算機的更新換代比較頻繁，例如：早期的蘋果機、286、386機型早已淘汰。但是當時使用這些機器設備形成的,需要永久、長期保存幾十年甚至上百年,如果到時找不到這些機型,那么這些電子文件很可能就會失去利用價值。

4、電子文件的法律效力現在尚不明確。通常文件的法律效力都是與其載體相關的。例如紙質的文件,文件的縮微品等,都有相關的法律作為保證,并且在世界范圍內得到承認。但電子文件由于沒有固定的載體,并且尚未找到杜絕被偽造、刪改和抵御病毒侵襲的有效辦法,所以制定相應的法律認定條文就會遇到很大的困難,在很大的程度上限制了電子文件作用的有效發揮,只能在一定的范圍內,作為普發文件、傳閱文件作用的有效發揮,只能在一定的范圍內,作為普發文件、傳閱文件起參考作用。

二、電子文件的立卷歸檔

1、歸檔工作是電子公文運行管理的一個重要環節，同時也是文件與檔案相互銜接的關鍵，是相輔相成的，從某種意義上講，電子公文能否正確歸檔，電子檔案能否科學保管和有效應用，是判斷電子公文系統與其管理水平的基本尺度，是衡量電子公文運行管理好壞的重要標志，是檢驗電子政務成敗的重要標準之一。

首先，電子文件在歸檔之前，也要進行認真鑒定。只有那些對本單位工作具有查考利用或保管價值的，才有必要保存下來。同時，應當將文件的隱形條碼與文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。包括內容的完整性、制發手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等。在文件材料的收集整理時，要轉變傳統觀念，在辦公自動條件下，對公文實行電子信息處理，隨著每年數據的更新，過期數據應由各業務部門按檔案室的統一要求，進行鑒定，編目整理，移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的歸檔一般可在年度或任務完成后，進行歸檔，并根據電子文件的技術環境推薦，存儲介質的質量、壽命等情況，一般不超過2～3個月。

2、要對收集到的電子文件進行分類編目。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，要對這些電子文件進行分門別類的管理，就必須進行科學的分類。要按照門類劃分的要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案，按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采用“雙軌制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，其歸檔時使用不同的編目方法。檔案室應在每一盒紙質檔案備考表或卷內目錄“備注”項中注明的紙質文件的檔案號及存址，以便利用時參照互補。

3、要將分類編目完畢的電子文件固定排列上架保存。檔案人員將應歸檔并經過整理的電子存入磁盤或光盤，并采用數據壓縮工具對應歸檔電子文件進行壓縮，但采用壓縮根據的過程必須規范。然后將確定要歸檔的電子文件進行一次備份操作，檔案室保存的電子文件一般要拷貝二套，保存一套，借用一套。這樣可以大大提高安全性和可行性。最后可將這些磁盤和光盤裝入專門的裝具中，再進行統一編號，并利用檔案管理軟件制作目錄，以便檢索查詢。

三、電子檔案的保管儲存

1、由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力比較差，往往因為保存不善造成破碎、變形等，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出現問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反操作程序或者不注意按錯鍵鈕，就會造成文件的破壞或全部被抹掉。所以，作為一個檔案工作者必須對電子檔案載體使用專門的裝具和進行有效的檢測與維護。

2、電子檔案應當存放在具有防磁性能力的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

3、必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以便確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨即抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表土層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測出現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對電子檔案要進行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，要對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。