巧用一個函數式快捷完成考試監考表的編排

吉林省樺甸市二道甸子中心校 李順榮

Excel是一款多功能的電子表格軟件，其強大的統計功能多運用于數據統計。筆者在學校教導處工作，與一位經常在專業電子刊物發表文章的資深老師結成師徒。并在其指導下，運用電子表格，高效、快捷地完成全校的學生成績統計工作。

隨著辦學水平的不斷提升，我校的教學班級越來越多，每逢考試的時候利用手工編排監考人員表就會頗費周折，于是想起這款軟件。經師傅的指點，不斷地摸索出新功能，拓展Excel的統計功能，只利用一個函數公式，設計了一套能夠迅捷安排考務工作人員的表格模板。有了這個能夠自動統計教師分工的模板，避免了出現監考場次不均，同場人員重復，同科教師監考的事情。

現將此制作的方法分享給大家。

首先，在同一工作表中建立兩個電子表格，如圖1，圖2。

然后在表①A2－H2中輸入：年級、人數、考場、考試科目、考試時間等相關項目名稱。

在表②K5－P5分別填入：教師姓名、監場總數、數學、語文等考試科目名稱。

在K1O－K7O列內輸入單位教師姓名，在L1O內輸入函數：“=COUNTIF(E5:H7O,"=王萍")”，COUNTIF是Microsoft Excel軟件中的一個函數，能對指定區域中符合指定條件的單元格計數。在這里函數的定義是統計表①E5－H7O區域內教師“王萍”的個數，以此數據統計教師“王萍”的監考場次總數。

在M1O輸入函數“=COUNTIF(E5:E7O,"=王萍")”，此函數的定義是統計E列內教師“王萍”的數量，出現數值“O”為空場，出現數值“1”為正常，出現大于“1”的數字，表示排列重復，需要重新調整。

以下類同，利用“填充柄”復制相應函數。

這樣就做好一張可以排列監考人員的電子表格模板。

此電子表格模板使用方法：

圖1

圖2

1.在k1O輸入學校全體教師姓名。

2.利用逐一復制教師姓名，粘貼到表①E5-H7O相應表格內的方法，按工作要求編排監場順序，或者直接輸入教師姓名進行編排。這時，表②中的數字自動發生變化，如果表②中相應數列中出現大于“1”的數字，就是該行的教師編排重復，需要調整表①對應教師所在列的位置。

3.根據表②L列出現的數字，調整教師，平衡工作量。

此模板只利用了Excel軟件中的COUNT-IF一個函數，稍有電腦基礎就可以設計出來，簡單實用。按以上設置做成的模板，考試前只要將所有教師輸入表格內，在相應監考科目下填入教師名字即可，能夠快速調整教師，完成考務安排。下次考試前，只需輸入調整后的教師名單，便能即刻編排，投入使用。