論圖書館信息管理系統中的問題和對策

陳群

（浙江省上虞市圖書館，浙江 上虞 312300）

信息管理系統（Management Information System，MIS）是一個由人、計算機等組成的能進行管理信息收集、傳遞、儲存、加工、圍護和使用的系統。管理信息系統能實測企業的各種運行情況，利用過去的數據預測未來，從全局出發輔助企業進行決策，利用信息控制企業的行為，幫助企業實現其規劃目標。

1 我國圖書館信息管理現狀

中小型公共圖書館占我國公共圖書館中的絕大多數，在公共文化服務體系、圖書館服務體系中處于承上啟下的樞紐地位，發揮著關鍵性作用。近年來，中小型公共圖書館以高度的社會責任感，始終面向基層群眾，始終堅持公益性方向，堅持讀者利益和服務至上的宗旨，加強自身建設，不斷提高服務水平，為保障人民群眾基本文化權利，為創建學習型社會，推動國家經濟社會發展，做出了積極的努力，同時在機遇與挑戰并存的環境中，中小型公共圖書館也在不斷地尋求新的發展模式。圖書館信息管理系統實現了圖書館日常工作從人工管理轉變為計算機管理。現代圖書館正朝著開放和合作的集群模式方向發展。目前大部分圖書館信息管理系統是實現了網絡環境下多館之間聯合協作和資源共享。在保證圖書館全部業務功能相對獨立的情況下，實現了各館之間的統一檢索、聯合編目、通借通還等資源共享和業務協作功能，提高了管理員的工作效率，并且拓展了圖書館的服務能力。

我國圖書館信息管理系統落后于發達國家的圖書館信息管理，信息管理系統還存在一些問題。

2 圖書館信息管理系統存在的問題

2.1 建設規劃和總體目標不穩定

新的圖書館信息管理系統需投入很大一部分資金，而每一次圖書館信息管理系統的操作使用，都會是一次管理變革，需要一定的時間與之相適應，因而需要很長的一段時間才能產生它的效益，因此，不少圖書館信息管理系統的建設不到位。

2.2 缺乏健全的信息管理體系

圖書館信息管理系統建設成功的前提就是良好的信息運行機制。信息的標準化、規范化是建立合理的管理體制、科學的管理方法、完善的資料來源等的重要基礎和前提。如果圖書館信息管理系統在開發前沒有做好這項工作，那么最終開發出來的圖書館信息管理系統就不可能使用信息的不確定性和經常變化的客觀存在。

2.3 系統建設缺乏統一的標準

隨著信息化的不斷發展，我國各圖書館都相繼自行研發本館的管理信息系統。研發出的圖書館管理信息系統雖然功能相類似并且能夠實現，但是沒有統一的研發標準，其代碼編寫、數據庫創建都存在一定的問題，如通用性差、兼容性差、標準化水平低等問題，使得系統資源共享無法實現。

2.4 管理信息系統結構不完善

圖書館信息管理系統一般包括6個子模塊。但我國大多數的圖書館這些子模塊并不健全，基本上只有圖書館業務子模塊，其他的子模塊并沒有應用到，致使圖書館信息管理系統強大的功能不能完全發揮出來。圖書館管理中的數據處理、預測、計劃控制、決策優化等都沒有完全的發揮出來。

2.5 圖書館管理員的計算機應用水平有待提高

圖書館信息管理系統的建立使得圖書館管理員工作強度減小了許多，并且提高了工作人員的工作效率，但是這些前提就是工作人員會靈活的應用圖書館信息管理系統。如果不會使用此系統那么此系統就無法發揮其強大的功能，無法完成其建設的目的。

3 建立完善的圖書館信息管理系統的重要性

由于我國圖書館信息管理系統的建立起步晚，開發較遲，導致了我國圖書館在這方面與美國、西歐等國家存在較大的差距。隨著入世，我國圖書館信息管理系統所呈現出來的狀況，迫使我國圖書館必須加緊建立與完善現代圖書館信息管理系統。多年的實踐證明，圖書館信息管理系統有必要進行完善與重建。毫無疑問，做到這一點，將對圖書館的各項管理工作起到十分重要的作用。面對圖書館界來說（包括高校圖書館在內），實現圖書館現代化信息管理系統的并沒有多少。因此，其管理的深度與廣度并不盡如人意，尤其是對館內人力資源管理、信息資源管理的建設方面并沒有多大起色，由此而導致圖書館的辦館特色、人員結構、繼續學習、規章制度、計算機管理等各方面的落后與停滯。

此外，由于圖書館部門結構和人員結構的不同特點以及復雜性，要求圖書館必須建立與完善圖書館信息管理系統。這樣做，有利于了解各部門的工作環節，有利于對人力資源的優化配置，有利于圖書館領導對整個圖書館工作的現代化管理。

4 建立完善的圖書館信息管理系統的對策

4.1 加強圖書館管理意識

加強圖書館管理意識主要從以下三個方面進行分析：

（1）加強圖書館管理的現代化意識。圖書館加強管理現代化意識就是把現代化信息技術運用到圖書館管理中，圖書館已經隨著經濟化市場的形成逐步深入到市場中，此時圖書館將面臨著太多的競爭，圖書館如果要想從這場競爭中脫穎而出就必須好好把握和利用各種信息資源。

