實施文獻資源質量工程的設想與探索

張芳寧

(長安大學圖書館,陜西 西安 710064)

1 文獻資源質量工程的內涵

質量工程(Quality Control Project)是為策劃、控制、保證和改進產品的質量,將質量管理理論與相關專業(yè)技術相結合而開展的系統性活動,[1]是當代社會為了適應經濟技術迅猛發(fā)展和市場競爭空前激烈的迫切要求而產生的重要建設項目。“高等學校本科教學質量與教學改革工程”就是我國為了深化教學改革、提高教學質量而開展的一項教育質量工程建設項目。這項質量工程覆蓋面廣,內容豐富,在全國1 000多所高校中推行,是包含了眾多建設項目的系統工程,[2]力圖通過立項建設來全面加強學科建設和提高科研水平。由此可見,質量工程是對項目進行嚴密質量控制的一系列技術與方法的總稱,它從市場需求分析著手,采用科學的質量策劃方法對每個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化設計,用有效的過程控制方法進行監(jiān)控和管理,以達到最優(yōu)的效果。

在科學技術高速發(fā)展,競爭日趨激烈的當今社會,圖書館要把“質量”追求放在突出位置,樹立科學、全面、富于時代感的質量觀。而文獻資源建設是高校圖書館建設的主要內容,文獻資源的學術水平和學術價值直接影響著圖書館對學校教學、科研的貢獻率,體現著圖書館的價值和影響力。因此,把質量工程模式引入圖書館建設中,構建符合圖書館基本發(fā)展規(guī)律的、規(guī)范且完整的文獻資源質量工程體系,通過科學規(guī)范的實施達到質量有效控制,能夠有力推動圖書館文獻資源建設目標的實現。

文獻資源質量工程體系的具體構建可以從分析圖書館文獻資源結構入手,通過對文獻資源建設每個系統環(huán)節(jié)具體內容的細致研究,查找不適應當前建設發(fā)展的問題和矛盾,設計并實施有針對性的工程項目,深入研究能夠充分發(fā)揮各個環(huán)節(jié)作用的方法,并形成制度、規(guī)范和標準,最后對工程項目的全部過程做出恰當的效果評價。

2 文獻資源質量工程系統環(huán)節(jié)的劃分

文獻資源質量工程是一個系統項目,要通過對圖書館文獻資源建設每個系統環(huán)節(jié)對文獻資源質量影響力大小的分析,有針對性地設立分項或合并的主題工程項目。通過項目的實施與評價,查找制約文獻資源建設的根本原因,研究提高文獻資源質量的具體方法,使各個環(huán)節(jié)能夠協調、高效運轉,形成一個前后呼應、相互促進的統一體。因此,實施文獻資源質量工程的第一步就是劃分好系統環(huán)節(jié)。高校圖書館的文獻資源質量工程劃可分為 5個系統環(huán)節(jié)。

2.1 首要環(huán)節(jié)——規(guī)劃與人才

任何一項工程都少不了規(guī)劃和人才,質量工程更是如此。規(guī)劃是質量工程的指導目標,人才是質量工程的實施保障。規(guī)劃的制訂,首先要求定位圖書館的服務對象和核心目標;其次,要明晰圖書館現有館藏資源的結構和發(fā)展方向;最后,制定具體規(guī)劃,密切結合本校的專業(yè)設置及學科建設重點,兼顧文理學科及師生業(yè)余文化需求,為本校教學科研、人才培養(yǎng)、素質教育、知識管理提供優(yōu)質服務,慎重而科學地制定出文獻資源質量工程項目實施的規(guī)劃。人才是系統工程中具備先進理念和精湛技能的實施者,包括管理者和執(zhí)行者。圖書館文獻資源質量工程中的管理者負責制定規(guī)劃、指導工程;執(zhí)行者負責各個業(yè)務環(huán)節(jié)的質量控制,實施工程項目運作。兩者相輔相成、密切協作,保證了文獻資源質量工程的順利進展。

2.2 重點環(huán)節(jié)——招標與采訪

高校圖書館文獻資源招標采購已是大勢所趨,其成功與否對圖書館文獻資源質量起著關鍵性作用,是文獻資源質量工程系統的重點環(huán)節(jié)。招標決定著質量工程各個系統環(huán)節(jié)是否能順利運行,同時由于競標書商的實力、規(guī)模、信譽、承諾對圖書館文獻資源的質量有潛在風險,因此,對招標進行有效控制才能夠保障文獻資源的質量。采訪對圖書館整個文獻資源質量具有總體協調、優(yōu)化結構、指導改進的作用,決定了圖書館藏書體系的科學性,在文獻資源質量工程體系中處于絕對重要的位置,是各項業(yè)務環(huán)節(jié)有效開展的基礎和保障。

