對于檔案管理工作的幾點建議

張玉芬 張檀 鄭浩 （天津市環境監測中心 天津300191）

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。因此，為了應對和解決檔案工作出現的問題，要從以下幾個方面著手：

1 提高檔案人員業務素質是做好檔案管理工作的基1 本條件

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學化、規范化、現代化的管理技能，提高工作效率。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等，各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。

2 檔案管理工作要運用信息網絡技術

檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將發揮重要的作用。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，大大提高了工作效率。目前，國外檔案管理基本使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。

3 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。②簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。③堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。④堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4 改進和完善檔案功能

對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使其所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

總之，檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，管好、用好檔案，對資源開發起著重要作用。在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會進步發展。■

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