談數字檔案管理體系建立

邵化梅

(華北電力設計院工程有限公司，北京 100120)

在20世紀80、90年代，企業檔案管理的目標是立足建立以紙介質為代表的實體檔案管理體系，為此檔案及各級人員付出了艱辛的努力，確立了檔案管理組織保障體系；建立了“三納入四同步”等一系列行之有效的參與經營生產管理的方式；規范了檔案收集、整理、保管、利用、統計、鑒定銷毀等管理過程和方法；進行了歸檔范圍、分類、編碼、標識等標準化和制度建設工作；注重實體檔案耐久性、檔案庫房和保管條件的研究；對于檔案管理人才隊伍建設提出了具體的建設目標等。經過了幾十年的努力，實體檔案管理體系基本建成并在企業改革和發展中發揮了巨大的作用。

20世紀90年代中期，特別是近10年來，信息網絡技術獲得了突飛猛進的發展，電子文件大量涌現，并逐步成為檔案產生的主要手段和方法；電子文件及數據信息可以通過互聯網快速傳輸到相關干系人處；硬盤、光盤、服務器、磁盤陣列、光盤塔等存儲設備能輕易存儲海量的電子文件和數據信息；電子文件的復制非常簡單而且幾乎不用考慮成本；電子文件的利用方式發生了深刻的變化，效率之高超出想象；各種軟硬件系統的發展支撐并加速了電子文件形成的速度，保證了電子文件形成的質量。

檔案人面對這一巨大變革并沒有束手無策，更沒有消極抵抗，而是積極接受、認真學習和深刻研究。但這種變革是復雜的，電子文件、電子檔案、數字檔案是什么？與實體檔案有什么區別？網絡和軟硬件系統如何支撐電子文件和電子檔案產生和傳輸？電子簽名是怎么回事兒？電子檔案的分類與標識、載體與信息的關系是怎樣的？電子文件和元數據從源頭開始的產生環境、產生方式、流轉過程、歸檔手段、整理方法、保管方式、安全體系、利用模式和鑒定銷毀等檔案管理各環節都較實體檔案有哪些不同？總之，筆者認為傳統的實體檔案管理體系已無法滿足和支撐數字檔案管理的需要，基于此，提出了建立數字檔案管理體系的課題，請仁者見仁智者見智，提出批評，共同進步。

1 什么是數字檔案管理體系

數字檔案、數字化檔案、數字檔案館及數字檔案管理體系概念比較多，經本人研究，認為如下定義較企業檔案管理更為合理。

(1)數字檔案：指運用當代信息技術，自動收集在經營、生產、管理過程中產生的電子文件信息，并對其進行管理，以網絡化的方式相互連接和提供利用，實現資源共享的信息系統。簡單地說，只有從經營生產管理程序中“流”出來的電子文件信息才是數字檔案。

(2)數字化檔案：是把館藏的歷史檔案通過掃描等方法，將紙介質檔案從傳統形態轉化成計算機可識別的數字形態，同時將傳統的檔案管理擴展到計算機檔案管理, 并對此進行科學的分類存儲，建立相應的數據庫，以便能在網絡環境中快速、簡便地查閱和利用的過程。

(3)數字檔案館：是檔案信息化的集中體現，主要是電子文件信息自動“流”進來并集中管理(與地方綜合館不同)，同時信息集中發布的載體。

(4)數字檔案管理體系：是基于電子檔案和元數據全過程管理的檔案管理體系，是區別于傳統實體檔案管理模式的一套數字檔案管理模式。

2 實體與數字檔案管理的區別

筆者認為檔案管理的基本方法論是科學的、合理的，我們還是從檔案六個最主要的管理環節，即：檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定銷毀入手談談實體檔案(我們以紙介質檔案為代表)和數字檔案管理的區別。