2.3 基礎環(huán)節(jié)——編目與加工

文獻資源的編目與加工是質量工程體系中的基礎環(huán)節(jié),加強這個環(huán)節(jié)的管理能夠確保文獻資源的使用效果。條碼、書標是否端正,館藏圖章是否清晰,文獻 MARC數據是否標準,每項細微工作的好壞都能給讀者帶來不同的感受。編目既能反映出圖書館業(yè)務工作的標準化程度,又能最直觀地折射出圖書館專業(yè)水準的高低,決定和影響圖書進入流通后的利用價值。

2.4 中心環(huán)節(jié)——典藏與流通

文獻資源質量工程的實施將遵循“從讀者中來,回讀者中去”的思想,堅持把“讓讀者滿意”效果作為考量文獻資源質量的核心標準。典藏工作的原則是要照顧各種類型讀者的文獻需求,使文獻利用率達到最大化,保障館藏結構系統的完整性。[3]典藏的合理化是讀者充分利用文獻的關鍵所在,要從最方便讀者使用、最能有效控制文獻流動、最大限度發(fā)揮文獻的利用價值[4]以及最少圖書館文獻資源管理成本等多方面思考和加強圖書館的典藏工作。流通環(huán)節(jié)能夠通過面對面的方式接收讀者的閱讀信息,及時向采編環(huán)節(jié)反饋文獻資源的使用及需求狀況,通過對讀者的引導和協助,使讀者能夠在第一時間找到所需要的文獻資源,提高文獻的利用率。

2.5 保障環(huán)節(jié)——監(jiān)督與評價

監(jiān)督貫穿整個質量工程,是保證質量工程有效運轉的重要手段,具體包括制度規(guī)范的制定和執(zhí)行兩方面。制度規(guī)范的制定要與時俱進,根據學校學科專業(yè)的發(fā)展和圖書館文獻資源建設方向來不斷改進和修訂,以保證制度規(guī)范的標準性、科學性、實用性和前瞻性。在執(zhí)行上要加強各個環(huán)節(jié)的內在聯系和注重流程技術銜接,遇到新問題時要深入研究,確立解決方案,及時完善制度內容。評價環(huán)節(jié)是對圖書館文獻資源質量工程中的規(guī)劃是否具有真實性和可操作性,人才是否被合理使用,采訪、編目是否規(guī)范,典藏及流通是否適應學校學科專業(yè)的分布,以及讀者服務滿意度調查等方面進行綜合評價的過程,是對工程項目實施成果的真實反饋。

3 實施文獻資源質量工程具體步驟的研究

3.1 創(chuàng)新理念,確立科學思路

文獻資源質量工程的實施是高校圖書館改革發(fā)展模式下的理念創(chuàng)新,它符合高等教育的基本規(guī)律,也是高校圖書館建設發(fā)展的內在要求。創(chuàng)新的管理理念必須要形成科學的建設思路,文獻資源質量工程建設要把握好三個層面的內涵與關系:一是圖書館領導層的宏觀規(guī)劃與決策。領導層要將“質量工程”運作的方法要點與文獻資源建設緊密結合,總體部署和規(guī)劃圖書館文獻資源質量工程的具體實施步驟。二是圖書館各個業(yè)務層的自主完善與提高。業(yè)務層要結合各自環(huán)節(jié)的分項工程內容,不斷提升加強專業(yè)技術水平,確保質量工程每個分項環(huán)節(jié)都取得最優(yōu)效果。三是圖書館讀者層的獲益與反饋。讀者層是質量工程的服務對象,讀者對文獻資源質量的評價是檢驗質量工程實施情況的重要標準。對這三層內容及其相互之間的關系進行正確把握,圖書館才能形成科學的思路和方法,奠定圖書館文獻資源質量工程的實施基礎。

3.2 正確把握文獻資源質量工程及其系統環(huán)節(jié)的關系

系統環(huán)節(jié)是根據圖書館文獻資源質量工程建設的目標和內涵科學劃分出來的,這些系統環(huán)節(jié)構成了文獻資源從進入圖書館一直到讀者利用的全部過程,涵蓋了圖書館文獻資源建設所涉及的方方面面。每一個系統環(huán)節(jié)都是文獻資源質量的影響因子,它們既有區(qū)別又緊密相連,各有側重方向和獨特作用,彼此之間又必須相互協作、缺一不可。系統環(huán)節(jié)的劃分也是為了科學設立文獻資源質量工程的分項建設項目,是一個由面到點的規(guī)劃過程。分項建設項目的根本目標是為了保證系統環(huán)節(jié)質量的最優(yōu)化和實現系統環(huán)節(jié)價值的最大化,通過單獨或合并系統環(huán)節(jié)實施的所有分項建設項目,最終組合構成文獻資源質量工程的全部內容(見圖 1)。

