基于Lotus Domino的企業OA系統解決方案研究

何江艷

基于Lotus Domino的企業OA系統解決方案研究

何江艷

在全球計算機網絡、多媒體技術等信息科技迅速發展的21世紀，尤其是當2008年席卷全球的金融風暴爆發后，企業面臨著前所未有的挑戰。新形勢下，建立高效、安全、易于操作的電子化辦公平臺環境是企業參與市場競爭的必備條件，也是企業管理現代化和決策科學化的需要。Lotus Domino/Notes在知識管理、協同工作及安全機制方面有著獨特的優勢，是當今國內外最流行的協同辦公群件產品之一。

一、OA發展現狀

OA（Office Automation）即辦公自動化，是指利用計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化的辦公設備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現辦公活動的科學化、自動化。上世紀70年代中期，發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的問題，提出辦公自動化的概念并逐漸發展成為一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進的計算機及網絡技術，提高人們對辦公業務的處理效率和質量，達到提高工作效率，方便管理和決策的目的。辦公自動化的應用是企業管理現代化的標志之一。

隨著計算機及網絡技術不斷更新發展，辦公自動化應用范圍也愈來愈廣。從上世紀80、90年代以傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用為主體的第一代辦公自動化，到90年代中期以電腦為主的文檔存儲、排版及輸出，用電腦對人事、財務等進行管理的第二代辦公自動化，再到21世紀以知識管理為核心，融信息處理、業務流程和知識管理于一體的第三代辦公自動化，經過30多年的發展，其內涵也在不斷地豐富和發展。辦公自動化已經從以前只是在機關的辦公系統發展到現在各企業和各種工作部門都需要的辦公系統。

二、Lotus Domino簡介

Lotus Domino/Notes（簡稱Notes）系統是由Lotus公司開發的用于實現OA的平臺。它是以文檔為中心、以郵件為聯系紐帶的工作流產品、也是世界上最先進的通信處理軟件和群件產品；它是單一架構的企業級通信、Internet/Intranet應用平臺的首選，核心是通信和工作流。Lotus Domino/Notes以其先進、單一結構的文檔數據庫和完善的電子郵件體系、工作流自動化開發和標準的Web應用服務器三大技術優勢，提供了一種集成的Web服務應用開發環境。自1989年走向市場以來，Notes憑借其提供給企業的信息通訊平臺、文檔數據庫、工作流自動化功能模版豐富，具有高度的可靠性、安全性和靈活性，實現了OA的4C理念——溝通、協作、控制、創造和方便。Lotus Domino已成為辦公自動化的代名詞。

三、廣東南方通信建設股份有限公司全省OA綜合管理信息系統建設方案

“A通信建設股份有限公司綜合管理信息系統”（以下簡稱“系統”）是一個綜合大型管理信息系統，它涵蓋了公司絕大部分業務流程，具有數據流量大、涉及面廣、處理流程繁瑣多變的特點。

1.系統需求分析

系統需求分析就是對項目全面調研，以確定OA綜合管理信息系統的功能和目的，這是系統設計的基礎，是建設系統的基礎。隨著“電信九七工程”的進一步深化，電信管理部門相繼建立了多個大型數據庫，掌握了大量信息資源，基本實現了“全國——省——市——地區”四級行政機關辦公的互連互通，特別是部分省市完全實現了電子化辦公，極大地提高了工作效率。為應對市場競爭環境的變化，進一步規范公司作業環境，完善質量管理體系，公司經審慎研究后決定建立全省綜合管理信息系統。

2.系統目標分析

A通信建設股份有限公司希望通過建立全省OA綜合管理信息系統，減少失誤與重復勞動，縮短辦理周期，實現提高效率和科學管理，從而最終達到加強管理，優化流程，提升公司綜合競爭力的目的。具體而言，通過方案的設定和系統的實施，公司期望獲得如下的8個方面投資回報：（1）消除物理上的隔閡與制約；（2）減少各級管理人員的精力；（3）降低工作失誤與重復勞動；（4）縮短文件辦理周期，提高工作效率；（5）優化業務流程，規范工作模式；（6）完善ISO9000質量管理體系；（7）人員分工明確，工作職責清晰；（8）改善客戶服務，提高客戶滿意度。

3.系統結構設計

（1）公司組織機構

A通信建設股份有限公司（以下簡稱“公司”）是經廣東省人民政府批準，于1993年10月創建的廣東電信屬下唯一一家股份制企業，從事通信網絡建設及相關技術服務的高新技術，主要承擔設備安裝調試及維護、通信網絡優化、通信信息技術支持及進行電信增值業務的應用開發等。

