提高技術(shù)文件質(zhì)量的方法研究

李 哲 王 永

（飛行自動(dòng)控制研究所，陜西 西安 710065）

各個(gè)單位的質(zhì)量目標(biāo)通常都是針對(duì)產(chǎn)品實(shí)物提出的，如物料投放合格率、零組件加工合格率、部件裝配調(diào)試成活率、產(chǎn)品一次驗(yàn)收合格率等要滿足何種指標(biāo)。因此，難免有些人會(huì)將完成產(chǎn)品實(shí)物作為唯一的目標(biāo)，對(duì)于時(shí)間緊的項(xiàng)目，某些設(shè)計(jì)員更以“要產(chǎn)品還是要文件？”來(lái)回應(yīng)提交技術(shù)文件的要求。用戶要產(chǎn)品，要的是質(zhì)量有保障的產(chǎn)品，伴隨著產(chǎn)品實(shí)物形成過(guò)程所產(chǎn)生的技術(shù)文件等非實(shí)物產(chǎn)品對(duì)產(chǎn)品的實(shí)物質(zhì)量有很大的影響，同樣需要高度關(guān)注。

技術(shù)文件和圖樣是最主要的非實(shí)物產(chǎn)品，其中技術(shù)文件是以文字和表格的形式說(shuō)明產(chǎn)品的技術(shù)特征、組成情況、實(shí)現(xiàn)要求、使用維護(hù)約束等方面，為產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、使用和維修提供指南。尤其是對(duì)于復(fù)雜產(chǎn)品，由于不能（從技術(shù)或經(jīng)濟(jì)角度考慮）通過(guò)事后的測(cè)試來(lái)進(jìn)行全面的驗(yàn)證，需要依靠對(duì)其研制的過(guò)程控制來(lái)保證產(chǎn)品質(zhì)量，而過(guò)程所需的技術(shù)文件的描述是否正確、要求是否明確、規(guī)定的方法是否可行，等等，這些技術(shù)文件的質(zhì)量要素直接影響到產(chǎn)品實(shí)物化的正確性、批量產(chǎn)品形成的一致性以及產(chǎn)品檢驗(yàn)的可操作性等，對(duì)產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

1 技術(shù)文件體系及質(zhì)量要求

技術(shù)文件應(yīng)在產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中適時(shí)形成，用于約束產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)。通常，在一個(gè)系統(tǒng)級(jí)產(chǎn)品的研發(fā)過(guò)程中至少應(yīng)形成如圖1所示的各類技術(shù)文件。

圖1 系統(tǒng)級(jí)產(chǎn)品基本技術(shù)文件體系

除圖1中提到的技術(shù)文件外，通常還應(yīng)包括系統(tǒng)及部件級(jí)的技術(shù)方案論證及指標(biāo)的分析文件、可靠性等“五性”相關(guān)設(shè)計(jì)與分析文件等。而對(duì)于有軟件部件和/或復(fù)雜電子硬件的適航取證項(xiàng)目產(chǎn)品，因需要按照RTCA DO–178B機(jī)載系統(tǒng)和設(shè)備合格審定中對(duì)軟件的要求和/或RTCA DO–254《機(jī)載電子硬件的設(shè)計(jì)保證指南》進(jìn)行開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制，遵從相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，還需形成必要的過(guò)程文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證記錄、配置管理記錄和總結(jié)性文件等。

技術(shù)文件的質(zhì)量要素主要包括：正確性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性、可操作性、客觀性和有效性。

正確性和準(zhǔn)確性是對(duì)技術(shù)文件的基本要求。技術(shù)參數(shù)應(yīng)是正確的，需經(jīng)必要的分析或驗(yàn)證，不正確的技術(shù)參數(shù)將可能使產(chǎn)品不能滿足使用要求；對(duì)產(chǎn)品所用材料的定義應(yīng)是準(zhǔn)確的，按照標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括材料的名稱、牌號(hào)、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)，不準(zhǔn)確的表述可能導(dǎo)致不同人員的理解差異，產(chǎn)品生產(chǎn)的一致性將無(wú)法得到保障。

