電力建設總承包項目檔案管理體系探析

王偉義，王麗艷

(廣東省電力設計研究院，廣東 廣州 510663)

電力建設總承包項目具有參建單位眾多、項目文件數量龐大種類繁多、文件形成時間跨度較大等特點，總承包方如何克服上述不利因素，做好對項目檔案的全過程管理和控制，為項目工作做好服務，是檔案工作的一項重要課題。總承包項目檔案管理應從管理規范、溝通協調機制、組織機構體系、信息化建設等方面入手，滿足業主項目檔案工作要求，并充分考慮總承包方知識積累的需要。筆者認為，需要構建一個以總承包方為管理中心、各參建單位參與、管理制度和規范為基礎的項目檔案管理體系，明確各方職責，將全部項目檔案納入這套體系之下進行管理。

1 構建項目檔案管理體系的必要性

1.1 遵守國家及行業檔案管理有關規定的需要

國家及行業檔案管理有關規定從管理體系的角度對檔案人員、檔案管理制度及檔案信息化管理等提出了明確要求，總承包方需要按照規范的要求，加強基礎建設，努力構建項目檔案管理體系。國家檔案局、國家發展和改革委員會發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》，驗收內容的重要一項就是基礎管理工作，應“建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立了切合實際的項目檔案工作的管理體制和工作程序”、“確定了負責項目檔案工作的領導和部門，實行了各部門和有關人員檔案工作責任制”、“配備適應工作需要的檔案管理人員，檔案管理人員經過檔案管理專業培訓”、“采用先進信息技術，實現項目檔案管理的信息化”，辦法從檔案人員、組織機構、管理規范、信息化方面對構建項目檔案管理體系提出了明確要求。中國電力建設企業協會頒布的《電力工程達標投產管理辦法》(2006版)，考核標準的重要一項是檔案工作基礎管理，應“明確分管領導和項目檔案管理體質和工作程序，建立健全項目檔案各項管理制度”、“配備了適應檔案工作需要的檔案管理人員”，從檔案人員、制度建設等方面也提出了建設項目檔案管理體系的要求。

1.2 項目檔案管理工作的基礎

構建一套完整、科學的項目檔案管理體系，是確保項目檔案齊全、完整、準確、有效的必備基礎：首先，配備必要的項目檔案管理人員，文件材料才能得到及時的收集、處理、保存和歸檔；其次，制訂檔案管理標準和管理制度，才能規范參建各方的檔案管理工作；再次，建立檔案溝通協調機制，增進總承包方與業主、各參建單位的交流和溝通，可以更好地促使各方共同做好檔案工作；最后，推進項目檔案管理信息化，為項目積累和保存數字化檔案信息資源，可以為總承包企業的發展提供強有力的檔案資源支持。

2 項目檔案管理體系的構成

2.1 管理制度體系

總承包方應建立并完善項目檔案管理制度，確保項目部與各參建方的檔案管理都納入到檔案管理制度體系中，使檔案管理工作有章可循。筆者認為，項目檔案管理制度體系由以下兩部分組成：

2.1.1 國家及行業建設項目檔案管理規范

這些規范作為項目檔案管理制度體系的重要組成部分，總承包方及各參建方應嚴格遵守。相應的規范有：《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》、《照片檔案管理規范》、《電子文件歸檔與管理規范》等，以上規范分別對分類、組卷、整理、檔案專項驗收、城建檔案移交、特殊載體檔案管理等做出了要求，上述規范應作為管理制度體系的基礎部分。

2.1.2 總承包方自行編制的檔案管理規范

總承包方應根據企業實際情況制訂總承包項目檔案管理規范，作為檔案管理制度體系的主體。相應規范應包括：項目檔案管理程序，從總體上明確檔案管理職責、工作內容和工作程序；項目文件材料立卷歸檔管理辦法，明確參建各方職責，規范項目文件收集、整理、歸檔移交工作要求；項目文件編號管理辦法，規范各類項目文件的編號；項目文件收發管理辦法，規范項目文件的接收、分發處理和發出；項目照片、聲像文件管理辦法，規范照片、聲像文件的收集、整理、保管等要求；項目電子文件管理辦法，規范電子文件形成、收集、整理等全過程的要求；項目檔案專項驗收管理辦法，明確檔案專項驗收中各方職責及做法。各總承包項目可制訂相應實施細則作為補充。

2.2 溝通協調體系

總承包方應建立并不斷豐富和完善與業主、各參建方的檔案管理溝通協調體系，共同努力做好檔案管理工作。溝通協調體系由以下幾部分組成：

2.2.1 檔案管理交底會

總承包方在項目的啟動階段召開檔案管理交底會，邀請業主和各參建方參加。交底會的主要內容是：宣傳國家、行業關于檔案管理的規定，闡述業主、總承包方對檔案管理的相關要求，明確各方檔案管理職責、工作程序、應遵循的規定等。

2.2.2 檔案管理培訓

視項目的實際情況，由總承包方檔案管理部門、總承包方項目部組織項目部全體人員、各參建方檔案管理人員進行培訓，重點是：國家及行業關于檔案管理的法律法規、總承包方項目檔案管理規定，明確收集歸檔范圍、項目文件的質量要求、移交的要求等。

