淺述瀘定水電站工程檔案管理體系

周 靚，黃潤澤

（四川華電瀘定水電有限公司，四川 瀘定 626100）

1 工程檔案管理概況

瀘定水電站位于四川甘孜州瀘定縣境內，大渡河干流中游，為大渡河干流規劃調整推薦22級方案的第12個梯級電站。電站采用大壩擋水、右岸引水至地面發電廠房混合開發方式。最大壩高79.5 m，裝機容量920 MW。工程樞紐主要由粘土心墻堆石壩、泄洪建筑物 （3條泄洪洞）、引水發電系統等建筑物組成。

瀘定水電站按照國家、省有關重大建設項目檔案管理標準、規范，制定了項目檔案分類方案，現已接收水電站工程截流階段所形成的招投標、設計、1號導流洞等項目檔案816卷。現有臨時檔案庫房120余m2，檔案柜96組，檔案室配備有計算機、打印機等硬件設施，基本具備檔案的保管保護條件。歸檔文件材料的制成材料和字跡材料符合規范要求，簽字手續完備，內容真實準確，移交手續完備，整理規范，編有檢索利用工具。根據瀘定水電站工程檔案具體需求，修改后的檔案管理軟件能順暢地進行檢索查詢以及打印檔案編目需要輸出的案卷封面、卷內目錄、備考表、全引目錄等文字表格，這既使工作效率顯著提高，也有效的保證了檔案數據的準確和規范。

2 工程檔案管理體系的建立

2.1 檔案管理體系的設置規范化

瀘定水電站按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，對工程檔案實行集中統一管理，成立公司內外歸口中心——工程檔案室。為確保檔案管理工作順利進行，成立了工程檔案領導小組，指導、協調檔案管理工作，同時也要求各參建單位成立工程檔案收集、整理工作領導小組，設立工程檔案收集、整理機構，負責對本單位形成的工程檔案編制、收集、整理和歸檔等工作的協調，并按照有關要求安排落實移交本單位所承擔項目的工程檔案，形成業主—監理—檔案室—各參建方的4級檔案管理網絡，形成全面的工程檔案資料收集渠道，為工程項目建設提供更好的服務。

在健全組織機構設置的基礎上，瀘定水電站結合自身實際情況，制定了檔案例會制度，定期召開。每一次例會通過對上一階段工作的檢查和總結，全盤掌握檔案工作全貌，這樣既可以集中解決工作中遇到的普遍性問題，又能保證合理安排下一階段的工作計劃，還為參建各方互相交流經驗、取長補短提供了平臺，在控制檔案質量上起到了良好的作用。檔案例會上形成的決議性意見則以會議紀要的形式及時下發，以便各方參照執行。

2.2 檔案管理體系的制度科學化

根據國家檔案管理的法律、法規，瀘定水電站檔案室先后編制了 《瀘定水電站竣工檔案收集整理細則》、 《瀘定水電站竣工檔案分類實施細則及說明》、 《瀘定水電站工程建設檔案收集范圍和保管期限表》、 《瀘定水電有限公司工程檔案室職責》、《瀘定水電有限公司工程檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案管理實施細則》、 《瀘定水電有限公司工程檔案借閱管理制度》、 《瀘定水電有限公司聲像檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案庫房管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案保密制度》等一系列制度，進一步明確了檔案工作的基本任務、工作體制、立卷要求、歸檔范圍，規定了參建各方以及瀘定水電站各職能部門檔案收集整理的職責，并將這些規定納入到瀘定電站公司的管理制度，貫穿于工程建設過程中，使工程檔案管理有了可靠的制度保證。為提高各參建單位檔案人員的積極性，進一步健全瀘定水電站工程檔案制度，還補充了 《工程檔案 （資料）達標考核獎懲管理細則》。

2.3 檔案管理體系的質量標準化

瀘定水電站檔案室嚴格要求參建各方做好職責范圍內的工程檔案整理、組卷、編目、歸檔工作，遵循工程檔案的形成規律，既保持檔案資料有機聯系，又使單項工程相互獨立，遵循檔案利用的原則，構成分類清晰、連續成套的標準化竣工檔案。遵循“誰形成、誰收集、誰整理歸檔”的原則，要求參建各方嚴格執行瀘定水電站竣工檔案編制要求。通過定期組織召開檔案例會、開展專家現場咨詢會的形式加強與各參建方的溝通，強化檔案質量意識，個別輔導和集中學習相結合，深入到各參建單位現場，在工程文件材料的形成階段就做好檔案質量控制和把關 （如原件、正本、簽字、格式的規范、閉環管理等），及時發現和糾正出現的問題，確保檔案的形成質量，減少因意見不一致而造成的返工工作量。杜絕不合格工程檔案入庫，通過歸檔質量的層層把關，嚴格遵守竣工文件編制、審核、驗收，對不合格檔案提出整改意見，并要求限期整改提交復查，力爭移交精品工程的同時移交精品檔案。