完整性有兩層涵義，宏觀上技術(shù)文件的體系要完整，能夠覆蓋產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所需要的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、裝配、調(diào)試、試驗(yàn)、檢驗(yàn)以及使用和維護(hù)等；而具體到某份技術(shù)文件，其中所包含的內(nèi)容要完整，能夠全面約束對(duì)應(yīng)工作項(xiàng)目的活動(dòng)，如試驗(yàn)大綱中必須包括參試產(chǎn)品狀態(tài)說(shuō)明、試驗(yàn)設(shè)備說(shuō)明、試驗(yàn)室環(huán)境要求、試驗(yàn)內(nèi)容／方法步驟及合格判據(jù)、試驗(yàn)中的質(zhì)量控制措施以及試驗(yàn)記錄表格。

一致性（可追溯性），強(qiáng)調(diào)的是輸入／輸出文件之間在內(nèi)容和技術(shù)參數(shù)上的統(tǒng)一與協(xié)調(diào)，也包括技術(shù)文件與產(chǎn)品實(shí)物的對(duì)應(yīng)統(tǒng)一。研制合同或技術(shù)協(xié)議中的每一個(gè)要求，在逐級(jí)分解細(xì)化的技術(shù)文件體系中可做到層層追溯，直至實(shí)物產(chǎn)品的最終實(shí)現(xiàn)。

對(duì)于試驗(yàn)大綱／試驗(yàn)程序類技術(shù)文件，必須具有可操作性和客觀性。試驗(yàn)條件若只規(guī)定“在舵機(jī)輸出端施加25N.m的扭矩”是不具有可操作性的，不同的人會(huì)有不同的做法，可使用力矩扳手亦可采用轉(zhuǎn)盤掛質(zhì)量載荷的方法，使用不同半徑的轉(zhuǎn)盤所掛法碼的質(zhì)量也不同，并且不能保證每個(gè)具體進(jìn)行試驗(yàn)操作的人員都能夠準(zhǔn)確完成轉(zhuǎn)換計(jì)算。同樣，驗(yàn)收準(zhǔn)則中使用“目視觀察指示燈亮度可調(diào)節(jié)”這樣的判據(jù)，也可能會(huì)由于檢驗(yàn)人員個(gè)人的主觀因素導(dǎo)致不同的人得出不同的結(jié)論。

有效性，是指技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)審批要求經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，現(xiàn)場(chǎng)使用的文件均應(yīng)是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)并通過(guò)受控途徑發(fā)放的正式文件。

上述各種特性共同構(gòu)成了技術(shù)文件的質(zhì)量要素，技術(shù)文件的質(zhì)量好壞反應(yīng)在其所具備質(zhì)量要素的種類及程度上。

2 提高技術(shù)文件質(zhì)量的方法研究

為了提高技術(shù)文件質(zhì)量，各單位都會(huì)采取一些措施，如標(biāo)準(zhǔn)化要求宣貫、技術(shù)文件編制培訓(xùn)等，可實(shí)際上，這些常規(guī)培訓(xùn)并不能起到很好的效果。我們?cè)谀承瓦m航產(chǎn)品研制過(guò)程中，為了使提交的技術(shù)文件具有較高的質(zhì)量、能夠順利通過(guò)局方審查，進(jìn)行了一些方法的探索與研究，并開(kāi)展了相關(guān)實(shí)踐，效果不錯(cuò)。

2.1 方法1—工作效果顯形化，作用過(guò)程—技術(shù)文件的校對(duì)

雖然相關(guān)質(zhì)量文件中對(duì)技術(shù)文件的校對(duì)、審核人員的職責(zé)有明確的要求，可實(shí)際工作中仍不乏以下情況：校對(duì)不認(rèn)真，只負(fù)責(zé)簽字不負(fù)責(zé)校對(duì)；審核沒(méi)時(shí)間，抽空簽字沒(méi)空審核。這種現(xiàn)象背后的深層原因是校對(duì)／審核的工作不容易體現(xiàn)，其工作質(zhì)量對(duì)技術(shù)文件質(zhì)量的貢獻(xiàn)不容易被認(rèn)可。

