新時(shí)期高校檔案編研與檔案利用服務(wù)的思考

[摘要]檔案編研是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的主要方式之一，也是提高檔案利用服務(wù)水平的有效途徑。新時(shí)期，高校檔案部門(mén)要積極適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案編研的新要求，以新的思路、新的途徑、新的辦法提高編研質(zhì)量，滿(mǎn)足社會(huì)利用檔案信息的需求。

〔關(guān)鍵詞〕高校；檔案編研；利用服務(wù)

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０７．０３６

〔中圖分類(lèi)號(hào)〕Ｇ２７０ 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕Ａ 〔文章編號(hào)〕１００８－０８２１（２０１１）０７－０１５０－０３

The Thinking in University Archives Compilation

and Utilizing Service in the New EraSun Yanli

（Archives，Jilin Agricultural University，Changchun 130118，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Archives compilation is one of the main modes of archive information resource development，also the effective way that improves the service of utilizing archives.In the new era，the university archival department should actively adapt to the new request of the continuously development of archives compilation，using the new way of thinking，new method，new solution to improve the quality of archives compilation so as to satisfy the demand of utilizing the file information by the society.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕university;archives compilation;utilizing service

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》指出，信息技術(shù)為檔案編研提供了便利條件，也為檔案編研指明了新的發(fā)展方向。在高校各項(xiàng)事業(yè)及信息技術(shù)快速發(fā)展的新環(huán)境下，高校檔案人員要全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以新的思維方式提升檔案編研水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和增值服務(wù)。

１ 創(chuàng)新編研觀(guān)念，開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域

１.１ 提升中心意識(shí)、體現(xiàn)學(xué)校編研特色

高校檔案編研工作必須緊緊圍繞服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)教育教學(xué)這一中心展開(kāi)。高校檔案部門(mén)要積極尋找最佳切入點(diǎn)，立足為中心工作和重點(diǎn)工作服務(wù)，圍繞學(xué)校中心工作開(kāi)展編研，使檔案編研工作充滿(mǎn)生機(jī)和活力。以教學(xué)、科研等重大活動(dòng)為主，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，開(kāi)發(fā)與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的編研課題，以滿(mǎn)足高校教學(xué)、科研工作的需求為目的；抓住學(xué)校的重大活動(dòng)、熱點(diǎn)問(wèn)題，面向教學(xué)、科研、管理工作，選擇材料進(jìn)行編研，最大限度地發(fā)揮編研成果的信息作用，為學(xué)校發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供積極主動(dòng)的富有成效的服務(wù)，充分體現(xiàn)高校檔案編研工作的特色，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的自身價(jià)值。

１.２ 更新編研理念，開(kāi)拓編研新領(lǐng)域

高校檔案編研工作只有更新觀(guān)念，才能跟上時(shí)代的步伐，才能適應(yīng)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求打破以往的那種封閉狀態(tài)，跳出傳統(tǒng)編研的老套子，不斷開(kāi)拓編研新領(lǐng)域，樹(shù)立開(kāi)放的主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，在主動(dòng)了解學(xué)校各方面的要求的基礎(chǔ)上，還要了解社會(huì)各界的要求，以適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代信息開(kāi)放的特點(diǎn)。積極推進(jìn)檔案編研從內(nèi)容到形式的社會(huì)化，滿(mǎn)足各方面對(duì)學(xué)校檔案的需求。

２ 創(chuàng)新編研手段，提高服務(wù)效率

信息時(shí)代，信息傳播即時(shí)、量大、快速。檔案編研可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接面對(duì)用戶(hù)收發(fā)信息，提供即時(shí)修改。而且簡(jiǎn)化了出版流程，跨越了介質(zhì)，快捷暢通，極大地提高了服務(wù)效率。

２.１ 打破傳統(tǒng)的編研方式，實(shí)現(xiàn)了從半封閉系統(tǒng)向開(kāi)放系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變這種開(kāi)放性的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在編研工作者和受眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)相互溝通交流，編研者可以及時(shí)了解受眾者的需求，可以獲得各種信息及信息處理技術(shù)，豐富了檔案編研的內(nèi)容，提高了效率。還有利于編研者更好地得到成果的反饋情況，為改善與提高編研成果提供可靠的依據(jù)。使檔案編研與社會(huì)的聯(lián)系更加廣泛，使網(wǎng)絡(luò)編研充滿(mǎn)了合作氣息，更有利于檔案編研工作的開(kāi)展。

