檔案信息資源利用工作的問題與思考

姜春霞 楊桐輝

(雙城市委黨校；雙城市檔案局 黑龍江 雙城 150100)

一、檔案利用工作的現(xiàn)狀

檔案利用工作就是需要采取各種方式和手段，向利用者介紹檔案館藏，提供利用和咨詢服務(wù)，使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮出來。隨著社會的迅速發(fā)展，一方面，檔案利用需求呈現(xiàn)出無限性、層次性、多樣性等特點，檔案利用工作呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢，公眾利用檔案的興趣與日俱增，檔案利用存在極大的需求市場。高科技手段拓展了檔案的利用范圍，檔案機構(gòu)致力于為檔案利用者提供更便捷的服務(wù)，對檔案利用的要求也日益提高；另一方面，檔案工作的發(fā)展并不均衡，利用的檔案只占館藏檔案極少一部分，應(yīng)該說大多數(shù)檔案部門在有效開展檔案利用工作方面存在著很多問題。如何制定整體發(fā)展策略，明確自身定位，提高社會認(rèn)知水平，完善法律法規(guī)體系，吸納先進的管理理念和手段以及提高綜合效益，是今后做好檔案利用工作應(yīng)重點考慮問題。

二、檔案利用工作存在的問題

(一)館藏結(jié)構(gòu)單一，無法滿足需求。檔案館的館藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，充分反映出一個地區(qū)檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展水平，也直接影響檔案館檔案利用的有效性。說檔案是社會記憶、歷史記錄，但實際上檔案館館藏存在著四多四少的問題:政治活動檔案資料多，文書檔案資料多，一般檔案資料多，重復(fù)檔案資料多:專門檔案資料和科技檔案資料少，特色檔案資料少，其他載體檔案資料少，有查考價值的檔案資料少:一方面，檔案利用者找不到自己所需檔案，另一方面檔案館又面臨庫房壓力。利用者需要的多是關(guān)系群眾切身利益的政策性文件、科技信息、技術(shù)動態(tài)以及相關(guān)民生檔案，而這恰恰是檔案館缺乏的信息資源，這就必然造成利用上的失調(diào)。

(二)檔案館“重藏輕用”，開放力度不夠。我國的機關(guān)檔案提供利用與日益提速的政務(wù)信息公開工作存在明顯的“脫節(jié)”現(xiàn)象。根據(jù)有關(guān)政府信息公開的文件規(guī)定，政府信息包括政府機關(guān)掌握的與經(jīng)濟、社會管理和公共服務(wù)相關(guān)的各種信息材料，其中包括政府機關(guān)產(chǎn)生并歸檔保存的政府機關(guān)文件和擁有的有關(guān)信息材料。然而，目前大部分政府機關(guān)還沒有將歸檔保存的文件——政務(wù)信息作為機關(guān)政務(wù)信息公開的范疇，而是仍然按照傳統(tǒng)的做法，僅對機關(guān)內(nèi)部提供利用。同時，已公開的檔案存在一定的滯后性，對于檔案利用者的意義不大，無法真正的為檔案利用者提供服務(wù)。

(三)檔案觀念陳舊，社會公眾對檔案工作認(rèn)識模糊。在公眾的印象中檔案工作一直扮演著單純的保管員的社會角色，對檔案館到底有什么檔案，有何作用，怎樣去查還是一知半解，檔案意識根本沒有深入人心。同時，檔案的宣傳力度不夠，形式單一，沒有廣泛的、多渠道的宣傳檔案工作，使全社會了解檔案，這就必然造成公眾不會在需要信息時想到利用檔案來尋求幫助。

三、完善檔案利用工作的對策

檔案館檔案信息資源開發(fā)利用的程度如何，是其服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力與服務(wù)水平的直接體現(xiàn)，更是其整體工作水平高低的直接反映。