2.2.3 檔案管理檢查

總承包方應于項目的適當階段，組織進行對參建方檔案管理情況的檢查，方式可以靈活多樣，如現場抽查項目文件材料的收集整理情況、組織各參建方互相檢查的方式。檢查的重點是：項目文件收集是否符合完整性、準確性、系統性的要求，簽字認可手續是否完備、是否為原件、是否遺漏重要文件資料；整理是否符合系統性的要求、分類組卷是否合理等。

2.2.4 檔案管理工作例會

總承包方應定期召開檔案管理工作例會，組織業主、項目部、各參建方檔案管理人員參加，必要時邀請各方負責檔案管理的領導參加。例會的主要內容是：通報近期各方檔案管理工作情況，檢查中發現的問題及整改情況，明確下階段檔案管理工作重點，交流并溝通各方檔案管理的經驗等。

2.3 人力資源保障體系

總承包方應按照國家及行業檔案管理規范的要求，在項目啟動之初，及時配備項目檔案管理人員，構建適應項目實際情況、滿足檔案管理要求的人力資源保障體系。根據項目規模的不同，檔案管理人力資源保障體系有以下幾種不同模式：

2.3.1 配備專職檔案管理人員行使檔案管理職能

適用于大型及特大型項目，以及業主對檔案管理要求比較高的項目。根據檔案管理職能的需要，配備足額的專業檔案管理人員，對項目檔案進行科學、有效管理。檔案管理人員需具備較強的專業素質，檔案專業知識扎實，了解和熟悉項目檔案管理內容和流程。

2.3.2 兼職檔案人員行使檔案管理職能

適用于小型項目。由兼職檔案人員如項目秘書負責項目檔案全過程管理，負責與項目各參建方檔案管理溝通，接受總承包方檔案管理部門的業務指導。這種模式可以節約項目人力資源成本，但由于項目秘書不具備檔案專業知識，工作上難以兼顧檔案管理，不利于對項目檔案的科學、有效管理。

2.3.3 專兼職檔案管理人員相結合

適用于中型及中大型項目。部分檔案管理職能由專職檔案人員承擔，如文件整理、對分包方檔案管理的監督和指導等，其他部分職能由項目秘書承擔，如文件的登記分發等。這種模式既可以確保項目檔案全過程受控，也有利于項目部內部人力資源的合理優化，節約項目人力資源成本。

2.3.4 檔案管理服務外包

該模式由專業檔案管理服務外包商負責項目檔案日常管理工作，總承包項目部負責做好統籌管理、溝通協調和監督檢查工作。這種模式借助外包商專業化的檔案管理服務能力，可以有效節約項目人力資源成本，但總承包方應避免“包”而不“管”，應做好對外包商的監督，不斷提升項目檔案管理水平。

2.4 檔案管理信息系統

總承包方應配備項目檔案管理信息系統，實現對項目檔案信息及內容的有效管理，確保項目檔案“收得進”、“管得住”、“用得上”、“交得出”。

2.4.1 檔案管理信息系統功能

(1)文件收集：實現對項目文件的完整、有效收集。根據文件的類別，可以采取自動收集電子文件(無需手工簽名、無需蓋章的文件)、紙質文件掃描進行收集(需要手工簽名、蓋章的文件及無法由管理信息系統直接產生的文件)等方式。

(2)文件整理：實現對項目文件的規范整理，參照紙質載體文件的整理辦法和要求，按照整理組卷的要求，形成符合要求的“電子案卷”，將案卷信息與文件級信息補充完整，便于檢索和利用。

(3)文件利用：采取權限管理、角色設置等方式，在確保項目文件安全受控的情況下做好利用工作。根據人員角色及承擔的工作內容，結合項目文件安全保密要求，系統對信息查詢應不設限，開放多途徑檢索的功能，確保檢索到文件條目信息；對瀏覽、下載等操作應進行限制，履行電子審批流程后可以進行相應操作。

(4)檔案移交：實現項目檔案移交(包括向業主移交、向總承包方移交)的功能。該模塊應具有將電子文件導出到光盤或其他載體的功能，條件許可時，考慮實現項目檔案管理信息系統與總承包方、業主檔案管理系統的直接數據交換，實現電子文件與信息的直接跨系統移交。

2.4.2 檔案管理信息系統的配置方式

總承包方可采取以下方式配置項目檔案管理信息系統：

(1)配置專用的項目檔案管理系統。適用于大型、特大型項目，以及業主對項目檔案管理要求比較高的項目。總承包方應綜合考慮并選用合適的項目檔案管理系統。該類系統是專門針對項目檔案管理而開發的，進行必要的功能完善后，即可實現對項目檔案的全過程有效管理。

(2)檔案管理功能集成于項目管理信息系統中。適用于中大型項目。部分項目管理軟件本身具有一定的檔案管理功能。配置這類軟件，可以基本實現對項目檔案的信息化管理，有利于檔案管理與項目其他管理模塊之間的信息交換和共享。

(3)直接應用總承包方檔案管理系統。適用于中小型項目。總承包方檔案管理系統可直接應用在項目中。這種方式相對比較經濟。

3 結語

構建一套科學、合理、有效的項目檔案管理體系對于做好項目檔案管理工作十分重要。總承包方應從上述四個方面著手，將項目各參建方檔案工作納入這套體系中，提升項目檔案管理的績效。本文的研究成果對于總承包方如何構建項目檔案管理體系有一定的指導意義。

[1]GB/T 11822-2008，科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].

[2]DA/T 28-2002，國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].