公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作芻議

李娜

摘要：圖書館檔案管理工作對圖書館各項工作來說既是基礎(chǔ)，又是保證。加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理對于圖書館運作具有重要意義。當(dāng)前，公共圖書館檔案管理雖然取得了較大成效，但在管理模式、管理制度、人員素質(zhì)、安全技術(shù)等方面都存在諸多問題。因此，必須積極探索公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的新舉措。

關(guān)鍵詞：圖書館；業(yè)務(wù)檔案；管理

中圖分類號：G251文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）06-0120-02

檔案工作是一項實踐性很強(qiáng)的工作，它對實踐的指導(dǎo)尤顯重要。檔案記錄了人們在活動中的思維發(fā)展歷程，以及在各種活動中的成功與失敗，經(jīng)驗與教訓(xùn)，認(rèn)識與成果，對今后的工作具有推動作用。圖書館的許多工作的開展也離不開檔案工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館一切工作歷程，做好檔案工作有利于圖書館工作的交流、提高，促進(jìn)各項服務(wù)工作的更好開展。圖書館檔案工作管理水平的提高必將促進(jìn)各項業(yè)務(wù)工作的加速發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對圖書館管理水平的提高有著重要意義。

一、圖書館業(yè)務(wù)檔案工作的必要性

（一）是圖書館業(yè)務(wù)工作規(guī)范化的體現(xiàn)

現(xiàn)代化的圖書館要求業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化，這樣既有利于本館自身的科學(xué)管理，又有利于圖書館界的協(xié)調(diào)與協(xié)作。圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計是用數(shù)據(jù)來反映圖書館工作的實際情況，內(nèi)容包括圖書館系統(tǒng)最基本的要素，如人員、藏書、設(shè)備、經(jīng)費、技術(shù)方法等。業(yè)務(wù)統(tǒng)計做得合理、規(guī)范、科學(xué)，正是圖書館業(yè)務(wù)工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的直接體現(xiàn)，是業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要組成部分，因此，業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)。

（二）為圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考

圖書館業(yè)務(wù)檔案是分析總結(jié)業(yè)務(wù)工作必不可少的第一手資料，它既包括收集、整理、鑒定、檢索、統(tǒng)計、保管；又包括復(fù)制、利用和研究。因此，通過現(xiàn)有的業(yè)務(wù)檔案，便可了解到圖書館工作的全貌，迅速及時地發(fā)現(xiàn)問題，提出最優(yōu)決策以便及時改進(jìn)工作，達(dá)到科學(xué)管理，從而使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。同時，業(yè)務(wù)檔案為宣傳圖書館事業(yè)提供生動形象的資料，利用多年來圖書館累積的珍貴的實物圖片和有效數(shù)據(jù)等資料，向社會宣傳圖書館，引導(dǎo)社會各界認(rèn)識圖書館、重視圖書館工作，提高圖書館的社會地位，促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

（三）是圖書館研究的資料保證

圖書館的檔案信息資料，是圖書館自身發(fā)展建設(shè)的第一手資料，翔實可靠。在知識經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和教育全球化的新形勢下，它對圖書情報學(xué)、圖書情報事業(yè)以及圖書館自身發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)理論研究和應(yīng)用研究都十分重要。圖書館檔案信息資源憑借其豐富的現(xiàn)實資料、數(shù)據(jù)以及新的知識，能為圖書情報事業(yè)和圖書館自身的發(fā)展研究提供可靠的信息資源保障。

二、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案工作存在的問題

（一）管理模式落后

據(jù)了解，許多圖書館至今沒有建立統(tǒng)一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，沒有配備專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業(yè)務(wù)檔案劃歸業(yè)務(wù)辦公室管理，有的檔案材料沒有收集整理，仍存放在各部門及有關(guān)人員手中。這種分散的管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價值的檔案材料嚴(yán)重?fù)p失，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）管理制度欠缺

一方面，各項規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度，一人一個干法缺少規(guī)范化管理，使檔案建設(shè)受阻；另一方面，隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增這些設(shè)備的使用管理操作規(guī)程、基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。

（三）人員素質(zhì)低下

有的圖書館至今沒有設(shè)立專職檔案員，或雖已設(shè)立，但由于一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，把檔案工作看成是一項可有可無、可急可緩的工作使得檔案管理人員在工作分配上往往兼職過多，很難集中精力把檔案工作做好。

（四）安全技術(shù)薄弱

安全技術(shù)是指用戶使用管理和系統(tǒng)安全管理，其中包括身份認(rèn)證和使用授權(quán)。對于數(shù)字化檔案來說，電子檔案的原始紀(jì)錄性、法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊，缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法。