2.1 收集

收集的難度與以往紙介質完全不同，它要規范電子文件的標識、軟件環境、硬件環境、電子文件的標準化，例如：我們會關心電子文件使用什么樣的形文件、使用什么操作系統、什么版本的應用軟件、電子文件的存放方式和數據格式，電子文件的命名方式，甚至我們會關心這些電子文件存放數據的數據庫類型、數據庫表字段的定義和字段長度，我們會關心電子文件在流轉到數字檔案館之前的管理權限、流轉過程、審批過程、電子簽名的實現方式，我們甚至會關心流轉過程的日志記錄和數據備份，我們會關心版次以及升版的過程，我們關心電子文件歸檔的數字檔案館之后的文件狀態、使用權限和元數據，它遠比紙介質檔案管理復雜得多，難度大得多！收集范圍也需要重新界定，再加之檔案門類較多，包括圖紙檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、設備檔案、總承包檔案、監理檔案等，載體格式較多，包括文本文件、圖紙文件、掃描文件、多媒體文件等多種格式多種版本文件，就顯得數字檔案的收集越發困難，管理深度越發深刻。

2.2 整理

數字檔案進館之前和之后的整理工作也有著非同以往的特點，收集工作是整理工作的基礎，這點要求檔案人員工作前移和廣泛。數字檔案的整理必須依賴數字檔案館軟硬件系統，整理的效率和質量很大程度上取決于系統能力，如判定歸檔電子文件的合規性，包括電子文件命名、版次、電子文件依托工具軟件的版本、形文件、甚至電子簽名的正確性。整理的另一個重要特點在于數字檔案的分類與編碼的科學性，電子檔案管理的單位是文件，傳統的紙介質檔案通常按卷進行管理，管理顆粒度的不同使檔案的分類與編碼發生很大的變化，精細度、管理深度要求建立以“件”為單位的分類與編碼，要求打破傳統的檔案分類模式，建立與經營、生產、管理過程匹配的、甚至是一致的分類編碼體系，這個過程需要與各級各類人員共同完成。收集范圍的擴大使整理范圍和內容增加。

2.3 保管

數字檔案的保管是建立“電子庫房”的過程，傳統庫房需要賦予檔案庫管號(或稱排架號、調卷號)、電子庫房需要賦予每個電子文件數據通過數據庫管理，每個電子文件都有自己的路徑位置，傳統庫房需要架位標識、架位圖，電子庫房需要服務器、磁盤陣列或光盤塔的標識和編碼；傳統庫房需要有防火、防盜等“八防”要求，電子庫房需要數據網絡系統安全，可靠的數據備份系統、防病毒系統、文檔保護系統、容災系統等，其安全級別明顯高于傳統檔案庫房的要求。雖然電子庫房占用的物理空間減少了，但它的投資規模、管理難度比傳統庫房更高、更大。

2.4 利用

企業檔案管理逐步向其價值本源回歸，從“整理檔案”、“保管檔案”，更多地向“利用檔案”過渡。數字檔案的利用比傳統檔案利用有著無與倫比的優勢，但利用的前提是數字檔案與紙介質檔案的一致性。因此，為了解決這個問題，不少企業采取掃描的方式保證紙電一致，掃描文件的穩定性、標準的通用和完整性是選擇這種方式的原因，但這種方式無疑會增加資源投入，但現階段未嘗不是一個較好的過渡方案。

原來只是借紙介質檔案參考，現在是直接在電子檔案上修改、創作，形成新的產品。

紙介質檔案存儲的必要性體現出來了，信息與載體的不可分離性使紙介質檔案長久保存后信息可讀、易讀性不會產生很大差異，但電子文件則不同，它的讀取必須基于一定的軟硬件環境，如：15年前DOC操作系統下的文檔現在幾乎沒有辦法讀出來，5年前的3寸、5寸軟盤還在通行，而當下，要找到能識別軟盤的軟驅都非常困難。無疑，企業不可能把所有系統軟件和硬件保管起來，不可能定期將海量的電子文件轉換成新的版本，因為這樣，即投入大量的人力、物力，又無法保證轉換后的電子文件可用、可讀，信息完整。

數字檔案利用便利性也在很大程度上取決于數字檔案館系統的能力，檢索查詢的速度、搜索引擎的能力、數據庫規劃的科學性、人機交互界面的友好性、標準化程度、甚至權限設置的合理性、報表設計的靈活性、網絡速度等都直接影響用戶的利用效率和接受度，再加之資源的數量和質量也是保證數字檔案利用的重要原因。

