數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系研究

周慶 楊嬋

(1.重慶理工大學(xué) 重慶 400054;2.西南政法大學(xué) 重慶 401120)

數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系研究

周慶 楊嬋

(1.重慶理工大學(xué) 重慶 400054;2.西南政法大學(xué) 重慶 401120)

在電子時(shí)代，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為后盾的數(shù)字檔案館打破了檔案利用上的時(shí)間、空間概念，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的遠(yuǎn)程利用，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。本文通過探討數(shù)字檔案館對實(shí)體檔案館的影響和兩者的關(guān)系，得出數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館互有優(yōu)勢和弱勢，兩者相互依賴、長期共存、互助發(fā)展。

數(shù)字檔案館；實(shí)體檔案館；關(guān)系

2010年6月，國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中對數(shù)字檔案館的定義為：“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。”這一定義揭示了數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系。

一、實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館建立的基礎(chǔ)

從檔案信息的來源看，數(shù)字檔案館的信息絕大部分來源于實(shí)體檔案館。數(shù)字檔案館的基本特征之一是館藏檔案信息資源的數(shù)字化，目前在這些數(shù)字化的檔案信息資源中，除了小部分是直接以數(shù)字形式形成并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞、使用之外，相當(dāng)大部分檔案還必須依靠傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館去收集、整理、加工，然后轉(zhuǎn)錄為數(shù)字檔案后才能供網(wǎng)上使用。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)離不開實(shí)體檔案館，實(shí)體檔案館仍要建設(shè)好自己的館藏，并據(jù)此建設(shè)相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是數(shù)字檔案館擁有豐富檔案信息資源的保障，否則數(shù)字檔案館將成為無源之水、無本之木。

從檔案信息的保管來看，無論知識載體發(fā)生怎樣的變化，不管是紙質(zhì)檔案還是電子文件，都需要由傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館對其加以管理。數(shù)字檔案館所提供的電子檔案信息的原始性、真實(shí)性和可靠性必須依靠實(shí)體檔案館館藏的相關(guān)紙質(zhì)檔案作保證。尤其是在目前電子文件的法律地位及安全保障問題還未得到徹底解決的情況下，實(shí)體檔案館的基礎(chǔ)和保障作用就顯得尤為重要。

由以上兩方面可知，數(shù)字檔案館是依賴于實(shí)體檔案館存在的，數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館的延伸，是實(shí)體檔案館不斷利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)獲得自身發(fā)展后的產(chǎn)物。因此，我們也經(jīng)常將數(shù)字檔案館表述為：“以數(shù)字化的實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)資源，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施，面向社會提供數(shù)字化檔案信息及其它相關(guān)信息的開放系統(tǒng)。”

二、數(shù)字檔案館賦予實(shí)體檔案館新的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)不僅是通過數(shù)字化檔案信息對現(xiàn)有各種檔案信息資源進(jìn)行補(bǔ)充和豐富，而更應(yīng)該是建立以電子檔案信息資源為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案信息服務(wù)。

實(shí)體檔案館以收藏印刷型載體的檔案為主，多致力于館藏檔案信息和館藏質(zhì)量的建設(shè)。數(shù)字檔案館則朝著各種載體形式并存的方向發(fā)展，包括各種縮微載體、聲像載體、特殊載體等，這些都將大大增加數(shù)字檔案館的檔案信息資源入藏的種類和數(shù)量。而檔案館對外提供利用檔案信息服務(wù)的質(zhì)量不僅由館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量來決定，還要取決于其綜合提供利用本部門、本領(lǐng)域、本行業(yè)、本地區(qū)乃至全國信息資源中的數(shù)字檔案信息服務(wù)的能力。只有多種載體的檔案信息資源并存，才能向廣大利用者提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息服務(wù)。數(shù)字檔案館作為完全以現(xiàn)代化技術(shù)為主體享有廣泛信息資源的共享系統(tǒng)，對檔案館館藏檔案資源建設(shè)又賦予了更新的內(nèi)涵。

正是因?yàn)槿绱宋覀冋f建設(shè)數(shù)字檔案館，對于檔案工作本身而言“有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。”；對于社會發(fā)展而言“有利于促進(jìn)國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高各級政府公共服務(wù)能力，有利于促進(jìn)社會主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。”

三、數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館長期共存，互助發(fā)展

首先，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館將長期共存。一方面，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的基本職能都包括收集、整理、鑒定、保管、提供利用檔案信息資源，并采用各種手段為社會提供最大限度的服務(wù)等傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)工作。只要檔案館存在，無論如何變革，這一基本職能都不可能改變。所不同的只是傳統(tǒng)業(yè)務(wù)面向的對象是實(shí)體檔案，而數(shù)字信息資源建設(shè)面向的是數(shù)字化信息。另一方面，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”并存的現(xiàn)狀決定了數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館將共存。在電子文件的法律憑證效力和安全保障問題沒有得到完全解決之前，紙質(zhì)檔案與電子文件的“雙套制”并存保管局面的存在是必然的，并且這一現(xiàn)象將可能持續(xù)很長一段時(shí)間。即便將來某一天解決了電子文件的法律憑證效力和安全保障問題，以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)檔案仍然會由傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館來繼續(xù)永久保存。