２.２ 信息化使檔案編研手段豐富多彩

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案編研改變了傳統(tǒng)檔案編研成果以紙質(zhì)材料為主、單純的文字編研的局面，編研手段得到了極大的豐富，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等實(shí)現(xiàn)信息的快速采集，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)文字、聲像、圖片等信息的統(tǒng)一處理。做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的檔案有機(jī)融合在一起，可謂“圖文并茂”，效果極佳，不但吸引了讀者，提高了質(zhì)量，真正達(dá)到了開(kāi)發(fā)檔案信息的目的。

２０１１年７月第３１卷第７期新時(shí)期高校檔案編研與檔案利用服務(wù)的思考Ｊｕｌｙ，２０１１Ｖｏｌ.３ 創(chuàng)新編研模式，開(kāi)放服務(wù)道路

信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)使合作編研成為可能。改變以往的編研模式，積極開(kāi)發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，走開(kāi)放編研之路，才能使檔案編研工作滿(mǎn)足日益發(fā)展的社會(huì)多樣化需求，更好地為社會(huì)服務(wù)。

３.１ 及時(shí)了解有關(guān)學(xué)科或相關(guān)專(zhuān)業(yè)發(fā)展的最新情況，及時(shí)捕捉最新動(dòng)態(tài)檔案工作者與檔案用戶(hù)之間要有個(gè)全新的互動(dòng)模式：根據(jù)用戶(hù)提出的意見(jiàn)和要求，編者可以最大限度地獲取信息，從而策劃編研工作的內(nèi)容和進(jìn)程。編研人員將自己的計(jì)劃發(fā)布到網(wǎng)上，雙方及時(shí)進(jìn)行交流反饋，優(yōu)化了檔案編研工作。

３.２ 網(wǎng)絡(luò)使館際之間的合作更加緊密，使聯(lián)合編研更加便捷檔案館要與圖書(shū)、情報(bào)等信息部門(mén)合作，尤其是充分利用圖書(shū)館的相關(guān)信息資料，互通信息，充分利用這些信息資源編制出精品。

３.３ 與其他檔案部門(mén)進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)信息共享，使檔案信息豐富化、系統(tǒng)化一是在本檔案館內(nèi)部各部門(mén)之間相互開(kāi)放的編研工作，以檔案館為核心，其他部門(mén)協(xié)作；二是與社會(huì)檔案界、歷史研究單位等編研力量開(kāi)展協(xié)作，共同完成編研工作。

３.４ 與校內(nèi)有關(guān)職能部門(mén)、相關(guān)的政府部門(mén)合作

信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)使這種合作變得更加容易，節(jié)省了時(shí)間和空間，提高了工作效率。

４ 創(chuàng)新編研內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量

以往，高校檔案編研的著眼點(diǎn)是圍繞本校的館藏檔案開(kāi)展編研工作。社會(huì)信息化建設(shè)的發(fā)展，電子文件的大量出現(xiàn)及被社會(huì)的廣泛利用，為檔案編研提供了良好的條件。面對(duì)這一客觀(guān)形勢(shì)，高校檔案人員應(yīng)創(chuàng)新檔案編研內(nèi)容，給檔案編研工作注入新的生機(jī)和活力。

４.１ 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，對(duì)學(xué)校在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案信息資料及時(shí)收集、歸檔，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成數(shù)字檔案信息；利用掃描等技術(shù)對(duì)學(xué)校館藏舊檔案進(jìn)行“數(shù)字化處理”，從而形成較為系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

４.２ 全方位開(kāi)發(fā)檔案信息資源

在信息迅猛發(fā)展的今天，為了滿(mǎn)足社會(huì)利用檔案信息的需要，高校檔案部門(mén)應(yīng)在原有編研成果的基礎(chǔ)上多編纂有影響力的檔案文獻(xiàn)。那就要求檔案編研人員不能局限高校本身，要拓寬渠道，擴(kuò)大素材來(lái)源，抓住廣大教職工感興趣的熱門(mén)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題，不斷增強(qiáng)編研內(nèi)容的信息量；廣泛收集國(guó)內(nèi)外教育、教學(xué)、教改文獻(xiàn)，對(duì)本校、其他同行的檔案史料綜合分析、研究對(duì)比，編寫(xiě)出具有一定深度的編研成果。

