高校基建會計檔案管理若干問題探析

黃 平

一、高校基建會計檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.原始資料的粘貼、裝訂不規(guī)范，不僅不易于原始資料的保管，造成憑證附件丟失的現(xiàn)象，且缺乏美觀

高校大規(guī)模的擴建，極大地增加了基建會計的業(yè)務(wù)量，改變了以往基建會計憑證一個月裝訂一本，甚至幾個月合訂一本的現(xiàn)象，并且每張憑證后附的單據(jù)也隨之不斷增多，大的諸如合同、決算等，小的像出租車票等。基建會計檔案管理人員最基礎(chǔ)的工作就是原始票據(jù)的粘貼和裝訂，由于基建會計檔案管理人員多數(shù)為兼職，且人員不夠固定，缺乏足夠的技術(shù)經(jīng)驗，往往就前來報賬人粘貼的原樣僅做一簡單的整理就裝訂成冊，結(jié)果裝出來的憑證造成“大肚子”（由于票據(jù)都粘貼在粘貼單的中間部分造成）現(xiàn)象，外觀極其難看；紙張大一點的原始資料雖然折疊成憑證大小，但不注意用剪刀檢出裝訂線，造成日后翻閱不便，甚至會出現(xiàn)將原始資料撕爛的現(xiàn)象；票據(jù)粘貼太靠粘貼紙左側(cè)不給裝訂留位置，或者裝訂太靠里造成查閱時看不到相關(guān)內(nèi)容；粘貼時所用膠水粘度不夠，原始附件時有脫落；相關(guān)合同、決算的重要附件不付憑證之后，造成日后查賬資料不全……種種現(xiàn)象表明憑證裝訂是會計檔案管理的基礎(chǔ)工作，其重要性顯而易見。

2.管理重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案

目前許多高校只注重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報表、合同的檔案管理，而對電子介質(zhì)檔案缺少必要的統(tǒng)一管理。特別是隨著業(yè)務(wù)量的擴大，為了滿足管理者的需要，軟件更新?lián)Q代比較快，對基建財務(wù)系統(tǒng)電子檔案缺少必要的存儲立檔，使得基建財務(wù)會計電子介質(zhì)檔案基本上處于空白，不利于無紙化查閱、信息共享、提高工作效率。

3.傳統(tǒng)的會計檔案移交時間與高校擴建日益增多的基建會計檔案翻閱頻率不相適應(yīng)

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案只能在財務(wù)部門的留存時間僅為一年，一般到第二年初單位檔案管理部門即會通知財務(wù)部門，要求其進行會計檔案移交工作，這同基建工程建設(shè)期長，會計處理銜接性強，頻繁的檔案查詢的特點不相適應(yīng)，而且院檔案室一般和財務(wù)處辦公地點不在同一個辦公樓或同一個校區(qū)，借閱手續(xù)又比較繁雜，日常的查詢業(yè)務(wù)給基建會計工作帶來了極大的不便。

4.管理制度不完善，憑證時常有遺失現(xiàn)象

由于財務(wù)處的檔案管理很難引起領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員大多都是“閉門造車”，得不到專業(yè)的培訓(xùn)，僅憑經(jīng)驗進行管理，難免造成管理上的漏洞。比如檔案查閱制度不健全，隨意翻閱、外借，憑證查閱后不能及時歸位，會計憑證遺失現(xiàn)象時有發(fā)生，對于高校基本建設(shè)來說，多數(shù)業(yè)務(wù)基本都是龐大的支出，一旦原始資料丟失，由此引起的經(jīng)濟損失是十分慘重的。

