高校檔案館建設與管理應和數字化同步

摘要：檔案館是高校發展的重要組成部分，它的建設與管理，直接影響到高校未來的發展。加強檔案館數字化建設與管理，為建設高校數字化校園提供良好的教學環境，是辦好學校的重要內容。如何加強檔案的數字化建設與管理，使其發揮最大效益，是本文探討的重要內容。

關鍵詞：檔案建設與管理；檔案工作人員；數字化

Abstract：Archives is an important part of university development of its construction and management，a direct impact on institutions of higher education development in the future.Strengthening the construction and management and digital archive to the building of digital on the teaching environment is important to good schools. How to enhance records management and digital construction and make the utmost efficiency is an important part of this approach.

Keywords：The construction and management；The staff；Digital

高等學校檔案館是進行教育教學和科研的重要后勤保障，作為高等學校管理工作的重要組成部分，其管理工作的好壞，直接影響到學校管理和教育教學質量。在全社會都實現數字化的新形勢下，如何搞好高校檔案館數字化，使其更具有科學化、制度化、規范化是檔案管理人員值得探討的問題。

一、硬軟件建設數字化

目前，高校檔案館雖然實現了所謂的數字化建設，實際上因傳統館藏以紙質檔案為主，檔案管理人員除仍未根本解決思想上的認識問題外，還存在檔案管理人員整體素質弱、檔案經費難以保障、數字化水平起點低等許多突出問題，這些問題直接阻擋了高校建設數字化校園的步伐。高校檔案館數字化建設怎樣發揮投入？投入后又怎樣發揮它的效益？是一個值得重視的問題。

高校檔案館的硬件建設主要包括：檔案用房、辦公設備、基礎設施、網絡信息化工程等。軟件建設主要包括：改革檔案館管理體制和模式；建立建全檔案館各種規章制度；選拔具有高水平的業務水平和組織管理水平的管理人員擔任檔案館館長的職位；培養和造就一支高素質的檔案管理人才以及加強檔案館與各部門之間的聯系等等。

二、科學管理數字化

1.加強人員管理，提高檔案隊伍素質。要管理好檔案館，將檔案工作管理好，沒有一支具備良好素質的檔案人員隊伍是不行的。檔案人員隊伍是檔案管理的基本要素，其素質的高低直接影響到管理服務的質量、影響到學校教育教學的效果。因此，檔案管理人員必須不斷加強自身素質建設，加強政治理論的學習，樹立較強的為教學、學生和科研服務的正確意識，平時多看業務書籍、期刊和文獻等，不斷更新豐富自己的知識體系，將最新的信息和方法、最新進展和成果應用于實踐。學校也要積極安排檔案館工作人員進行業務培訓，使之能服務于教學。

當然，在檔案館的數字化建設中，人是最關鍵的因素，檔案管理數字化離不開人，因此，檔案管理工作人員應不但具有傳統的檔案管理知識，還必須努力掌握計算機信息軟件、辦公自動化、網絡化、數字化等技能，使自己成為既懂傳統的檔案管理知識，又懂計算機技術、網絡技術和通訊技術的復合型人才。

2.建立科學化、規范化的管理制度。管理制度是檔案館管理的法規和依據，是檔案管理工作順利進行的重要保證。要使管理制度化、規范化、科學化工作有章可循，首先必須根據管理目標、任務和要求建立一套全面的實事求是的規章制度，如《檔案館管理人員工作制度》、《檔案館安全規定》、《檔案館保密管理制度》、《檔案借閱管理規定》、《檔案館安全衛生制度》、《檔案館數字化建設規劃》、《網上檔案館瀏覽下載管理規定》等，同時要按照制度的要求定期檢查執行情況，并列為對檔案館工作和檔案人員評估、考核的重要內容。

3.加強信息化管理，讓檔案數字化。目前，檔案館作為高校發展一項重要的辦學指標，其建設水平直接影響到高校的辦學水平，如何建設全方位發展的高校數字化檔案館工程，已成為全國檔案數字發展的當務之急。但究竟什么是數字化檔案館，它包含哪些基本要素，與傳統檔案館有何本質區別等，仍有很多問題需要澄清界定，并不是上網或使用計算機管理的檔案都是數字化檔案。筆者認為，數字化檔案最本質的特征是建立在計算機網絡技術上的信息系統，它的組織方式是網狀化的互聯空間，使人數眾多且又處在不同地理位置的用戶，能夠方便地使用大量的分散在不同儲存處的電子物品的全部內容。其基本要素主要包括：（1）豐富的數字化資源。數字化資源是高校數字檔案館的“物質”基礎，包括全文數據庫、多媒體數據庫、網絡數據庫、網絡信息資源庫等等。高校數字化檔案館的目的是直接提供廣大師生所需的最終信息。（2）網絡化存取。高速的數字通信網絡是高校數字化檔案館的存在基礎。網絡協議的共識信息，統一的操作平臺，服務系統的兼容性，以及防黑、防毒系統，行之有效的過濾軟件，對網絡化存取都至關重要。（3）信息檢索系統。高校數字化檔案基于因特網信息資源和數字檔案館的信息資源庫，利用統一的檢索平臺和用戶界面，提供各種類型信息資源的檢索服務。（4）資源管理整合服務。高校數字化檔案館將所有信息資源進行整合，實現跨庫檢索，向用戶提供統一的檢索界面，檢索到的相關信息在統一的界面中顯示。（5）保密保護。要實現高校檔案館數字化資源之間的有效共享與合法使用，需要制定與數字化文獻資源共享相關的各種法律、法規、條例，解決資源共享后引發的一些問題，如一些保密性較強的檔案則不能隨意在網上就可瀏覽的。目前大多數高校已經建立了目錄數字庫，隨著數字信息化的不斷發展，數字檔案館、專題檔案館將呈現在眼前，屆時，可更好、更快、更準確地提供檔案信息。不過，隨著網絡信息化程度的不斷提高和數字化趨勢的不斷加大，對檔案管理人員提出了更高的要求。

4.實施檔案開放式，做好開放檔案館的管理。檔案館開放是高校實施教學改革的重要環節，應充分利用現有的教學資源，盡可能為師生提供方便條件，提高辦學效益和教學質量。同時，制訂開放檔案館的管理辦法并嚴格執行，建立檔案人員崗位責任制，開放檔案館實行實名登記制和輪班制，并配備一定數量的指導人員承擔檔案館開放工作，及時、準確地為廣大師生服務。據上所述，高校檔案館尚處于數字化建設階段，離數字化檔案館的目標還有很長的路要走。在數字化建設不斷發展的今天，高校數字化檔案館應不斷緊跟時代的步伐，與時俱進，積極大膽地進行科學管理方法的探索與創新，走出一條屬于自己的健康、穩定、發展的路子。

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