４.３ 加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，利用網(wǎng)絡(luò)資源開(kāi)展檔案信息編研工作，才能快速便捷地編研出內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案編研成果。學(xué)校檔案館應(yīng)該抓住校園網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)搜索和征集與本校相關(guān)的具有價(jià)值的信息，不斷豐富館藏，以擴(kuò)大檔案編研的信息源。借助校園網(wǎng)進(jìn)行檔案信息優(yōu)化，校園網(wǎng)上發(fā)布的信息，有的是各級(jí)政府頒布的法律、法規(guī)、政策以及各種統(tǒng)計(jì)信息，還有教學(xué)、科研中形成的網(wǎng)上信息，是新時(shí)期檔案信息的重要來(lái)源，經(jīng)過(guò)鑒定具有保存價(jià)值的校園網(wǎng)信息就會(huì)直接轉(zhuǎn)化為檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，豐富編研內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量。

５ 創(chuàng)新編研人才，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

高校檔案編研人員要與時(shí)俱進(jìn)，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，掌握與實(shí)現(xiàn)檔案編研社會(huì)化相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，才能編研出更多的優(yōu)秀成果。

５.１ 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平

網(wǎng)絡(luò)編研技術(shù)較好地融合了現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文檔處理技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等。檔案工作者要根據(jù)出版要求與技術(shù)特點(diǎn)，熟練地掌握相關(guān)技術(shù)。因此，必須加強(qiáng)檔案編研隊(duì)伍的人才建設(shè)，加大力度提高檔案編研人員的整體素質(zhì)。鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和信息檢索技術(shù)，拓展知識(shí)結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)、具有敏銳的信息獲取能力、具有主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性、具有文字編輯加工能力及審美能力的復(fù)合型人才，才能高質(zhì)量地開(kāi)展檔案編研工作。

５.２ 積極培養(yǎng)組織與協(xié)調(diào)，善于溝通和交流的能力

編研工作能否順利開(kāi)展，在于編研人員之間的組織與協(xié)調(diào)，檔案信息資料能否及時(shí)全面地獲得，在于編研人員與他人的溝通與交流。今天，檔案人員絕不能搞關(guān)門(mén)主義，坐守現(xiàn)成的資料等人上門(mén)，而應(yīng)該以積極主動(dòng)的姿態(tài)去面對(duì)外界豐富多彩的信息資源。尤其是對(duì)高校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該主動(dòng)走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)，獲取更多的信息資源，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的工作方法。

６ 創(chuàng)新編研服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)需求

檔案編研工作，以主動(dòng)提供檔案信息內(nèi)容，滿(mǎn)足社會(huì)利用為目的。在信息時(shí)代，檔案編研人員要積極創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶(hù)提供準(zhǔn)確、快捷、便利的服務(wù)。

６.１ 運(yùn)用多種方式提供服務(wù)

運(yùn)用文件的下載傳遞、數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢(xún)、網(wǎng)頁(yè)瀏覽等多種形式，滿(mǎn)足不同需求的利用者獲得最快的最滿(mǎn)意的信息；運(yùn)用“檔案管理系統(tǒng)”，根據(jù)用戶(hù)的各種需要集成提供檢索利用服務(wù)，編研人員可以根據(jù)檢索到的檔案信息編輯制作滿(mǎn)足利用者需要的各種形式的編研成果。６.２ 利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享

建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行內(nèi)部合作、信息交流、規(guī)范運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和增值服務(wù)。檔案部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)靈活地組織和對(duì)外發(fā)布各種檔案編研成果，以擴(kuò)大編研成果的社會(huì)影響力。借助這個(gè)平臺(tái)提供主動(dòng)式服務(wù)，大大提高了檔案信息的可利用性和知識(shí)化程度。

６.３ 加強(qiáng)合作打造完整服務(wù)體系

加強(qiáng)檔案信息服務(wù)部門(mén)與其他信息服務(wù)部門(mén)之間的配合，打造一個(gè)完整的服務(wù)體系，彌補(bǔ)相互之間信息資源的不足，實(shí)現(xiàn)共享，更好地為社會(huì)服務(wù)。

６.４ 利用現(xiàn)代技術(shù)開(kāi)展定題服務(wù)

檔案部門(mén)可以在網(wǎng)上自己的網(wǎng)站中開(kāi)通“預(yù)約”服務(wù)功能，與檔案利用者進(jìn)行預(yù)約開(kāi)展個(gè)性化定題編研服務(wù)，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產(chǎn)生互動(dòng)，一方面推出自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見(jiàn)和建議使編研工作精益求精。

檔案編研是高校檔案館主動(dòng)為學(xué)校及社會(huì)提供服務(wù)的一項(xiàng)重要手段，信息時(shí)代又為新時(shí)期的檔案編研工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)。高校檔案工作者要抓住信息化建設(shè)的大好機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案編研思維方式，積極探索信息時(shí)代高校檔案編研的新思路，開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期檔案編研工作新局面。

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注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請(qǐng)以PDF格式閱讀”