(一)拓展渠道，豐富并改善檔案信息、資源結(jié)構(gòu)。豐富和優(yōu)化館藏是檔案館建設(shè)的根本，也是開發(fā)利用檔案信息的基礎(chǔ)，是滿足社會各方面利用的前提條件。隨著檔案利用者對檔案信息內(nèi)容涉及面越來越寬泛，檔案載體形式也越來越多樣化，檔案館藏結(jié)構(gòu)必然越為復(fù)雜，檔案涉及面、完整性的要求也越來越高。所以一方面要注意檔案的收集，要通過多渠道、多方面進行檔案的征集，在內(nèi)容和形式上向多元化發(fā)展，以豐富館藏；另一方面要處理好各種檔案的保存，營造適合各種館藏檔案的良好環(huán)境，為檔案的利用工作打好穩(wěn)固的基礎(chǔ)，為公眾更好的提供利用。

(二)加強宣傳，引導(dǎo)公眾利用檔案信息資源。在“酒香不怕巷子深”已成歷史的時代，宣傳已經(jīng)成為一個重要工具。檔案工作目前仍存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。那么，作為檔案館，就應(yīng)該加強宣傳，引導(dǎo)人們正確利用檔案。一是提高社會公眾檔案意識。利用宣傳展牌、宣傳專欄、宣傳室用文字、圖片、音像資料等形式向檔案利用者介紹館藏檔案概況、檔案利用成果等，擴大檔案利用的普及面，使利用者能夠較一致地對檔案利用有一個理性的認(rèn)識，在需要信息時想到利用檔案，在利用時能夠得到滿意的服務(wù)，在搜索信息時快捷方便，讓利用者對檔案利用產(chǎn)生一種信賴感，不斷塑造檔案利用的新形象。檔案利用社會效益的提高，必然進一步推動檔案利用的社會化、大眾化進程，促進檔案信息資源的開發(fā)與利用。二是轉(zhuǎn)變檔案工作的角色。利用報刊、電視、廣播等宣傳媒體宣傳檔案的產(chǎn)生與發(fā)展、檔案利用等基本知識；積極配合重要紀(jì)念日、重大歷史事件和重大社會活動，利用檔案信息資源廣泛開展愛國主義，集體主義、社會主義教育展覽，指導(dǎo)人民群眾正確認(rèn)識社會發(fā)展規(guī)律和國家前途命運，提高全社會的道德水平，弘揚民族精神，增強民族凝聚力，使其真正成為文化教育基地。三是要積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志宣傳檔案工作的重要作用，使各級領(lǐng)導(dǎo)了解、關(guān)心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持檔案管理工作。

(三)重新定位，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。不斷提高為檔案經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)的主動性和自覺性，不斷增強宗旨意識和服務(wù)意識。盡可能多地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在服務(wù)方式上，要采取電括預(yù)約、來館查詢、檔案借閱、接待服務(wù)，復(fù)制服務(wù)、咨詢服務(wù)、延長時間等多種服務(wù)方式；在服務(wù)態(tài)度上，盡量簡化服務(wù)手續(xù)，改進服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，盡最大努力滿足各方面利用者和需求；在服務(wù)手段上，采取手工檢索與現(xiàn)代化檢索并舉，既運用傳統(tǒng)的手工檢索方法，又運用現(xiàn)代化的計算機檢索方法，積極為利用者服務(wù)。采取這樣多渠道、多方式、多手段的服務(wù)方法，必將充分發(fā)揮檔案在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的重要作用。除此之外把已公開現(xiàn)行文件利用工作做深、做細，做實，努力打造黨和政府聯(lián)系人民群眾的新平臺。要堅持務(wù)實為民，不斷拓寬已公開現(xiàn)行文件利用工作的深度和廣度，使普通老百姓查閱已公開現(xiàn)行文件越來越方便，真正把黨和政府的關(guān)懷送到人民群眾的心坎里。要通過開展已公開現(xiàn)行文件利用工作，幫助人民群眾更好地了解黨和政府的各項方針政策，維護廣大人民群眾的知情權(quán)，進而激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮社會公眾的積極作用。

隨著社會的發(fā)展，時代的進步，人們已進入了信息時代，檔案利用工作的重要性正日益顯現(xiàn)出來，檔案工作重心已從“檔案保管”轉(zhuǎn)入到“檔案利用”上來，檔案利用作為檔案工作的最終目的，其重要性正在得到進一步強化。檔案部門應(yīng)利用現(xiàn)代新的管理理念、方法和技術(shù)，更好的完善檔案利用的服務(wù)工作，從而提高檔案的利用率，真正發(fā)揮檔案的社會效益。