圖1 文獻資源質量工程結構層次示例

3.3 合理設立質量工程分項項目

要實施科學、嚴謹、務實的文獻資源質量工程,就要依托館藏結構特色及資源優(yōu)勢,結合圖書館文獻資源建設發(fā)展趨勢和目標,科學設立與系統環(huán)節(jié)相關的質量工程分項項目,以質量為中心,嚴格把關、全面分析、精心設計、彰顯特色、科學規(guī)劃、突出重點、優(yōu)化組合。每個質量工程分項項目對質量工程總項目都有很大的影響和制約作用。設立質量工程分項項目的方法可以靈活多變,根據系統環(huán)節(jié)逐個設立與之相對應的質量工程分項項目,也可以合并綜合立項(見圖 2)。

圖2 設立質量工程分項項目示例

3.4 文獻資源質量工程指標評價體系

驗收和評估是對工程項目完成情況進行有效跟蹤和管理的重要環(huán)節(jié)。[5]在每一個工程項目周期完成后,都應該接受驗收和評估,即運用科學的評價模式來強化對文獻資源質量工程整體過程的有效監(jiān)控。可以通過建立讀者評價、教授專家組評價和自我評價 3個渠道,使用定性和定量分析相結合的方法,[5]建立符合系統環(huán)節(jié)內涵的質量工程項目驗收評估指標體系。通過規(guī)定分級指標的評價范圍及評價分值,全面總結文獻資源質量工程中各個系統環(huán)節(jié)的實施管理狀況,對于保證質量工程在圖書館文獻資源建設中長期、穩(wěn)定、有效地運行具有重要的意義。

文獻資源質量工程作為總項目工程有與之對應的總指標評價體系,一級指標是各系統環(huán)節(jié),二級指標是與系統環(huán)節(jié)相對應的質量工程分項項目。每個質量工程分項項目也有具體的分項指標評價體系,其一、二級指標根據項目內容具體制定。我們以“招標與采訪”環(huán)節(jié)為例,假設構建了文獻資源購入質量工程項目,據此可以設立一級指標 4項,二級指標 11項以及對應的評價分值。若達到指標體系規(guī)定的分值上限,即是達到了文獻資源質量工程總項目所設定的基本目標(見表 1)。

表1 文獻資源購入質量工程指標評價體系

續(xù)表1

3.5 運用科學管理模式,建立健全機制

高校圖書館在實施文獻資源質量工程時,可以成立工程建設小組,抽調專人專職負責整個系統工程的規(guī)劃、設置、運轉及監(jiān)督工作。運用科學的質量控制方法,把各方面的質量環(huán)節(jié)定量化、定性化,加以考核、衡量效果,對發(fā)現的質量問題及時糾正偏差,[6]以質量為中心,實行全面、科學的管理。要不斷建立、健全科學的機制,為文獻資源質量工程實施提供有效保障,具體包括各項工程的實施機制、職工的激勵機制、質量工程的長效機制和監(jiān)督機制等。文獻資源質量工程是圖書館全體人員參與的大項目,其日常的業(yè)務工作與質量工程息息相關,必須要通過職責規(guī)范、崗位要求、獎懲標準等制度來管理,充分調動廣大工作人員的積極性,加強他們的責任感和使命感,樹立圖書館工作人員的質量意識,切實將提高文獻資源質量貫穿于圖書館工作的全過程,創(chuàng)造性地開展業(yè)務工作,不斷深入探索提高文獻資源質量的有效途徑。

[1]洪生偉.我國質量工程的一項重要基礎標準[J].大眾標準化,2010(3):47-53.

[2]李紅霞,李立明.創(chuàng)新“質量工程”建設管理機制的探索與實踐[J].高等理科教育,2009(3):81—82.

[3]方向明,張海霞,孫愛莉,等.基于多分館模式的典藏策略研究[J].圖書館學研究,2009(12):34—37.

[4]楊曉萍.三線典藏制在現代圖書館管理中的拓新[J].圖書館建設,2005(5):74—76.

[5]華 斌,何 麗.科技項目驗收評估管理與決策模型研究[J].科學學與科學技術管理,2007,28(2):33—35.

[6]任志萍,孫麗娟.實行“質控點”控制是科學管理的有效方法之一[J].中國藥事,1997,11(5):298—299.