3 實施工程檔案管理體系采取的措施

在瀘定水電站工程建設過程中，影響工程檔案收集歸檔的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視等原因。針對于此，瀘定水電站采取有效措施，從增強檔案意識入手、從強化制度執行力和堅持有效控制等方面多管齊下，管促結合，確保工程檔案收集歸檔工作的正常有序進行。

3.1 增強檔案意識，轉化檔案管理觀念

為確保工程檔案的完整、準確、系統，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續工作變為前置條件，把檔案工作從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將檔案工作和工程建設一樣納入程序管理，與工程建設的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

瀘定水電站開工初期，就在參建4方的各級領導和相關人員中廣泛地開展檔案工作重要性的宣傳，統一思想，提高了大家對檔案工作的認識；此外檔案人員還走訪各參建單位，進行歸檔工作方法、程序的輔導，不斷強化歸檔意識。因此，各參建單位在項目開工之初，檔案的收集就納入了日常管理，提前介入，把對工程檔案質量的要求貫穿到檔案形成的全過程。

3.2 提供組織保障，強化制度執行力

企業中涉及檔案的人和行為不僅只有檔案人員，還同時涉及企業內相當多的部門及人員，對這些人和行為引用檔案標準進行管理在許多情況下是不適當的，這就需要從另外的角度，即企業行政管理的角度來考慮。瀘定水電站建立了覆蓋業主、設計、監理、施工等單位的工程檔案業務管理網絡，并逐步落實獎懲管理制度，強化控制手段，嚴格執行相應的考核制度，責任層層落實到崗，對竣工檔案編制優秀的先進單位表彰獎勵，對進度滯后質量不達標的參建單位進行通報批評和懲罰，強化檔案制度的執行力度。

3.3 提高業務素質，加強專業培訓

為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，從2007年至今，瀘定水電站共派檔案管理人員10余次參加國家檔案局、四川省檔案局、華電國際、清華紫光等單位舉辦的關于檔案知識、重大建設項目檔案整理以及檔案程序應用的學習，較快的提升了檔案人員的專業知識水平和實際操作能力。另外，還積極參加四川省甘孜州檔案局經科協作組組織的學術交流活動，加強了與兄弟單位的交流。

3.4 注重過程跟蹤，堅持有效控制

為了保證文件材料收集的完整性、準確性和系統性，瀘定水電站重點設置了3項有效控制措施。

（1）堅持工程檔案工作與電站建設三同步：工程建設開始，檔案工作就已同步進行，在制定工程項目計劃時，也對檔案工作提出相應的要求和計劃；在簽訂合同、協議時，同步明確規定竣工圖的編制和工程檔案的收集、整理及移交等條款，從源頭對檔案進行控制；檔案人員認真履行職責，同步參加設備、儀器開箱驗收，按規定將有關文件收集到檔案室，及時歸檔。

（2）堅持將檔案工作實行 “三納入”： 將工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程項目建設管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關人員崗位職責。

（3）堅持將上級指導和內部自查相結合：為了確保竣工檔案符合國家檔案規范要求，在檔案管理體系建立的各個階段，聯系有關領導和專家對過程進行指導檢查，經常向檔案專家請教、交流，并積極參與工程質量4次階段性巡檢、年度達標投產檢查，深入解析工程檔案階段性進展狀況，總結自檢報告。

4 結語

水電站工程建設是一個動態的過程，從工程建設的立項、設計到施工、階段驗收、竣工驗收，工程檔案都處于一個相對變化的動態階段，直至竣工驗收以后，才能相對穩定。工程檔案記載了工程建設的全過程，是項目工程的寶貴信息資源。要進一步提高工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，建立并不斷完善工程檔案管理體系確實有著舉足輕重的作用。

［1］ 鄧秀梅.成都地鐵工程項目檔案管理體系探索［J］.四川檔案，2010（1）:52-53.

［2］ 楊培鷹，王毓慧.論企業檔案管理制度體系的建立［J］.中國檔案， 2002（11）:28-29.