對做好高校教學檔案管理工作的思考

陳一紅

(欽州學院，廣西 欽州535000)

對做好高校教學檔案管理工作的思考

陳一紅

(欽州學院，廣西 欽州535000)

高等院校教學檔案的管理是高校檔案管理工作中的重要組成部分，是教學管理、教學實踐和教學研究等活動中直接形成的、具有保存價值的教學文件材料［1］.同時，高校的教學檔案也是對高校教學進行評估的重要內容之一.但是，當前各高校的教學檔案都存在著一定問題，為此，必須在分析問題、解決問題的認識態(tài)度下，制定和采取相應的管理措施，全力做好高校教學檔案的管理工作，以便更好地服務于教學和科研活動.

1 教學檔案管理中存在的主要問題

教學檔案主要包括學生學籍材料，成績登記表，教師的調課、停課記錄，考試安排，休學、退學、轉學材料以及對違規(guī)學生的處理文件等.目前，從高校的教學檔案管理現(xiàn)狀看，在管理模式、管理手段、管理人員配備等方面主要存在著以下幾方面亟待解決的問題:

1.1 工作人員素質有待進一步提高;隊伍建設方面缺乏必要的配套機制，隊伍的穩(wěn)定性得不到有效的保障

教學檔案是為高等院校的教學和科研服務的，是教學改革的重要參考資料，要經常查閱，所以在高校檔案管理工作中，教學檔案的管理是一個重要的組成部分.在有關學校發(fā)展規(guī)劃的制定過程中，教學檔案對領導的決策也起著重要的信息支撐作用.

近年來，部分院校不斷擴大招生規(guī)模，在校學生數(shù)急劇增加，由此也為高校教學檔案的管理工作帶來了巨大的壓力和前所未有的挑戰(zhàn).許多地方院校升本前僅有學生幾千人，升本后在校生人數(shù)已達一萬人，短短幾年，學生數(shù)量就以倍數(shù)增加.不言而明，這不僅使學校各部門的工作增加了不少，也必定給檔案部門帶來很大的工作量，如此一來，檔案管理工作任務量的急劇增加，必然要求管理人員在技術上過得硬，思想上經得起考驗.高校在人事師資配備計劃中，一是必須重視檔案管理專業(yè)人才引進，二是做好對現(xiàn)有在職管理人員先進管理經驗的培訓工作，提高她們的檔案業(yè)務素質.只有這樣，才能讓檔案人員無懼任何壓力，出色地完成本職工作及其它各項工作任務.然而，在調查中我們發(fā)現(xiàn)，高校檔案工作中的專業(yè)畢業(yè)人員很少，專業(yè)人才非常缺乏.雖然在目前的檔案管理人員隊伍當中，也有很多是具有多年豐富管理經驗的老同志，但是，從檔案管理工作理念方面看，他們的思想顯得相對陳舊，創(chuàng)新能力不強，與實際工作需求相距甚遠;不僅是行外的人，有些老同志也把檔案館(室)當作養(yǎng)老的地方，看輕了檔案管理的作用.雖然有少部分年輕的工作人員有一定的創(chuàng)新能力，但是，因為這些人員沒有接受過專業(yè)知識的學習，缺乏專業(yè)理論的指導，在實際工作中就顯得底氣不足、信心不夠，整個檔案管理工作質量也就難有實質性的提高.

在調查中還發(fā)現(xiàn)，許多高校的二級院(系)領導對教學檔案工作思想上也沒有足夠的重視，在布置各項工作任務時，忽視了檔案工作的落實及教學檔案的收集和整理等工作，缺乏一套完整的規(guī)章制度作保證，缺少工作的監(jiān)督與檢查;在許多高校，特別是地方院校中的院(系)的檔案管理，沒有配備人員專門負責，有的雖然由該院(系)的教學秘書兼職，但由于秘書工作任務較多，兼職檔案任務的人員就頻頻更換，經常是兼職檔案工作做了不久，就給剛分配來的新人負責，而到了交接工作時，經常出現(xiàn)沒把本院(系)檔案工作的任務明確交付好的情況，這些情況，不僅影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，而且讓沒有受過檔案專業(yè)知識培訓的人員進行管理，也影響了管理的質量.所以，總的看來，許多高校都出現(xiàn)了檔案管理人員隊伍缺乏穩(wěn)定性的局面［2］.所有這些，都在直接嚴重地影響了教學檔案的管理水平.

