淺談電算化會計與手工會計的比較分析

曾 萍

一、概念的由來與含義

會計電算化，是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。會計伴隨人類發展的歷史證明，從國家的興衰安危，企業的起落成敗到家庭的治家理財，會計都扮演著重要的角色。早期的會計，只限于記賬方法和事項處理程序的研究，這是同當時的經濟發展水平相適應的。會計是以貨幣為主要計量單位、綜合反映和監督經濟活動過程的一種管理活動，它是經濟管理的重要組成部分。經濟愈發展，會計愈重要。會計是一個信息系統，會計工作就是對會計信息的確認、輸入、加工、存儲和輸出的管理活動。

二、存在的問題

在電算化會計信息系統環境下，與手工會計系統相比大為減少，賬務處理結果及數據文件都存儲在計算機或磁盤等電子介質上，不像手工會計系統那樣直觀，特別是在磁盤上更改數據不會留下任何痕跡，而在計算機內部，會計數據無論是形態還是結構卻發生了變化，這對會計數據的真實性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現舞弊行為，后果將是嚴重的和難以發現的。目前，在會計工作實踐中，電算化會計信息系統內部控制存在的問題主要表現在以下三個方面。

1.數據的安全性差

（1）一部分單位雖然設置有不同的財務分工，卻往往是一個操作員身兼數職，可以以不同的身份進入系統進行不同的操作，這樣財務分工的控制就名存實亡。

（2）未經授權的計算機專業人員可以利用計算機技術和網絡技術輕易地瀏覽各種數據文件，造成會計機密數據被泄漏。

（3）會計數據文件大量地保存在磁性材料中，一旦發生火災、水災、盜竊之類的事件，就可能使全部數據丟失和毀損；同時磁性材料對外界環境的要求比較高，要防火、防水、防磁和防塵，對環境溫度也有一定要求，因此增加了數據的脆弱性。

2.差錯的反復性和嚴重性

手工會計系統中數據處理環節分散于多個部門、多個員工，一個部門或人員的差錯往往可以在下個環節發現和糾正。電算化系統數據處理自動化、集中化，再加上計算機運行的高速性、程序運行的重復性，使得處理結果一旦發生錯誤，往往就會在短時間內迅速蔓延，造成多種數據文件、賬簿及整個系統的會計數據失真，并且可能使系統出現反復性差錯。

3.管理和監督的有效性差

根據財政部的有關規定，以計算機代替手工記賬的單位必須達到一定條件，并且需要經有關財政部門或上級主管部門的審批；運用互聯網輸出、輸入或處理數據，還需要到公安部門登記注冊。

三、電算化會計與手工會計的區別及聯系

1.主要區別

（1）工具不同。（2）信息載體不同。（3）記賬規則不同。（4）賬務處理程序不同。（5）會計工作組織體制不同。（6）人員構成不同。手工核算下的人員均是會計專業人員，會計電算化中的人員將由會計專業人員、計算機軟件、硬件及操作人員組成。（7）內部控制方式不同。

2.主要聯系

（1）系統目標一致。（2）采用的基本會計理論與方法一致。（3）遵守會計法規及財經制度。（4）會計數據處理技術的基本功能相同。（5）都要保存會計檔案。（6）編制會計報表的要求相同。

四、手工會計向電算化會計轉化的必然性

開展會計電算化，是促進會計基礎工作規范化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。會計電算化與手工操作相比有許多的優越性。（1）減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率。（2）使會計工作更加規范，提高了會計工作的質量。（3）促進工作職能的轉變，促進財會人員素質的提高。

采用電子計算機后，提高了會計工作效率，財會人員可以有更多的時間和精力參與經營管理，從而促進了會計工作職能的轉變。會計電算化的開展，一方面要求廣大財會人員學習電子計算機應用知識；另一方面也使財會人員有了脫產學習的機會，這必然使廣大財會人員的素質，隨著會計電算化的開展而逐步提高。為整個管理工作現代化奠定了基礎會計信息占企業管理信息的大部分，而且多是綜合性的指標。首先，實現會計電算化后，為企業管理現代化奠定了重要的基礎，可以帶動企業管理現代化的實現；其次，行業、地區實現會計電算化后，大量的經濟信息資源可以得到共享，通過計算機網絡可以迅速了解各種經濟技術指標，提高經濟信息的使用價值。