為了更好地體現(xiàn)文件校對(duì)人員的作用，約束校對(duì)人員的工作，我們認(rèn)為首先應(yīng)將校對(duì)的工作顯形化。為此，我們專門設(shè)計(jì)了《技術(shù)文件校對(duì)檢查單》，文件校對(duì)工作以完成檢查單的填寫(xiě)為結(jié)束標(biāo)志。這種檢查單采用的是反饋跟蹤式檢查單，使技術(shù)文件編制者與校對(duì)者之間有問(wèn)有答有交流，校對(duì)者填寫(xiě)《技術(shù)文件校對(duì)檢查單》，編制者針對(duì)校對(duì)意見(jiàn)逐條反饋，或采納，或解釋說(shuō)明，或提出其它修改方法。編制者和校對(duì)者雙方均能從這一過(guò)程中有所收獲。

廣義地理解校對(duì)可將其分為自校與互校兩種。在一段時(shí)間的互校強(qiáng)化之后，我們根據(jù)上百份《技術(shù)文件校對(duì)檢查單》，統(tǒng)計(jì)技術(shù)文件編制中的常見(jiàn)問(wèn)題，將其中與技術(shù)能力關(guān)系不大的項(xiàng)目整理列入《技術(shù)文件自檢檢查單》，由編制人員自行檢查較低級(jí)的錯(cuò)誤。

自檢檢查單中的檢查項(xiàng)目主要分為兩大類，一類是標(biāo)準(zhǔn)化檢查項(xiàng)目，另一類是技術(shù)內(nèi)容檢查項(xiàng)目（詳見(jiàn)表1）。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化檢查，可使技術(shù)文件的寫(xiě)法更規(guī)范。長(zhǎng)期的實(shí)踐表明，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制的文件具有較好的繼承性，遵循統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的符號(hào)定義、圖形定義、圖樣標(biāo)注方法、單位標(biāo)識(shí)和術(shù)語(yǔ)定義等，有助于設(shè)計(jì)思想的延續(xù)以及保證產(chǎn)品的長(zhǎng)期一致性。通過(guò)技術(shù)內(nèi)容檢查，可減少技術(shù)文件中的錯(cuò)誤和/或不準(zhǔn)確的描述。正確和準(zhǔn)確的技術(shù)內(nèi)容可有效避免產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的不確定性。

利用兩種檢查單將校對(duì)的工作顯性化，激發(fā)了校對(duì)人員的責(zé)任感，而通過(guò)認(rèn)真的自檢與互校，技術(shù)文件的質(zhì)量有了明顯的提高。同時(shí)，在“批評(píng)”與“自我批評(píng)”的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員的文件編制水平也有了顯著的進(jìn)步。

當(dāng)然，為達(dá)到較好的校對(duì)效果，應(yīng)注意校對(duì)人員的選擇。通常，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)專業(yè)、對(duì)項(xiàng)目不熟悉的人員不適宜作為校對(duì)者。如若能將檢查單的使用范圍向上延伸至審核人員，同樣可起到約束審核工作并進(jìn)一步提高文件質(zhì)量的作用。

表1 技術(shù)文件自檢檢查單主要項(xiàng)目列表

2.2 方法2—再造流程、重心前移，作用過(guò)程—技術(shù)文件的評(píng)審

評(píng)審原本應(yīng)是一種有效的確認(rèn)和驗(yàn)證方法，但是在具體執(zhí)行過(guò)程中，有許多評(píng)審都只是走過(guò)場(chǎng)，先是將評(píng)審活動(dòng)片面地理解為召開(kāi)一次評(píng)審會(huì)，又因缺少必要的會(huì)前準(zhǔn)備導(dǎo)致評(píng)審會(huì)效率較低并且效果不理想。

這種效果不好的評(píng)審會(huì)多采用如下程序：“隆重引見(jiàn)”（會(huì)上通讀文件全文），“一面之緣”（評(píng)審會(huì)上方見(jiàn)文件）,“蜻蜓點(diǎn)水”（來(lái)不及細(xì)看細(xì)想，隨便提個(gè)意見(jiàn)）,“草草收尾”（意見(jiàn)綜述，全體通過(guò)）。