三、完善圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理

對業(yè)務(wù)檔案所收集的文件，在內(nèi)容范圍、項目設(shè)定、標(biāo)準(zhǔn)衡定等方面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，要在業(yè)務(wù)檔案的分類歸檔范圍、業(yè)務(wù)統(tǒng)計項目的統(tǒng)一規(guī)范上相應(yīng)作出規(guī)定，使得業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)統(tǒng)一起來，從而提高業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)涵質(zhì)量。全館的業(yè)務(wù)檔案工作，都應(yīng)該由檔案室集中管理，而不應(yīng)由各只能部門或個人分散保存。同時，對圖書館業(yè)務(wù)檔案所收集的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化處理，以職能分工為基礎(chǔ)并結(jié)合事物屬性，適當(dāng)顧及檔案文獻(xiàn)載體的情況為原則，對業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行界定和劃分，并對分散的檔案信息進(jìn)行有效整合、集成，實行集中統(tǒng)一管理。如在圖書館業(yè)務(wù)檔案中，大多數(shù)職能部門都建立了讀者活動檔案，若按照各項活動的主題，將各個部門的讀者活動檔案整合起來，使其以分門別類的面貌呈現(xiàn)，圖書館管理者通過讀者活動業(yè)務(wù)檔案，便可一目了然圖書館讀者活動工作的全貌，得以迅速及時的發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，提出最優(yōu)決策以改進(jìn)工作。

（二）制定相應(yīng)的目標(biāo)責(zé)任考核制度

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。公共圖書館應(yīng)將此內(nèi)容納入部門管理責(zé)任書之中，檔案的立卷歸檔也明確列入目標(biāo)責(zé)任制管理中，制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行考核評比。檔案人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，將檔案管理與工作實績考核獎懲掛鉤，讓檔案管理人員真正負(fù)起業(yè)務(wù)文件材料形成、積累、整理和歸檔的責(zé)任，而確保檔案的收集歸檔。

（三）實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，檔案信息化建設(shè)是一個由檔案管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變的過程。其目標(biāo)是最大限度地延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息。在圖書館業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中，首先應(yīng)將檔案管理與文件處理兩個過程結(jié)合起來，納入到一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)文檔一體化的操作模式，這種模式的作用在于：一是避免重復(fù)勞動，提高工作效率；二是提高檔案管理水平，使大量的文件輸入工作在文件處理過程中一次性完成，更有利于信息資源的共享。隨著計算機(jī)的大量普及，圖書館的紙質(zhì)文件與數(shù)字化文件同時大量并存，極大地拓展了圖書館檔案管理的工作內(nèi)容，為圖書館檔案資料的收集、整理、存儲、使用帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，使文檔一體化的管理模式成為可能。同時由于電子文件傳遞與處理是通過標(biāo)準(zhǔn)化文件格式完成的，這有助于解決紙質(zhì)文件的弊端，也為圖書館檔案管理工作帶來了實質(zhì)性進(jìn)步，為各級檔案工作者提供了一個真實的操作平臺，使檔案管理工作變得更為具體、直接，使檔案查考利用變得更為方便快捷，對于工作效率的提高具有極大作用，也對圖書館的檔案管理工作走向科學(xué)化規(guī)范化軌道起到了關(guān)鍵作用。

（四）做好檔案的開發(fā)利用工作

圖書館檔案管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發(fā)利用檔案信息資源，為圖書館各項工作服務(wù)，圖書館檔案才富有生命力。在開發(fā)利用方面，檔案管理人員應(yīng)做到以下幾點:一是針對網(wǎng)絡(luò)時代用戶對信息需求快捷、方便、準(zhǔn)確的特點，利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。二是在圖書館的日常管理中，圖書館檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項工作及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館的各項工作服務(wù)。三是充分利用館藏檔案資料，針對用戶的實際要求或某一特定專題，開展情報編研、檢索服務(wù)、定題咨詢服務(wù)，為用戶提供深層次、全方位的服務(wù)，以充分提高檔案信息的開發(fā)利用率。四是為編撰圖書館史志系統(tǒng)提供檔案資料。編史修志是圖書館一向長期而不可缺少的工作，圖書館檔案記載著圖書館各種情況信息，業(yè)務(wù)檔案在圖書館史志的編寫過程中具有不可替代的作用。

（五）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理事業(yè)，對人的品德修養(yǎng)有嚴(yán)格的要求，需要從事檔案工作的人，嚴(yán)肅認(rèn)真，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。圖書館應(yīng)不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培養(yǎng)，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員，應(yīng)定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，加大對計算機(jī)方面的知識培訓(xùn)力度，同時不可忽視思想政治方面的教育，提高綜合素質(zhì)，了解檔案專業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)等。公共圖書館業(yè)務(wù)檔案工作不僅是圖書館建設(shè)的一個基本內(nèi)容，也是提高圖書館工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是評估的重要依據(jù)。因此，搞好圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)，是信息時代圖書館工作的必然要求。

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