高校檔案管理與電子文件歸檔的要點

魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院，江蘇南京211170）

高校檔案管理與電子文件歸檔的要點

魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學院，江蘇南京211170）

本文通過對高校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，闡述了高校檔案管理中電子歸檔工作的重要性，通過電子文件歸檔體系建立、方法與路徑，以及紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉等措施，提出了高校檔案管理與電子文件歸檔的要點。

高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統(tǒng)工程

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)已延伸到社會的每一個角落，使世界信息化、網(wǎng)絡(luò)化；由此產(chǎn)生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標志著記錄、傳達、留存信息的方式發(fā)生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會發(fā)展的必然要求，也是時代向檔案工作者提出的嚴峻挑戰(zhàn)。正確認識電子文件的特點和性能，是檔案工作者必備的知識點，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學校檔案應客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校發(fā)展留下真實的軌跡。但由于建設(shè)與管理投資原因，檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件等國家相關(guān)標準要求，使得學校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴重制約。

（二）由于目前檔案歸檔大多數(shù)為紙質(zhì)、實物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對檔案管理工作重視不夠、對檔案工作意識不強，以及對檔案工作在學校建設(shè)中的重要性和必要性認識不到位，造成檔案的實際利用率低下。

二、高校檔案管理的重要性

如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實際利用效率，對高校的教育、教學、教研活動，有十分重要的作用。檔案管理是高校發(fā)展與建設(shè)歷史最真實面貌的反映，是提高教學質(zhì)量與水平的必要條件；高校檔案是學校教育活動、教學管理、學生學習和學校建設(shè)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況；同樣，學校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎(chǔ)工作之一，隨著辦公自動化程度的不斷提高，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，以便更有效地分析利用學校檔案，幫助提高教育管理和學校教學水平，更好地為學校的教學管理服務(wù)。

三、電子文件歸檔

（一）體系的建立。

電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個體系，依靠一支隊伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎(chǔ)上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實際的有效途徑。

1.傳統(tǒng)的文件——紙質(zhì)文件的歸檔已有很長歷史，經(jīng)過多年實踐，已形成相對完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎(chǔ)。開展電子文件歸檔也必須形成一支隊伍來承擔此項工作。但現(xiàn)狀是：一方面，大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對穩(wěn)定的工作流程和熟練業(yè)務(wù)水平。另一方面，由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段。為此，必須對現(xiàn)有的計算機與信息管理人員或現(xiàn)有的立卷歸檔隊伍進行必要的相關(guān)業(yè)務(wù)學習的技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化或立卷歸檔等相關(guān)基本知識的技能培訓，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

2.相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件歸檔所涉及的業(yè)務(wù)面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，對電子文件最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位，三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文件。

（二）方法與路徑。

1.選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的分散各異轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。可以利用學校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，比如可分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)。教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務(wù)中心、教務(wù)處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；財務(wù)中心負責學生交費信息的傳遞；教務(wù)處負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

2.借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專門網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的，具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自動從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。已經(jīng)歸檔的電子文件一律用光盤保存。

（三）紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉。

1.在現(xiàn)有技術(shù)條件上，對一些具有至關(guān)作用的文件必須以紙質(zhì)文件保存。由于電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對一些重要的文件最好采取紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以利于參照互補。不僅如此，還要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時，依靠計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢互補，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌，又可以實現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質(zhì)文件管理工作的基礎(chǔ)上，還要適時做好紙質(zhì)文件向電子文件的有機轉(zhuǎn)換工作。

2.在磁盤、光盤貯存文件耐久性留存的問題尚未解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲的技術(shù)條件進一步提高之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光盤歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些價值高的檔案，則采取以紙質(zhì)歸檔為主，磁盤、光盤歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡化合一，要經(jīng)過論證后才能實施。

四、結(jié)語

檔案管理的電子文件歸檔實質(zhì)上是一項系統(tǒng)工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項長期的、艱苦的、細致的、難度較大的系統(tǒng)工作。對高校來說，做好電子文件歸檔工作，首先要領(lǐng)導重視，并且要親自抓好這項工作，各有關(guān)部門須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關(guān)的規(guī)章制度，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規(guī)定。只有電子文件歸檔，才能保障學校日常工作及教學、科研中產(chǎn)生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實地保證其原始性、真實性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發(fā)展趨勢，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，積極更新知識，學習和發(fā)展檔案管理的理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類文件檔案更好地結(jié)合在一起，滿足社會的需要。

［1］傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.杭州：浙江大學出版社，2004.4.

［2］劉家真.電子文件管理理論與實踐.北京：科學出版社，2004.10.

［3］禹英.試論高職院校檔案工作存在的問題與對策.科教資訊，2009，（1）.