為提高文件的評(píng)審效果，我們將評(píng)審方式進(jìn)行了局部改革，將原來(lái)的工作重心（評(píng)審會(huì)）前移，形成了新的評(píng)審流程（見(jiàn)圖2）。在這個(gè)評(píng)審流程中明確了兩個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)，即文件預(yù)審和會(huì)前準(zhǔn)備。

文件預(yù)審，是要求提交評(píng)審的技術(shù)文件必須經(jīng)過(guò)自檢和互校兩個(gè)環(huán)節(jié)，這樣可提高上會(huì)文件的質(zhì)量，減少低級(jí)錯(cuò)誤造成的技術(shù)問(wèn)題理解差誤。

圖2 評(píng)審流程

會(huì)前準(zhǔn)備工作分兩部分，一部分是被評(píng)審人進(jìn)行的自查工作，主要檢查的方面是：技術(shù)文件輸入輸出的一致性、文件內(nèi)容完整性、設(shè)計(jì)準(zhǔn)則符合性以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的符合性。這些檢查點(diǎn)，有的是評(píng)審人員根據(jù)提交的文件不能涉及到的，如被評(píng)審文件與其輸入文件的一致性、設(shè)計(jì)準(zhǔn)則的符合性等；有的是評(píng)審人員在短時(shí)間接觸被評(píng)審技術(shù)文件不易發(fā)現(xiàn)的，如文件內(nèi)容的完整性。針對(duì)上述要點(diǎn)，我們?cè)O(shè)置了相應(yīng)的檢查表單進(jìn)行工作約束。如，對(duì)于軟件任務(wù)書(shū)，按照GJB 438B–2009的要求編制了內(nèi)容完整性檢查表進(jìn)行逐項(xiàng)自查。

會(huì)前準(zhǔn)備工作的另一部分是要求評(píng)審人員完成對(duì)文件的獨(dú)立審查，填寫(xiě)《文件評(píng)審檢查表》并反饋給被評(píng)審人。被評(píng)審人負(fù)責(zé)整理和分析評(píng)審意見(jiàn)，準(zhǔn)備逐條分析與說(shuō)明。《文件評(píng)審檢查表》也是將評(píng)審人員的工作顯性化，也可看作是對(duì)評(píng)審人員工作的一種約束。

在準(zhǔn)備工作完成后，正式召開(kāi)的評(píng)審會(huì)的程序通常是先由被評(píng)審人說(shuō)明自查的結(jié)果，然后針對(duì)評(píng)審人員的意見(jiàn)進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)有不同理解的條目開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)討論并最終達(dá)到意見(jiàn)統(tǒng)一。

上述評(píng)審流程的改革，一方面增加了評(píng)審人員與被評(píng)審文件的接觸時(shí)間，使評(píng)審人員有時(shí)間認(rèn)真審閱文件，使被評(píng)審人有時(shí)間理解評(píng)審意見(jiàn)、明確文件該如何修改，可有效提高文件質(zhì)量；另一方面，省去了評(píng)審會(huì)上的文件通讀，縮短了評(píng)審會(huì)的時(shí)間，原本需一個(gè)工作日才能完成的評(píng)審會(huì)通常可在2～3小時(shí)內(nèi)完成，大大提高了評(píng)審會(huì)的效率。

2.3 方法3—化整為零、步步為營(yíng)，作用過(guò)程—技術(shù)文件的更改

在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文件，難免會(huì)因?yàn)楦鞣N原因需要更改。在更改過(guò)程中保證現(xiàn)行技術(shù)文件的有效性及其與實(shí)物的對(duì)應(yīng)性屬于技術(shù)狀態(tài)控制范疇。目前，技術(shù)文件狀態(tài)不清、文件更改不受控或者文件更改費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)的情況屢見(jiàn)不鮮。

我單位的技術(shù)文件利用PDM（項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理）軟件進(jìn)行管理，對(duì)更改的控制很有效，但周期較長(zhǎng)，任何更改都需要將整個(gè)技術(shù)文件換版并重新執(zhí)行審批流程，若遇到某環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人不在，則需花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。