編研是檔案深化利用的體現，歷來被視為檔案工作努力的方向，數字檔案的建立使編研工作效果更加突出。

2.5 統計

數字檔案管理體系建立使統計工作變得簡單而準確，使工作更量化、可測量。

2.6 鑒定銷毀

有些人認為電子檔案只是占一點硬盤空間而異，多多益善，但筆者認為，電子檔案的鑒定銷毀工作不僅應該做而且應成為更為常規的一種行為，因為，電子文件的質量直接影響使用者的利用，原來只是借檔案看看，現在是直接在檔案上修改、創作，形成新的產品，對原文的依賴性更高，因此要求電子垃圾或作廢檔案及時清理，避免誤用。

3 如何建立數字檔案管理體系

3.1 制定規劃

數字檔案管理體系建設需要系統地研究和規劃，企業應組織專門的人員，如生產管理人員、信息技術人員、質量管理人員、檔案人員共同策劃，結合本單位實際情況，分門別類地研究各類電子文件產生、流轉、歸檔過程，研究數字檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等各環節管理過程，研究歷史檔案資源的電子化方式，數字檔案館的架構，數字檔案館與其它應用系統的接口關系，信息系統及文檔安全等。

數字檔案管理體系規劃還包括實施方案，提出系統建設組織體系、責任部門和責任人、進度、階段目標、實施策略、資金投入等，保證規劃落地。

數字檔案管理體系規劃應通過公司評審，得到相關領導和部門的認同和支持，規劃須按年度進行滾動修改，持續不斷地完善和豐富規劃內容，使規劃可行、有效。

3.2 組織保障

數字檔案管理體系建立需要有一定的組織保障，數字檔案管理體系絕不是檔案管理部門一家的事情，需要動用各方力量共同完成，領導作用固然重要，更重要的是各級責任部門和責任人，如在通過信息系統收集檔案的過程中，在推行標準化過程中會涉及所有經營、生產、管理人員，會涉及各級領導和員工，難度很大、周期較長，必須由各級責任人各負其責，全力以赴，共同推進，才能把這項工作做好。

檔案部門是其中最重要的部門之一，檔案人員要努力學習、認真研究、善于溝通、專業指導，按照規劃不折不扣地貫徹實施下去，通過歸檔率等控制措施保證體系建設的落地。

3.3 配備資源

數字檔案管理體系建立需要較大資源配置，網絡軟硬件系統建設、數字檔案館建設、數字資源的積累，尤其是歷史檔案的電子化、外購數字資源、數字檔案系統安全保證體系建設，甚至出版設備、遠程及移動應用設備、影像設備等都是不小的開支。

另外，數字檔案管理系統要配備高素質的人員，主要包括信息技術人員、生產人員、檔案人員等。要增加數字加工人員、掃描人員等階段性人員投入。

3.4 組織實施

數字檔案管理體系建立是一個長期的工作，需要分階段有步驟地進行實施。主營業務產品(根據企業不同有所不同，如設計檔案、項目管理檔案、監理檔案、施工檔案、采購檔案、設備檔案等)的數字化是企業首先解決的問題，在這個過程中，數字檔案館的建立也應該同步進行，使檔案的接收、整理能及時進行，數字檔案的利用有渠道，方便易行。

數字檔案的資源建設也需要按照規劃逐步增加，歷史檔案的數字化是較好、較快地解決方案，應在數字檔案管理系統建立初期進行。文書檔案、會計檔案、榮譽檔案、聲像檔案、合同檔案、招投標檔案等應按規劃逐步實現數字歸檔。

數字檔案管理體系實施應按階段進行驗收和評審，提出修改意見和建議，供相關方持續改進。

3.5 標準化建設

數字檔案管理體系對標準化的依賴尤為明顯，前文對此已多次闡述，傳統紙介質檔案的產生主要是個體行為更突出些，文件產品質量很大程度上取決于個體的責任心和熟練程度，而電子檔案的產生更多依賴系統軟硬件環境、信息環境下管理過程的受控和標準化。

