關于檔案管理規范化的幾點思考

王 莉

(黑龍江省科學院 黑龍江 哈爾濱 150001)

檔案是自然、社會和人類思維及各種知識的總結，蘊藏著豐富的自然和社會信息資源。檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作，其基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需求[1，2，3]。隨著國家經濟和社會各項事業的迅猛發展，人們對檔案的檢索、查閱、分析和研究利用越來越重視。在這種情況下，作為檔案的管理部門，如何對檔案進行規范化管理，以使檔案得到充分利用，為知識創新、經濟發展和社會生活服務，成為檔案管理工作者必須認真思考的一個重要問題[4，6]。關于檔案管理的規范化建設，本人認為應做好以下幾個方面的工作。

一、認清檔案管理工作的現狀。當前,檔案工作的現狀主要有以下幾點:1.人員不穩定，業務知識生疏，難以勝任新時期的檔案工作；2.有些檔案資料掌握在個人手中，對到期檔案不能及時移交檔案室保管；3.個別檔案資料長時間積壓，亂堆亂放，既使已整理的檔案也存在分類、組卷、編目、排列不規范等問題，給檔案管理和利用工作帶來一定的困難；4.一些單位檔案室簡陋、設施陳舊，防潮、防火、防塵、防盜等基本條件較差；5.有的早期檔案資料出現霉變、蟲蛀、破損等現象；6.借閱登記不規范，檔案利用效果差。這些問題的存在，直接影響著檔案資料的安全和有效利用。認清這些存在的問題，在實際工作中盡量避免和解決這些問題，將會有助于檔案管理的規范化。

二、提高對檔案工作重要性的認識，增強檔案工作者的責任感。檔案材料積累了大量文字、圖表、聲像等原始資料，這些資料是為經濟建設和社會發展提供服務的重要基礎，是國家和社會的資源。檔案管理部門應高度重視，充分認識做好檔案工作的重要性，進一步增強責任感和使命感，切實把檔案管理工作抓緊抓好，抓出成效，促進檔案工作規范化建設。

三、做好檔案人員的管理、培訓工作。要做好檔案人員的管理、培訓工作,主要應該做好以下幾點:1.明確專職或兼職檔案人員的工作職責，健全完善管理制度，保證檔案管理人員到位；2.經常邀請檔案部門的專家進行有關檔案的專題業務培訓，系統學習檔案理論，提高檔案人員的專業基礎知識和檔案管理知識，盡快熟悉并掌握檔案管理業務；3.在掌握理論知識的基礎上加強實際操作訓練，使檔案人員熟練掌握各類檔案技能，及時了解檔案業務最新領域及其發展情況，逐步適應檔案管理現代化和信息化的需要。要讓檔案管理人員嚴守工作紀律，牢記自己的職責，凡未經批準借閱的檔案，堅決不借出，以維護一些重要檔案的嚴肅性。

四、加快檔案管理基礎性硬件設施建設。辦公條件好的單位要給檔案室留出足夠的場所，使辦公、閱覽、庫房三分開，為檔案工作創造一個良好的工作環境；辦公條件較差的單位也要建立專門的檔案室，配齊必備的管理設施，落實“三鐵”(即鐵門、鐵窗、鐵柜)，“八防”(即防火、防光、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防霉)措施，并配齊電腦、打印機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、裝訂機、多功能打孔機等現代化管理工具，從硬件上改善檔案工作環境，努力推進檔案管理規范化建設。

五、及時整理歸檔，嚴格規范管理。1.及時整理歸檔。每年上半年和年底為收存檔案時間，設立專人負責檔案的登記和接收，在條件允許的情況下逐步開展檔案電子化管理，提高檔案現代化管理水平;2.科學分類管理。根據分類和立卷方法，可將檔案分成若干大類,對合格的檔案資料交檔案室歸檔保管；3.健全規章制度。要著眼于建立檔案規范化管理的有效機制，明確崗位職責，健全立卷歸檔、資料查閱、資料保密、檔案鑒定銷毀等制度，編印成冊，作為檔案管理人員的行為準則；4.嚴格檢查考核。要把檔案管理納入單位的年度工作目標考核的一項重要內容，獎優罰劣，形成重視檔案管理的良好氛圍。發現問題及時處理，確保檔案管理規范有序。

六、做好檔案的開發利用工作，讓檔案服務于社會。1、加強對檔案資源的研究、開發和利用，為檔案資源的充分有效利用創造快捷便利的內部服務條件。檔案工作者要深入實際，潛心研究檔案，積極開發檔案中的有用素材，編制有用的檢索工具和編研材料，為群眾提供良好的檔案服務；2、搞好檔案借閱服務。對檔案資料信息查詢實行有償服務，明確查詢程序、查詢范圍、查詢條件和收費標準等，變檔案的封閉式保存為網上公開查詢，實現檔案的規范化管理；3、搞好檔案編研工作。檔案編研就是根據利用需要，通過對檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案中的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更為準確、系統和精煉，便于檔案的利用。檔案編研具有提供利用方式的主動性，內容的科學性和系統性，查找利用的方便性和持久性等優點，是檔案信息資源開發利用的高級形式。因此，大力加強編研工作，能夠為檔案管理工作提供全面、系統、科學的資料，促進檔案工作的規范化發展。

檔案管理作為傳承人類知識信息資源的一項工作,對社會的發展和進步具有舉足輕重的作用，檔案管理的規范化是檔案事業發展的必然趨勢。做好檔案的規范化工作，需要有相應的法律法規、完善的管理制度以及規范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素質的檔案管理隊伍。只有這樣，檔案管理工作才能夠向著科學化、規范化的方向快速發展[7，8]。本文提出了一些檔案管理的規范化的思考意見，希望能對檔案管理的規范化有一定的借鑒作用。

[1]蘇冬梅.淺談科技檔案管理規范化[J].甘肅科技，2003(4)．

[2]孟廣均等.信息資源管理導論[M],北京:科學出版社(第三版).

[3]朱斌.科研管理工作與科研檔案管理合理發展的對策,今日科技.2008,(5):40-41.

[4]劉敏.加強科技檔案管理促進科技檔案利用[J].內蒙古科技與經濟，2007，(14).

[5]邢麗芹.科研檔案管理工作初探[J].管理信息,2008,(21):299.

[6]蔡月仙,姚錫鎮.淺談科技檔案的管理創新[J].科技管理研究,2003,(6):104-105.

[7]狄生琴.科技檔案管理現代化的內容[J].陜西檔案，2004，(6).

[8]劉佳.關于科技檔案現代化管理的思考[J].科技情報與經濟，2006，7(16).