二、加強高校基建會計檔案管理工作的辦法

1.財務(wù)處應(yīng)當安排專人負責基建會計檔案的管理工作，并保持會計資料相對的穩(wěn)定性

俗話說“熟能生巧”，穩(wěn)定的檔案管理人員在日常操作中會積累許多好的經(jīng)驗，進而不斷完善檔案的管理工作。目前我校財務(wù)處就有專門的會計檔案管理人員，長時間的基本操作加上潛心研究，我校財務(wù)檔案管理人員摸索出一套比較可行的基本操作辦法。首先，學(xué)院財務(wù)處統(tǒng)一印制了票據(jù)粘貼單，大小與記賬憑證紙相同，左側(cè)2公分處做好裝訂線標記，并標明“請將票據(jù)自上而下、自右而左錯開依次粘貼”字樣，對經(jīng)常報賬的人員實行簡單的粘貼指導(dǎo)，如膠水盡量使用粘度比較高的，小票粘右邊，大票粘左邊，上下左右均不可超出粘貼紙的邊緣，票據(jù)粘貼的距離可根據(jù)單據(jù)的多少而定，多則密粘，也可多粘幾張粘貼單，少則疏粘，左邊粘貼時不能超過裝訂線，這樣粘出的票據(jù)不但不會出現(xiàn)“大肚子”，還避免了票據(jù)重要內(nèi)容被裝訂住看不到的現(xiàn)象；紙張比較大的原始資料應(yīng)按憑證紙的大小進行折疊，左邊留好裝訂的位置并用剪刀自上而下或自下而上沿裝訂線將折疊部分剪開（注意不要剪到附件內(nèi)容），以便日后查閱時容易打開資料，不至于撕爛；整冊憑證整理好后，如果左側(cè)較右側(cè)薄，可適當加墊些小的硬紙片以平衡厚度，這樣裝訂出來的憑證冊就像一本精致的小書，既美觀又耐用，而且還保證了原始資料的完整性；又厚又大的合同、決算等資料應(yīng)將其重要的頁面復(fù)印放置在原始憑證之后，并注明“合同另存”或“決算另存”字樣，如工程決算入賬時可將“工程決算書”中的審計部門出示的審計報告主頁及顯示建設(shè)單位、施工單位、審計單位簽章并有決算總數(shù)據(jù)的頁面復(fù)印附憑證后，其他相關(guān)明細資料可以工程項目名稱單獨分類另存，在其頁面上可表明相關(guān)的憑證號，隨憑證一起交到檔案室統(tǒng)一管理，以便于日后查詢。

2.建立高校內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)基建會計檔案信息化管理

在基建會計檔案歸檔和移交時，應(yīng)將同一份檔案電子版同時歸檔和移交，在高校相關(guān)職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，將電子基建會計檔案上網(wǎng)，這樣可以滿足相關(guān)職能部門的日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報表的需要，從而達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便高效的目的，既避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于電子檔案資源的統(tǒng)一管理，極大地提高了工作質(zhì)量和工作效率，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、有效的信息支持。

3.根據(jù)實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務(wù)處的保存時間

根據(jù)基本建設(shè)工期較長的特點，原財務(wù)處可臨時申請院檔案室延長基建會計檔案的保存時間，一般來說一個基本建設(shè)項目兩年之內(nèi)基本上完工并決算完畢，為了方便資料查詢，筆者認為基建會計檔案在財務(wù)處的保存時間可延長至兩年，由于目前高校基建會計與事業(yè)會計實行的會計準則不同，會計處理仍然是兩套賬，基建會計檔案裝訂成冊、編號等和事業(yè)會計檔案互不影響，因此適當延長基建會計檔案的移交時間并不影響事業(yè)會計檔案的移交期限，從而為基建會計人員的查賬工作帶來了極大的便利，既能提高工作效率，又能為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準確的相關(guān)會計資料。

4.建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

建立健全會計檔案管理制度，加強基建會計檔案的管理。嚴格基建財務(wù)會計檔案的查閱、復(fù)印、外借手續(xù)，基建會計檔案只限本院的基建會計人員查詢，原則上不得外借，如有外單位特殊需要申請查詢、復(fù)印，須報經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準并履行登記手續(xù)（填制：檔案借閱（復(fù)印）登記表）后方可查詢，實際操作由基建會計人員來完成。未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，任何相關(guān)工作人員都不得泄露基建會計檔案秘密。除此之外，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案的管理工作，加強會計檔案管理人員的技能培訓(xùn)，為會計檔案管理者多提供一些向兄弟院校學(xué)習的機會，取長補短，通過多渠道的學(xué)習培訓(xùn)提高會計檔案管理人員的實際工作能力及責任心，更好地為學(xué)院服務(wù)。

目前，高校基建財務(wù)管理和基礎(chǔ)工作正在規(guī)范化的建設(shè)過程中，高校基建會計檔案管理是其中一個極其重要的環(huán)節(jié)，也是學(xué)院持續(xù)發(fā)展的主要組成部分，新的形勢給我們帶來了新的挑戰(zhàn)。讓我們從基建會計檔案管理這項基礎(chǔ)工作抓起，不斷完善各項基建會計管理制度，為學(xué)院的健康發(fā)展提供可靠的保證。