其次，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館互助發(fā)展。數(shù)字檔案館有著多媒體存取、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)傳輸、智能化檢索、信息共享和超時(shí)空信息服務(wù)等優(yōu)勢，但也存在著電子文件的法律憑證、長期存取和信息安全等問題。實(shí)體檔案館的優(yōu)勢，恰恰是數(shù)字檔案館的局限，而數(shù)字檔案館的優(yōu)勢又恰恰是實(shí)體檔案館的局限。只有兩者做到優(yōu)勢互補(bǔ)，才能共同發(fā)展。

在檔案信息資源的建設(shè)上，實(shí)體檔案館館藏檔案原件是數(shù)字檔案館數(shù)字化檔案信息的重要來源；而數(shù)字檔案館則可通過先進(jìn)的技術(shù)手段為實(shí)體檔案館豐富館藏創(chuàng)造條件。實(shí)體檔案館收集保管的本行政區(qū)劃或本專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各立檔單位移交的檔案以及按照國家有關(guān)規(guī)定征集進(jìn)館的社會零散檔案原件，通過數(shù)字化加工，進(jìn)入數(shù)字檔案信息資源庫，成為數(shù)字檔案館數(shù)字化檔案信息中最基本、最核心的組成部分。數(shù)字檔案館的館藏內(nèi)容不但包含實(shí)體檔案館館藏檔案的數(shù)字化信息，而且還有所擴(kuò)展，它可以將Internet上的信息經(jīng)過整理后作為本館的虛擬館藏，還可與電子政府、電子商務(wù)、社會公共服務(wù)信息數(shù)據(jù)庫、企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)等建立關(guān)聯(lián)，從而為實(shí)體檔案館豐富館藏提供有效的社會檔案信息線索與途徑。

在檔案信息資源的開發(fā)利用上，實(shí)體檔案館由于缺乏有效的開發(fā)利用手段，受時(shí)間和空間的限制不能迅速、廣泛地為社會提供檔案信息服務(wù)，因此也就限制了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。數(shù)字檔案館則可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，不受時(shí)間和空間的限制，在極廣闊的范圍內(nèi)發(fā)布數(shù)字檔案信息，提供方便、快捷的服務(wù)，從而有效地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。在必要的時(shí)候，又可以通過實(shí)體檔案館收藏的檔案原件或縮微品取得真實(shí)性印證，產(chǎn)生檔案信息的法律效力。

在檔案信息的保護(hù)上，實(shí)體檔案館明顯要優(yōu)于數(shù)字檔案館。因?yàn)閿?shù)字化信息可以很容易地被復(fù)制，不留痕跡地被篡改。計(jì)算機(jī)病毒、磁場、電磁脈沖等都對數(shù)字化信息和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有破壞作用。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館經(jīng)常會遇到技術(shù)過時(shí)，需要更新硬件設(shè)備和軟件版本，需要把數(shù)據(jù)遷移到新型載體上去等問題。而在這種改變、更新、遷移的過程中很容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失。雖然我們的技術(shù)工作者已經(jīng)在采取盡可能到位的措施解決上述問題，但是仍然無法完全杜絕。但是數(shù)字檔案館可以很有效地保護(hù)檔案原件。檔案資料在經(jīng)過掃描之后，傳到網(wǎng)上提供人們利用，就可以減少人們到檔案館翻看檔案原件的機(jī)率，從而使檔案原件得到有效的保護(hù)。通過這樣的方式既提高了利用率，又可以同時(shí)供多人查閱，而且檔案原件不受影響。

在檔案信息的服務(wù)方式上，實(shí)體檔案館的服務(wù)以檔案館為中心，主要面向本單位、本地區(qū)已履行了相關(guān)手續(xù)的檔案利用者提供利用服務(wù)，其服務(wù)方式、服務(wù)對象都較為單一。數(shù)字檔案館以用戶為中心，以信息服務(wù)為主，可提供遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案利用者通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能快捷而方便地獲得服務(wù)。與實(shí)體檔案館相比，其服務(wù)方式較多樣化，服務(wù)手段較先進(jìn)化，服務(wù)面較廣泛化。可是實(shí)體檔案館的信息受時(shí)間與密級的限制不可能完全上網(wǎng)，數(shù)字檔案館中的所有信息也不是都允許自由訪問查詢的。因此對于需要利用這部分檔案的用戶來說，還必須到實(shí)體檔案館去，按照有關(guān)規(guī)定履行一定的手續(xù)才能獲得服務(wù)。可見，實(shí)體檔案館與數(shù)字檔案館在提供檔案利用的服務(wù)方式上，二者是缺一不可的，都十分重要。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館是建立在實(shí)體檔案館基礎(chǔ)之上的，數(shù)字檔案館的建設(shè)給實(shí)體檔案館帶來深刻的影響和變化，數(shù)字檔案館使實(shí)體檔案館功能得到延伸，效率獲得提高，數(shù)字檔案館使檔案館進(jìn)入一個(gè)更高的發(fā)展階段。

參考資料：

[1]《國家檔案局辦公室關(guān)于發(fā)布<數(shù)字檔案館建設(shè)指南>的通知》（檔辦[2010]116號）

[2]薛四新、張曉:“論數(shù)字檔案館的共建與共享”[J].檔案學(xué)通訊，2010年第2期

[3]胡文莉:“對數(shù)字檔案館的理性思考”[J].浙江檔案，2007年第1期

[4]王保國.“數(shù)字檔案館建設(shè)中的若干關(guān)系”[J].中國檔案，2004年第11期

[5]趙忔、陳曉輝.“對‘?dāng)?shù)字檔案館’的簡單認(rèn)識”[J].檔案學(xué)通訊，2003年第5期