圖3 研討紀(jì)要的作用方式示意圖

為了提高工作效率，同時(shí)避免口頭協(xié)調(diào)可能產(chǎn)生的狀態(tài)混亂，我們想到了“化整為零、步步為營(yíng)”的方法，將長(zhǎng)周期的整體文件修改分解為多次短周期的及時(shí)修改（化整為零），而每次短周期的修改都利用《研討紀(jì)要》來(lái)控制（步步為營(yíng)）。我們?cè)陧?xiàng)目?jī)?nèi)試行了這種內(nèi)部的技術(shù)狀態(tài)控制辦法，也就是將《研討紀(jì)要》日常化，強(qiáng)調(diào)“口說(shuō)無(wú)憑，立據(jù)為證”。

圖3所描述的技術(shù)文件版本變化過(guò)程中研討紀(jì)要的作用方式是這樣的：當(dāng)用來(lái)約束工作項(xiàng)目的A版技術(shù)文件中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，立刻組織相關(guān)人員召開(kāi)研討會(huì)，將經(jīng)討論確定的修改措施及實(shí)施辦法形成《研討紀(jì)要1》，作為A版文件的補(bǔ)充，與A版文件同時(shí)作用于工作項(xiàng)目。第二次發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)處理方式相同。待技術(shù)狀態(tài)相對(duì)穩(wěn)定后，根據(jù)A版文件和所涉及的研討紀(jì)要，修改生成B版技術(shù)文件，既可保證B版文件與工作項(xiàng)目完全對(duì)應(yīng)，又不致影響工作項(xiàng)目的進(jìn)度。

當(dāng)然，除研討紀(jì)要以外，協(xié)調(diào)單、會(huì)議紀(jì)要也可以按同樣的方式來(lái)處理，一方面可縮短問(wèn)題處理周期。同時(shí)也可使更改依據(jù)書(shū)面化，能夠做到有據(jù)可查。

3 關(guān)于技術(shù)文件質(zhì)量量化考核的思考

質(zhì)量目標(biāo)中規(guī)定的多是產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量的定量指標(biāo)，主要針對(duì)的是產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量。而對(duì)于產(chǎn)品的設(shè)計(jì)質(zhì)量，因其不易量化，通常沒(méi)有明確的考核指標(biāo)，也因此無(wú)法使用獎(jiǎng)懲機(jī)制。

設(shè)計(jì)質(zhì)量的內(nèi)涵較寬泛，這里我們僅針對(duì)技術(shù)文件質(zhì)量，主要是技術(shù)文件的編制與校對(duì)質(zhì)量提出一種量化考核的思路（見(jiàn)圖4）。

圖4 文件編制及校對(duì)質(zhì)量的量化考核

圖4中描述的是技術(shù)文件的形成過(guò)程，這一過(guò)程中有兩個(gè)閉合回路，在其反饋支路上可分別設(shè)置兩個(gè)量化考核點(diǎn)。利用“校對(duì)通過(guò)率”來(lái)考核編制者的工作質(zhì)量，利用“審核通過(guò)率”來(lái)考核編制者及校對(duì)者的工作質(zhì)量，這樣就可將技術(shù)文件編制及校對(duì)的工作質(zhì)量量化。

對(duì)于其編制／校對(duì)的技術(shù)文件的校對(duì)一次通過(guò)率和審核一次通過(guò)率高的技術(shù)人員可給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于校對(duì)一次通過(guò)率排名靠后的技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)編制文件的技能訓(xùn)練或采取必要的資格限制；同時(shí)，需要關(guān)注那些校對(duì)一次通過(guò)率較高而其審核一次通過(guò)率偏低的技術(shù)文件形成過(guò)程中的校對(duì)人員，對(duì)其技術(shù)能力及工作態(tài)度進(jìn)行評(píng)估。

4 結(jié)束語(yǔ)

有效的辦法要真正發(fā)揮作用還需要相關(guān)人員自覺(jué)地、嚴(yán)格地執(zhí)行，必要的獎(jiǎng)懲措施也能起到一定的激勵(lì)作用。要從思想深處做到像重視實(shí)物產(chǎn)品質(zhì)量那樣重視技術(shù)文件的質(zhì)量，重視技術(shù)文件形成的整個(gè)過(guò)程和重要環(huán)節(jié)的控制，讓非實(shí)物產(chǎn)品質(zhì)量為實(shí)物產(chǎn)品質(zhì)量保駕護(hù)航。