計算機技術在散糧站管理中的應用

吳宏偉 （天津港第二港埠有限公司 天津300456）

1 散糧站基本情況

散糧站是天津港埠二公司下屬的一個科級建制的技術密集型的單位，于1987年6月成立，1988年5月正式運行，一期設備由英國西蒙公司設計、提供，一航局施工。2004年5月由牧羊集團設計，天津港建設公司承建的散糧二期擴建工程正式投產。散糧設備具有計量、卸船、裝火車、裝汽車、倉儲等功能。現有員工140多名，益港員工20多名，計算機信息化管理系統囊括每名員工在調入或分配到散糧站開始一直到調出或退休的所有信息，如：員工基本情況、家庭基本情況、分管設備運行情況、本崗工作完成情況、安全、培訓、測評等的管理。通過各種信息，系統設計進行工作分析、設備運行故障分析，自動生成每名員工考核情況，根據考評指標再通過獎懲數據信息自動生成月度獎金考核情況。上述數據的匯總、分析又可以生成員工的綜合能力評估，站領導可以根據信息系統的考核指標做出員工的年度評定結果。通過這樣一個內部的信息管理系統，運用計算機進行各項設置，簡化了多項管理程序，使工作變得快捷、有效，管理者不僅可以全面深入地了解每名員工的工作能力、水平等等，也為員工充分發揮潛力提供所需要的支持。

2 散糧站內部信息系統的建立

建立散糧站內部信息管理系統，必須進行周密的策劃，還要考慮以下幾個因素：散糧站的未來發展戰略；管理人員對信息數據的掌握程度；內部信息利用和傳遞的潛在可能。

建立散糧站內部信息系統包括以下內容：

2.1 人員基本情況

員工基本包括身份證號、家庭住址、家庭及成員情況（特殊情況特別備注，以便留查）、聯系電話等所有人員基本信息，以及本人特長及嗜好等特殊信息。

2.2 班組設置/崗位職責

確定各組人員的定崗、定編，確定各崗位人員的工作職責、工作范圍及相關的管理制度，做出工作分析。

2.3 分管/維修設備

針對設備管理以及維修保養問題，設置設備臺帳管理、運行信息、維修計劃等，確定各組人員分管設備運行、維修情況，上級主管工程師所管轄范圍，以及設備材料、備件的使用情況。建立每人的設備運行檔案，設備的運行、故障等信息全部記錄在每人的檔案中，這里要求把各種信息落實到人，并直接與下一環節掛鉤。

2.4 安全管理/培訓考核

通過建立安全管理系統臺帳，定期進行各項培訓考核情況，強化流程管理環節，使管理細化，制度硬化，手段強化。

2.5 獎懲管理

通過員工的月度工作完成情況，系統匯總各種信息數據，作為領導對員工進行各項獎勵與扣罰的依據。

2.6 綜合評定

支持這個板塊的信息是上述各項信息的分析結果，通過計算機程序的設計自動分析出員工的綜合評定，為領導決策提供科學合理的數據。

針對散糧站人員、設備、獎懲管理等環節信息不通暢的突出問題，以人員管理、設備運行、成本控制為中心，運用計算機信息系統對企業管理進行深化、細化，將各個子系統通過人員信息將設備管理子系統緊密地聯系在一起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成”，實現了人員管理、設備管理、生產等系統的數據共享，為本單位管理提供了強有力的手段。

3 散糧站內部信息系統的功能

信息系統是人力資源規劃的輔助工具，我們要充分意識到信息管理的重要性。信息系統可以是人工的，也可以是計算機的。對散糧站這樣的技術密集型單位，建立信息系統的計算機管理十分必要。該系統還有以下重要的功能：①可以為本站制定發展戰略提供人力資源信息數據。②可以為站領導對員工崗位設置管理工作提供信息。③可以為站技術、設備的管理效果的評估，員工的綜合評定提供反饋信息。此項功能是以往人力資源系統不具備的，它專門針對散糧站這一高技術單位，是整個系統中重要的一項內容，通過設備、技術等的信息考評，輸出員工的綜合績效評估，為站領導提供科學、綜合的員工管理信息分析。④可以為站其他有關員工的活動提供快捷、準確的信息。

信息化的建立不僅迅速擺脫了一些人工操作的方式，更主要的是通過信息的快速傳遞來實現人與設備的現代化管理。要使企業發展，就必須在管理的體制、內部組織結構、業務流程體系、各種管理規定、操作程序等方面以信息化的管理模式來進行規范，這也是“散糧站計算機信息管理系統”建立的指導思想和目標。

4 計算機管理對散糧站發展的作用

對于設備的維修保養與管理嚴格按照系統的規范要求，從而提高設備的完好率，降低成本，節省費用，創造最大效益。從設備和人員管理環節看，現在能夠準確地掌握每個人的基本信息以及各種特別標識的信息，并能與設備運行狀態相關聯，系統可對散糧站整個設備的流程啟停、故障信號、巡視打點等信息進行層層分解，然后直接反饋到主管工程師及設備主修人員，及時準確地計算出每人分管設備的運行狀況，并依此進行獎懲。

從材料管理環節看，材料的編碼、型號、規格、名稱也都能在系統中得到明確的反映，不但可以從總額上反映資金占用情況，而且可以分品種、分設備地統計每一種材料的使用情況、超儲/缺貨等占用時間和超儲備占用金額，并對原材料超儲備占用實行自動提示，從而控制成本，減少不合理的資金占用。

從成本控制環節看，系統方便快捷地提供了成本構成的詳細數據，將標準成本控制與責任成本考核相結合，把成本控制真正落實到班組及個人。

管理科學化、透明化。將人員管理即時動態分解到各個環節，落實到人，根據信息管理傳遞的各類信息，在當月時限內，要對各類數據以及管理人員的管理能力、水平以量化指標進行公開考核，實現成果的透明化，體現全面實現按績效考核評估分配的原則，充分調動全體人員的積極性和創造性。

通過使用人員與設備一體化的信息管理，從根本上解決了領導與各班組、各班組與設備之間信息溝通不暢等問題，架起了員工信息與設備信息的橋梁。上至領導、下至一般管理人員都可在自己的辦公室內，根據自己的權限隨時調閱所需的信息，以往的重要信息集中于少數關鍵崗位與個人信息不對稱的問題也隨之迎刃而解。

政策公開化，對各項管理要全面實行公開政策，做到公平競爭，共同發展，實現科學現代的員工管理制度。同時，計算機信息技術促進了散糧站設備及人員的管理制度化。

通過使用這一系統，將散糧站的設備運行狀況、人員管理及各項規章制度設定到計算機程序中，使生產運行行為得到了規范。現在不按規定的程序辦，計算機就無法運行，即便是領導，也必須在自己的權限之內嚴格遵守法定程序，組織生產與設備管理，使散糧站的各項管理工作更加系統、規范、科學、合理。■