淺談報告書數據表編寫及排版中的技巧

鄺仕升 陳火林

(江門市環境監測中心站，廣東 江門 529000)

1.引言

編寫環境質量報告書是一項內容繁雜、協作緊密且工作量十分龐大的工作。通常其不同的章節由不同的編寫人員負責完成，最后匯總形成一個完整的圖文并茂且內容豐富的word文檔。在這個編寫匯總的過程中經常會遇到各種各樣的問題。這里淺談一二。

2.數據表

一般情況下，報告書頁面設置要求是縱向，頁眉、頁碼分別處在上下位置，當碰到列數多或寬度大的數據表時則需要將表格旋轉縱向豎放，這時為了同時滿足以上頁面設置要求，word則表現得力不從心。常規解決方法把該數據表頁頁面設置設為橫向，表格橫向，但頁眉、頁碼只可橫向，分別位于表格的上下位置，即紙張同正文文字內容的頁面一同縱向放置時，處于紙張的左右兩側，嚴重影響了整本報告書的完整性、統一性和美觀性。

如果要實現頁面設置為縱向格式，而數據表縱向豎放，常規方法是對Excel做好的數據表進行截圖，然后將其插入word文檔中指定頁面內，調整其旋轉角度和大小，就能達到頁面縱向且表格豎放的要求。但打印結果顯示，該表格圖片的清晰度非常低，數字模糊不清。

下面介紹一種方法，不但可滿足頁面縱向，數據表豎放的要求，還可實現打印字跡清晰的完美效果。

操作步驟如下：先在Excel中制作好數據表；點擊工具欄的“工具”，選定“自定義”；在“自定義”窗口選擇“命令”選項；在“類別”對話框點擊“工具”；在“命令”對話框找出“照相機”，用鼠標拖至Excel表工具欄，出現“照相機”圖標；選定整個數據表區域；點擊Excel表工具欄“照相機”圖標；將光標移至附近空白單元格區域，單擊左鍵，生成一副與原數據表一模一樣的動態鏈接圖片；把該圖片復制、粘貼至報告書word文檔中。設置圖片旋轉角度(-90°)、大小、版式。

此方法制作的圖片主要優點如下：

a、圖片為動態鏈接圖片，隨著原始數據表內容修改，圖片內容實時更新且格式始終與原始數據表保持一致，后續的修改和編輯相當方便；b、圖片為矢量圖，無論放大或縮小，無論旋轉角度如何設置，其清晰度均保持不變，并與正文文字內容保持一致，有別于一般截圖放大后字跡明顯模糊的特點。

引申：Excel表的照相機是一個極強大的功能，可以推廣到很多方面的使用。

1、在同一個工作表，有時由于橫列太多，我們需要的數據往往不在同一頁面，這時使用照相機功能，拍照多個不同單元格在一起，方便查看比較，省去編寫公式的麻煩。2、在同一個Excel工作簿多個不同的工作表，甚至是多個不同的工作簿，內容格式都是一樣的，只是年份和內容不一樣，而現在只需要每個工作表或者工作簿的部分內容，這時可以分別拍照放在一起查看或者打印，極大提高工作效率。

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3、可以設置在任何位置隨意打印，效果滿意。

4、數據實時更新，原始數據改變，拍照圖片也跟隨改變。

3.匯總在一個word文檔，不同章節的連接要求：章節之間插入圖片，無頁眉和頁腳，但全文頁碼需連續；頁眉內容為章節名稱，因為打印為雙面打印，因此頁眉和頁腳位置需設置為每頁翻頁的外側。

操作步驟：第一章插入圖片，點擊工具欄的“視圖”，選定“頁眉和頁腳”，增加頁眉和頁腳。在頁眉和頁腳均打一空格，因圖片不設頁眉和頁腳，但仍作為全文第1頁。

點擊工具欄的“文件”，選定“頁面設置”，選擇“板式”選項，在“節的起始位置”選擇“奇數頁”，在“頁眉和頁腳”選擇“奇偶頁不同”。

第一章第一節，點擊工具欄的“插入”，選定“分隔符”，選擇“下一頁”按確定。光標出現在新生成的一頁頁首。

點擊工具欄的“視圖”，選定“頁眉和頁腳”，增加頁眉和頁腳。光標出現在頁眉，頁眉上標注有“偶數頁頁眉-第2節-”、“與上一節相同”，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“鏈接到前一個”，把鏈接斷掉，“與上一節相同”消失，在頁眉上輸入第一章第一節名稱；光標移至頁腳，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“鏈接到前一個”，把鏈接斷掉，“與上一節相同”消失，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“插入頁碼”，再點擊“設置頁碼格式”起始頁碼設置為“2”。本節由第2頁開始。

注：頁眉的節和全文內容的節是兩個不同的概念。

長按Enter，光標至下一頁（第3頁），雙擊光標進入頁眉，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“鏈接到前一個”，把鏈接斷掉，“與上一節相同”消失，在頁眉上輸入第一章第一節名稱；光標移至頁腳，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“鏈接到前一個”，把鏈接斷掉，“與上一節相同”消失，在“頁眉和頁腳命令窗口”點擊“插入頁碼”。

在偶數頁把頁眉和頁腳設置為靠右，在奇數頁把頁眉和頁腳設置為靠左。

把第一章第一節的內容復制粘貼進來。

下面章節步驟同上所示。

有個必須注意的事項：打印預覽時有時會出現空白頁的情況，但在文檔中卻沒有這空白頁。原因是插入分隔符的每一節出現不是奇偶交替的情況，例如頁眉連續2個奇數頁，第一個奇數頁后面word文檔默認了一個偶數頁，所以預覽時會出現這個偶數頁的空白頁。文檔全文必須保證插入分隔符的每一節都是奇偶交替的。

4.結論

在日常環境監測分析工作中，將獲得大量的原始數據，但這些數據并不能被政府、環保職能部門直接使用，需要將其匯總和分析統計等提煉加工后形成圖表和統計結果，最終以報告書的形式完整的表達出來。利用本文討論的技巧，將大幅提升報告書數據表和版面設計的編寫能力，縮短報告書編寫周期，提高報告書整體質量和水平。當然，在繁雜的報告書編寫過程中肯定還會有更多更好的技巧和方法，這有待我們不斷地去研究和探索。

[1]劉爽，王巍慈，藏芝玉.《Word 文檔編排大師》.中國鐵道出版社,2009.

[2]張宇民.《Word 2010高效排版技巧速查手冊》.電子工業出版社,2011.

[3]九州數源.《Excel 2007函數、圖表與數據分析》.清華大學出版社,2009.

[4]Excel Home.《Excel 應用大全》.人民郵電出版社,2011.