（2）系統結構設計核心思想

根據上述公司組織結構，系統設計的核心思想是將公司作為一個有機的整體，從整體優化的角度出發，通過運用科學的方法把各種資源和工作流程各環節實行合理有效的計劃、組織、領導、控制和協調，使它們在管理活動過程中協調有序，并充分發揮作用。其最終目的是：既要連續均衡地進行工作，又要根據實際情況，最大限度地降低工作過程中一切無效的勞動和資源的浪費，進而提高管理水平和經濟效益。

（3）系統模塊設計

信息作為關鍵資源對企業的生存與發展具有無比的重要性。如何有效利用信息、增強競爭實力是企業一直在考慮的問題。而一整套卓越的應用解決方案，將在企業的發展過程中起到舉足輕重的作用。企業的每一項及時、準確的企業決策，都需要一個完善的信息管理系統相支撐。它不僅能夠幫助企業處理日常業務，更可加強企業在計劃和運籌方面的能力，提高企業運作效率，增強企業綜合競爭力。

4.系統網絡體系結構

公司OA系統以LOTUS DOMINOR6.01為計算平臺，采用瀏覽器/服務器（B/S）模式，建立起最有效滿足用戶的計算環境。B/S模式是一種以Web技術為基礎，把傳統C/S模式中的服務器部分分解為一個數據服務器與一個或多個應用服務器（Web服務器），從而構成一個三層結構的客戶服務。

為適應公司辦公和業務數據處理量的逐年增加，以交換式快速以太網為主干形成一個完整、協同的網絡系統，以提供建立大型交換式內部網絡所需的擴展性、靈活性和冗余性。為保證大容量數據和關鍵業務的正常運行，利用目前世界最先進的CLUSTER（群集）技術，提供動態負載平衡、不間斷訪問和輕松升級的強大功能。

5.系統實現

（1）系統性能要求及培訓安排

在主機性能方面，充分考慮CPU與內存的配置對系統性能的影響，保留一定的余量。在內存配置方面，分段分量進行合理設計，建立較多的緩存空間。在硬盤配置方面，在既要保證數據安全，又要提供較高的數據訪問速度的情況下，磁盤鏡像成為最好的解決方法。

作為日常辦公平臺，必須面對公司所有的員工，因此系統的操作盡量設計得簡單易懂，確保各類員工均能完成操作任務。為順利推行此套系統，按照開發及推廣進度，每開發完一個階段，即刻安排相關部門及員工進行培訓，培訓時間大致安排為1～2天，降低了用戶的使用門檻，消除了不信任和畏難情緒。此外，為了適應兼容性的要求，系統也充分考慮了移植性，確保建成后的系統可自由向其它平臺平滑移植。

（2）系統實現機構保障

為確保系統推廣過程順利進行，公司從各個職能部門抽調人手，組成專業小組，由公司高層領導直接牽頭，各部門主管及部門專人兼職人員共同配合，負責板塊設計及內容的定位，以及部門內員工日常操作使用的推廣，有了機構的保障，則既降低了推廣成本，又縮短了認識差距，為系統逐期建設創造了良好的環境。

6.系統建設中的問題及解決方案

系統建設開發階段，或多或少的也存在著一些問題，主要表現在以下幾個方面：①系統建設開發規劃還未直接放入企業的整體發展規劃中，難免在建設中出現滯后性；②系統的設計和開發涉及公司管理的方方面面，單純的技術性投入已無法滿足到發展的需要；③各職能部門的專業系統板塊與主系統間的信息難以達到共享和對稱，造成信息橫向聯系缺乏，對創造更大經濟效益造成障礙；④隨著系統進一步的開發，因為人員的技術及操作水平參差不齊，致使推廣和培訓工作難度加大，新開發的模板推廣速度受阻；⑤原有的慣性管理與系統的科學管理產生碰撞，造成局部利益與整體利益間無法達成統一；⑥系統愈深入，則對于維護的要求和安全管理的要求更嚴格，鑒于此，必須盡快對擁有“自己”的專業技術隊伍或是選擇外援進行選擇和確定。

四、結束語

經過充分的調研、設計、開發、培訓、試運行、應用及逐步優化等近三年的研發推廣過程，公司綜合信息管理系統基本框架搭建基本完成。作為一個較大的系統工程，該項目實施周期長（計劃分三期，已完成二期），內容較多，因此在總體規劃的基礎上，主要采取分階段、分步驟進行實施，以做到系統的連續性、一致性、完整性。通過一、二期的逐步完善和經驗總結，系統的推廣和使用，已基本達到初期期望目標，各功能模塊運行良好，管理流程得以優化，工作效率顯著提高，員工對系統的認知度得到顯著提高。系統的建設為企業的信息化建設奠定了堅實的基礎。

（作者單位：廣東南方通信建設有限公司海外事業部）