圖書館管理在繼續鞏固強化陣地服務工作的基礎上，充分運用現代化手段提升文獻信息綜合服務能力。在文獻信息服務方面，繼續走與企業聯合之路。加強圖書館社會化服務的輻射功能，繼續擴大館外流通服務網點的建設，提高館藏利用率，讓更多的人享受閱讀的快樂，并把以往的服務網點規范化管理，全部實行掛牌服務。

（2）加強現代圖書館信息管理系統的科學化意識。在圖書館管理中，只有輸入數據十分可靠，才能獲得有用的管理信息，如果原始數據十分混亂，計算機處理出來的結果當然不會有價值。只有強化圖書館管理的科學化意識，才能為信息管理系統創造條件，使信息管理系統能夠完全發揮其強大的功能。

（3）加強圖書館的信息管理。任何管理都需要有杰出的領導和強大的團隊，圖書館管理也是如此。設立圖書館的信息主管是完全實現管理信息系統各子模塊的第一步。信息主管主要是使圖書館的信息資源進行統一管理、對圖書館信息系統和外部信息系統的聯系進行協調、組織進行圖書館信息化的擬定和實施、并且進行高層決策管理。

4.2 提高信息管理系統的科學性

提高信息管理系統的科學性，首先必須對用戶的需求分析進行完善的設計。用戶需求是信息管理系統建立的基礎，也就是說，要想達到對系統進行總體設計和對口的開發就必須對用戶需求進行科學化分析，這樣的科學化的信息管理系統才能對圖書館管理發揮重要作用。信息管理系統是利用定量化的科學管理方法，通過預測、計劃優化、管理、調節和控制等手段來支持決策。

除此這外，科學的開發方法和開發工具也對提高信息管理系統起著重要作用。因為科學的開發方法和開發工具不僅可以縮短開發周期，而且還可以提高系統的性能。

4.3 采用先進的結構體系

客戶機/服務器將一個應用系統分解為前臺的客戶機應用程序和后臺的服務器，二者通過網絡連接。二者在邏輯上是相互獨立的，客戶機作為計算的請求實體，以消息的形式把計算請求發送給服務器，服務器作為計算的承接實體，接收到客戶機發送來的請求后進行處理，并把處理的結果返回給客戶機。

4.4 利用先進的技術

信息管理系統初步的實現了信息的存儲、查詢等功能。從整體上看，這些信息范圍廣、分散性較大，整合有些困難。信息挖掘是提高信息利用率的有效途徑，它對所有信息進行歸類和分析。信息挖掘的結果可分為描述型和預測型。預測型的結果是指通過信息挖掘，建立某個環節的預測模型；這些模型不僅能描述當前的現狀和規律性，而且利用它還可以預測，當條件變化后能給整個系統或某一環節狀況預測提供決策支持依據。

4.5 實施項目管理與風險分析

信息管理系統的開發與實施涉及面廣、時間長、過程復雜，需要統籌和協調的系統工程，需要多方面人員的密切配合和科學的項目管理。項目管理技術可以使管理人員事先對可能發生的情況做出預測，在問題發生之前及時進行控制和調整，從而使項目管理工作有被動的事后解決變為主動地事前控制，使項目開發工作少出差錯、少走彎路，使管理工作不再被動。

圖書館信息管理系統可以劃分為若干個子項目，每個項目都會存在一定的風險，對這些風險進行分析，同時提出預防措施或者解決方案，從而降低項目開發過程中的風險因素，保證信息管理系統開發的順利完成。

4.6 提高圖書館管理員的計算機應用水平

圖書館信息管理系統為更好的為用戶服務，方便用戶、充分的利用資源是其最根本的目的。提高電子資源的有效性和利用度是我們一直的目標，在信息管理系統的發展中，要不斷的完善，與時俱進，將圖書館的信息管理與世界接軌，提高人員的個人素質，在知識經濟時代更好的為用戶服務。

5 未來發展

RFID系統在圖書館的應用已經有了10年左右的歷史。據Checkpoint統計，截止2005年全球有超過440家圖書館采用了RFID技術，這一數字在2007年上升到2000家。新加坡國家圖書館是亞洲最早使用RFID技術的代表，可以說圖書館采用RFID已經是比較成熟的產品，正在推動著圖書館自動化事業的發展。我國目前已有少量的圖書館應用RFID系統，RFID系統使讀者去圖書館就像是去超市一樣方便，不需要排對借還書；對于圖書館管理員來說，不需要為找一本書而耗費很多時間，也不需要擔心有人帶著書離開圖書館；對于館長來說，RFID系統可以幫助館長擴大圖片流通，提升圖書館管理和服務水準，使圖書館從圖書的監管者轉變為知識的詮釋者成為現實，而您要做的只是拓展圖書館的文化業務功能，使其更為人性化、樂趣化，從而更快地向集群化圖書館邁進。

目前，我國還沒有完全在圖書館普及RFID系統，此系統還有一些缺陷，如讀者在還書時，此系統不能檢測出圖書的損壞，對于這個漏洞，還沒有相應的措施，只能看讀者的自身素質。RFID系統在圖書館中的應用是圖書館發展的方向，但是還應不斷地對此系統進行改善，逐步完善RFID系統在圖書館中的應用。

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