數字檔案管理不同于紙介質檔案管理，需要以新的視角和管理模式審視和梳理管理過程和方法，標準化和制度建設是保證數字檔案管理體系建立和實施的保障，應引起重視。

這些標準化包括：信息結構標準化、電子文件命名、版次、電子文件依托工具軟件的版本、形文件、數字檔案的分類與編碼的科學性等。

3.6 持續改進

持續改進是做好工作的一種有效的方法論，數字檔案管理體系建立亦應如此，雖然任務很艱巨，難度很大，但有了堅強的組織體系保證，合理的資源配備，系統的較為完善的規劃及好的實施方法論，再加上我們的信念和堅持不懈，數字檔案管理體系建設一定能實現，一定能見到好的效果。

4 幾點看法

4.1 業務系統與檔案系統的定位

現在信息技術的迅猛發展使有些人員認為：所有過程的文檔和交付產品文檔都能夠通過各個業務系統收集和管理，沒有必要再建立檔案系統，沒有必要再存儲一套數字資源，認為這是一種浪費。

筆者認為，各業務系統存儲的是企業運行過程信息和產品信息，檔案系統存儲的是經過篩選的，有查考利用價值的檔案信息，因此，業務系統存儲信息量大，檔案系統存儲信息是企業精華；業務系統存儲各版本信息，檔案系統存儲最終版成果；企業業務系統較多，信息分散、管理模式不統一，檔案系統信息集中，管理模式統一；業務系統更關注過程，檔案系統更關注結果；此外，檔案系統可以將不同業務系統歸檔內容整合，綜合顯示在統一的主題下。如：我們可以將某個工程不同期數、不同階段的工程概況、前期文件、設計圖紙、采購檔案、施工檔案、工程管理檔案、工程照片、聲像、報優成果等等內容集中展示出來，這在某個業務系統是無法做到的。

4.2 實體檔案與電子檔案的關系

有些人認為有了比較完整齊全的電子文件、電子檔案就可以取消紙介質檔案了。筆者認為，這種思路未嘗不是今后發展的方向，但就目前的管理水平和技術能力看，這種做法還不成熟，有待商榷。

正如前文所說，信息與載體的分離性是電子檔案區別于紙介質檔案的最重要地方，電子文件長久保存后信息的完整性、可讀性、易讀性都沒有得到很好地解決，5年后、10年后、20年后這些電子文件或許全部變成了不可讀、不可用的電子垃圾。

另一方面，電子檔案的法律效力問題雖然在局部有一些突破，但沒有普遍性和廣泛性，企業檔案管理難于操作，以電子簽名為例，數字認證、指紋認證等多種技術均缺乏經過長期考量的成熟產品，認證平臺不斷升級，誰對平臺的長期有效負責？在管理上同樣也缺乏充分的方法加以約束和規范。

因此，紙介質檔案在一定時期內依然需要，企業可根據需要將之封存不借，存檔備查，尤其是重要檔案更是不能輕易取消紙介質存儲，但可以減少存檔份數和使用方法。另一方面，大力建設數字檔案管理體系，充分利用數字檔案便于利用的特點為經營、生產、管理人員提供高效、優質的服務。

4.3 數字檔案與知識管理的關系

知識管理體系建設是企業發展的核心能力建設之一，值得我們深刻地思考和勇敢地實踐，由于各企業情況不同，什么是知識的界定就存在很大差異，知識管理體系建立存在著各種不同定位。知識的分類、編碼、篩選、確認、推送、更新，知識管理組織體系、知識積分、測量體系、考核評價體系等需要建立，這更是一項長期而艱巨的任務。

數字檔案是知識數據信息的重要組成部分，但不是所有的數字檔案都是知識，數字檔案館更不是知識管理系統的替代物。數字檔案館的建立是現階段數字檔案管理體系建設的需要，是為企業積累知識的一個渠道，與知識管理體系建設沒有矛盾，也沒有必然聯系，如：財務系統、標準系統、公文系統等形成的數據信息都是知識數據信息的一部分。

5 結語

數字檔案管理體系建設是企業發展的需要，是信息技術發展的必然，筆者只是從體系建設角度談了些粗淺的看法，此外政策、技術、管理、社會認知等各方面都存在大量深刻的內容需要學習和探討，這將是我們檔案人員努力的方向，前進的動力和進步的平臺。

[1]蔣國勇.從數字檔案館建設看我國檔案管理體制[J].檔案學研究，2010，(4).