水利科技檔案現代化管理思路探討

時文玉

（陜西省江河水庫管理局 陜西 西安 710018）

水利科技檔案全面真實地記錄了水利工程建設、管理和發展的全過程，在水利工程建設和管理中發揮了應有的經濟效益和社會效益，是社會的科技財富。做好水利科技檔案現代化管理工作，是提高水管單位工作效率和工作質量的必要條件，也是現代化水利建設事業發展的重要依據。加快水利科技檔案現代化管理工作必須以科學發展觀為指導，以改革創新為動力，以有效服務為目標，解放思想，創新機制，使其在水利建設中發揮更大作用。

1 正確認識水利科技檔案的形成過程和整理原則

1.1 水利科技檔案形成過程

水利工程建設程序包括項目建議書、可行性研究、工程設計、施工準備、建設實施和竣工驗收等六個階段。水利科技檔案則具體包含了從水利工程建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、可行性研究、招(投)標、施工、監理，到竣工驗收、維修養護管理等建設階段過程中具有歸檔保存利用價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子材料等不同形式與載體的記錄。其是水利科技工作者辛勤勞動的智慧結晶，是維護水利工程歷史真實面貌的重要依據。

1.2 水利科技檔案整理原則

水利科技檔案涉及多科目專業知識，要做到水利科技檔案規范化整理，達到高效實用的整理要求，水利科技文件在整理過程中必須遵循及時性、真實性、準確性、成套性的整理原則。及時整理是反映水利工程建設真實面貌的基礎；真實性體現了水利工程質量的真實寫照；準確性是對水利工程檔案內容規范具體，手續齊全提出要求；成套性原則保證了水利科技檔案能夠系統地、全面地反映水利工程質量狀況。

2 重視和加強水利科技檔案基礎建設

重視和加強水利科技檔案基礎建設是做好水利科技檔案現代化管理工作的保障。基礎工作要從領導重視、完善制度和硬件建設等方面來確保科技文件資料在歸檔整理過程中能夠井然有序的開展。

2.1 集中管理

各水管單位應按照有關上級文件精神，以全面實現集中統一管理為重點，理順水利科技檔案管理體制，強化對檔案工作的依法統一領導和集中管理，明確各科技檔案形成部門及各業務處室檔案兼職人員崗位責任，將其與個人日常工作考核相結合，確保各類水利科技資料能夠及時進行收集、整理、移交、入庫、保管和利用。

2.2 完善制度

通過建立健全水利科技檔案分類大綱、整編規范、圖紙編制與更改規定、項目文件歸檔范圍及有關匯總制度、保密制度、利用制度、崗位職責等來明確水利科技檔案工作的權利和義務。以嚴格執行基本業務制度和管理程序為重點，狠抓細節，規范手續，確保水利科技檔案的完整性和準確性。

2.3 重視投資

在水管單位建設和發展整體規劃中，要加強水利科技檔案工作基礎設施建設投資力度，改善硬件設施，再逐步建立起檔案專用庫房，配備必需的滅火器、吸塵器、空調、除濕機、加濕機、紫外及臭氧滅菌裝置等設備。另外，還應加強檔案信息化硬件配置，通過購置電子檔案防磁柜、電腦、復印機、掃描儀以及專業檔案管理軟件等，為啟動檔案管理信息數據庫建設打下基礎。

3 加快水利科技檔案現代化建設和信息化管理

隨著辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，水利科技檔案從管理模式到利用方式上都需要進行一次徹底革命。因此，必須重視和加快水利科技檔案科學化、信息化建設與管理步伐。

3.1 現代化管理

現代化管理是檔案工作跟上社會發展的必然趨勢。作為水利工程單位，科技檔案現代化管理是指將現代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于水利科技檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發利用等活動中，以實現水利科技檔案的最大經濟價值和社會價值。水管單位做好水利檔案現代化建設的基礎就是配置現代化軟硬件設施，建立檔案信息數據庫，為信息化管理打下基礎，

3.2 信息化建設

做好水利科技信息化建設應從做好歸檔電子檔案文件的技術處理工作開始，逐步建立起區域內水管單位統一的檔案管理平臺和網絡系統，并通過對水利科技工作過程中形成的紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體文件和資料有計劃地進行數字化加工掃描，分階段完成水利檔案信息數據庫建設，逐步實現水利科技信息數據全文檢索和網絡利用，為水利事業建設和發展提供更高效便捷的利用。

4 重視人才建設和轉變服務機制

4.1 重視人才培養

做好水利科技檔案管理工作，需要堅持以人為本，提高水利檔案工作人員素質，培養出一批政治素質強、熱愛水利檔案事業、甘于清苦、無私奉獻的建設隊伍。水利檔案工作人員要努力做到在干中學、在學中干，邊干邊學。學的方式可以通過參加培訓、自學、咨詢、交流等多種途徑來實現。同時，還應鼓勵水利檔案工作人員在做好基礎工作的前提下，圍繞檔案工作中的前瞻性或預見性問題,積極開展檔案研討和調研工作,通過組織討論和相互學習，不斷提高自身發現問題、分析問題和解決問題的能力。

4.2 加強開發利用

檔案工作的中心環節是收集，最終目的是利用。這里所說的利用不是指利用者需要什么，檔案人員找出什么就可以了，而是需要檔案工作人員不斷拓展個人主觀能動性，通過在日常工作中加強對資料信息的整理、歸納和分析，總結規律，積極挖掘檔案信息潛在價值，做好水利科技檔案專題目錄分類、電子文件匯編等工作，使分散的科技文件信息資源得以優化和整合，達到資源共享的利用目的。

4.3 轉變服務機制

檔案利用服務是整個檔案工作的中心,是檔案工作的立業之本和發展之源。因此，水利科技檔案工作也應從重保管向重服務方向轉變，檔案工作人員要正確把握服務理念，認真把握服務切入點，拓寬服務領域，提高服務水平，不斷推進水利科技檔案事業新發展。

檔案管理人員要告別“倉庫保管員”和“守好攤”的陳舊觀念，提高主動服務性的理念，本著為利用者著想，變被動服務為主動服務、跟蹤服務、現場咨詢、積極主動地參與科技人員有關活動，盡力保持科技檔案信息隨機供應的態勢，滿足不同使用者的要求。

另外，通過明確水利科技檔案收集范圍和保管期限，規范類目劃分和檔號編制規則，保證重要資料及時、準確整理入庫，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱服務。同時要改變以前檢索工具單一、分散的不足，充分利用電子檔案信息系統，建立起基于網絡系統的電子目錄和電子數據庫，形成一個條目規范、內容完整、功能齊全的檢索體系，為水利建設事業提供更加優質、高效、規范、便捷的服務。陜西水利