淺論水利工程建設監理檔案管理

□ 劉曉青 王貴索

淺論水利工程建設監理檔案管理

□ 劉曉青 王貴索

工程建設監理資料是監理單位在實施監理的過程中形成的各種原始記錄，它既是監理工作中各項控制與管理工作的依據和憑證,也反映了監理人員的素質和監理機構的管理能力與管理水平。特別是水利工程建設監理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設計和建筑施工。即不以實物形式體現，它是在與業主簽訂監理委托合同、接受業主委托的前提下，在履約過程中為保證建設項目達到預期的目標提供具有高技術含量的技術服務，是一種軟服務。他的工作效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在工程建設產品之中。因此，如何能夠比較真實的反應監理工作，評價其工作，是業主和監理單位都非常關心的問題。監理檔案能夠如實反映監理工程師在水利工程建設項目管理中的作用、監理工作是否到位、監理工程師處理問題的方法是否公平合理等，可作為衡量監理服務質量高低的標準之一，并在確定監理活動效果的同時，體現監理工作的價值。在水利工程監理項目管理評估中建設監理檔案是最重要的基礎材料。此外，完整的監理檔案可以作為工程質量評定、工程驗收的重要依據。因此，檔案的管理在監理工作中意義重大。

一、水利工程建設監理檔案的基本要求

根據國家計委“建設項目（工程）竣工驗收辦法”和國家檔案局的有關規定，建設項目（工程）檔案應完整、準確、安全保管并有效利用。在這里，“建設項目（工程）檔案”指從建設項目（工程）的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的文件資料。歸檔的文件檔案必須達到完整、準確、系統，保障生產（使用）、管理維護、改擴建的需要。

二、水利工程建設監理檔案的基本內容

（一）合同文件類。主要包括各種協議文件、招標投標文件、合同文件、土地征用文件、拆遷補償文件等。

（二）設計文件類。主要包括設計單位編制的可行性研究、初步設計、技術設計、施工詳圖等設計文件和圖紙，以及設計變更通知單、工程竣工后填平補齊的設計文件和圖紙。

（三）施工文件類。主要包括施工單位編制的施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施。

（四）業主指示類。主要包括來自業主單位的指令、文件、信息及上級機關、主管部門對工程技術性問題的規定、批示、決定、指示及審查意見等。

（五）施工管理及監理類。主要包括：工程開工令、停工令、反工令、工程大事記；工程質量檢查記錄及檢查報告、質量鑒定書、質量事故處理記錄和報告；工程質量等級評定材料（分部分項工程、單位工程質量等級評定）；基礎處理、基礎工程施工記錄、隱蔽工程記錄；大型設備安裝記錄及其質量檢查評定材料；現場監理日志、監理旬報、月報、季報、總結；觀測原始記錄、分析報告及圖紙資料；各種驗收文件（基礎驗收、隱蔽工程驗收及階段驗收、竣工驗收和交付使用文件等）。

（六）規程規范設備儀器類。主要包括：技術規程、規范、準則及說明文件；概預算定額、施工定額、經濟定額；進口設備及重要的國產設備、儀器使用說明書、圖紙、圖片及隨機文件；設備訂貨清單、出廠檢驗合格證、裝箱單、開箱記錄、工程單和備品備件單、監理主場建造記錄及報告；設備儀器安裝、調試、測試數據、性能鑒定和驗收過程的技術性、憑證性文件材料以及安裝總結報告，儀器設備計量認證憑單；設備儀器的運行維修記錄、設備改進改裝、質量事故報告及重大檢修報告。

（七）其他。主要包括：圍繞工程建設所形成的有關音像材料；計算機及其外圍輔助設備的隨機系統軟件目錄、源程序、使用說明書以及使用過程中所形成的具有保存價值的文件材料、磁帶、磁盤等介質；有關永久性生活設施的文件材料；其他有價值的技術文件材料。

三、水利工程建設監理檔案的基本功能

（一）監理檔案的知識儲備功能。監理檔案是在監理活動過程中直接形成的具有保存價值的文件材料，是監理活動的真實記錄。建設監理單位是知識密集型的專業化、社會化的中介服務機構，具有高素質、高水平的工程技術管理人員，按照監理合同的約定，對工程實施監督管理，在這一管理活動中形成的經驗、科技成果等原生信息都是通過監理檔案來記載和儲備的，因此監理檔案具有知識儲備功能。

（二）監理檔案的依據憑證功能。工程監理工作的主要內容為“三控、一協調、兩管理”。“三控”指投資控制、質量控制、進度控制，“一協調”指對工程建設中各種矛盾和問題的組織協調，“兩管理”指合同管理、信息管理。監理工程師的主要職責包括：審定承包單位提交的開工報告、施工組織設計、技術方案、進度計劃；調解建設單位與承包單位的合同爭議；向業主提供索賠與爭議事實的分析資料，提供監理方面的決定性意見，處理索賠；審批工程延期；審核簽認分部工程和單位工程的質量檢驗評定資料；審查承包單位的竣工申請；組織質量檢查；參與竣工驗收；審查工程結算；核對完成工程量；確定變更工程和額外工程的價格；簽發各類證書；簽署付款憑證等。監理管理工作覆蓋工程的各個階段，在管理過程中產生的大量反映監理活動的監理檔案是工程各主體分清責任、解決糾紛的依據，也是合理結算工程價款、評估工程質量的重要依據。

（三）完備的監理檔案是竣工驗收的重要條件。《建設工程質量管理條例》（國務院第279號令）第十六條規定：“建設工程竣工驗收應具備的條件中，必須有完整的技術檔案和施工管理資料，必須有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽章的質量合格文件。”第十七條規定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。”《建設工程質量管理條例》釋義中指出，建設項目檔案一般包括以下文件材料：“立項依據審批文件；項目審批文件；征地、勘察、測繪、設計、招投標、監理文件；施工技術文件、竣工驗收文件及竣工圖；監理文件。”

四、水利工程建設監理檔案管理的工作內容

（一）為加強對監理檔案的管理，防止散失，有條件的工程，特別是大型工程的監理機構應配置專門的檔案管理人員，建立專用的檔案室。

（二）為使監理檔案的管理有章可循，應建立檔案管理的規章制度。

（三）為保證監理檔案的完整性和系統性，要求監理人員平常就要注意監理檔案的收集、整理、移交和管理，并不得違背監理合同中關于保守工程保密的規定。

（四）除有專人管理和制定管理辦法外，總監理工程師要親自督促檢查。

（五）建立建設監理信息管理系統。應用計算機進行檔案管理，提高工作質量和效率。

總之，水利工程建設項目的各參建單位必須建立健全項目檔案各項管理制度，明確項目檔案的分管領導及各部門職責分工，將項目文件的形成、積累和管理列入有關領導、部門、人員的職責范圍或崗位責任制。在工程建設開始，就應根據國家《檔案法》及水利部《科學技術檔案管理暫行規定》，結合本項目管理的特點，編制本項目詳盡的檔案收集、整理、分類編號、竣工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。

劉曉青 黑龍江省富錦市河道管理處156100；王貴索 黑龍江農墾水利工程建設監理咨詢有限公司 150046）