1.2 管理方法和管理手段比較落后

目前，很多高校在檔案管理方面還采用比較原始的管理方法，通過手動操作完成工作任務，以紙張和案卷為工具進行檔案的收集、歸檔與檢索，沒有將比較先進的數(shù)字化多媒體技術應用到檔案管理當中.不難想象，在高校的學生人數(shù)不斷增加、辦學規(guī)模不斷擴大的情況下，僅憑傳統(tǒng)的檔案管理方法想要做好檔案管理工作是多么困難的一件事情.比較先進的方法是借助計算機和網(wǎng)絡技術進行檔案管理，在工作過程中不僅要求工作人員具備檔案方面的專業(yè)知識，也需要具備利用計算機等多媒體進行工作的操作能力.因此，檔案管理的基本標準、基本手段、基本方法，計算機網(wǎng)絡等新技術手段，都是現(xiàn)代模式下高校檔案管理工作者必須掌握的.做一個復合型的高校檔案管理人才，是我國現(xiàn)代化建設的必然要求，也是處在信息化時代的管理者必須面對的一個現(xiàn)實.高校檔案管理要實現(xiàn)自動化，就要求檔案管理人員打破原來陳舊的管理方法，熟練掌握多種現(xiàn)代新產品的使用及操作方法.實際上，幾乎所有的高等院校都設立了自己的網(wǎng)站，有健全的校內網(wǎng)絡，在檔案管理方面也在逐步引入現(xiàn)代化的管理手段，在辦公方面基本上實現(xiàn)了自動化，如借助計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，基本實現(xiàn)對教學、后勤、財務等方面的自動化管理等，現(xiàn)代大學辦公系統(tǒng)平臺的構建已初成雛形.但是，還沒有真正實現(xiàn)利用計算機管理系統(tǒng)對全校的各個部門進行管理，在自動化和網(wǎng)絡技術的利用方面還有待于進一步完善.很多時候，是現(xiàn)代化的管理手段和傳統(tǒng)的、原始的管理手段交替使用，互相配合，先進的管理工具在高等院校還沒有得到更廣泛的應用，主管部門的檔案管理系統(tǒng)也沒有實現(xiàn)各部門之間的互通和連接.因此，在有關部門上報檔案材料的時候，總是需要準備電子檔案和紙質檔案兩種材料，做了大量重復性的工作，增加了工作人員的負擔，嚴重影響檔案管理工作的效率.同時，由于一些高校的領導對檔案工作的重視程度不夠，因此，不能夠保證在引進先進管理系統(tǒng)、管理設備方面所必要的資金投入，在人才使用方面，也不注重專業(yè)人才的引進，認為檔案管理工作很多人都能干，沒有什么技術含量，在這種情況下，就造成資金和人才匱乏，工作方法和先進技術的應用也就無法正常開展的局面.

1.3 利用檔案意識差，服務功效得不到充分發(fā)揮

在現(xiàn)代的管理理念中非常強調人文關懷方面的需求，在這樣的理念下，就要求從事管理工作的人員所做的一切工作都要堅持以人為本的思想，以人為所有工作的出發(fā)點和最終的歸宿，教學檔案的管理工作是整個管理工作的重要組成部分，也應該符合這一理念.從目前的教學檔案管理工作現(xiàn)狀來看，檔案管理的工作實際與以人為本的思想不相符合，或者說與以人為本思想理念的要求還有很大差距.當前，許多高校的檔案管理人員在實際工作中，更注重檔案的完整保存，以檔案的完好保存為追求的目標.同時，也錯誤地把檔案的完好性作為考核檔案工作成效的重要標準，他們認為，只要檔案能夠完整的保存，就算是完成了管理任務，因此，他們終日就是守著檔案，保護檔案不受到損壞，對如何合理利用檔案考慮的很少.更有甚之，有的檔案一般人員都無法借閱，僅有極少數(shù)的領導才能夠利用.檔案的完整性固然重要，但是我們進行檔案管理的初衷畢竟是要為日后的利用創(chuàng)造條件，最終的目的還是利用，如果在工作中過分強調檔案的完整性，就會導致大量有價值的檔案資料被封存起來，檔案本身的作用得不到重視，輕視檔案的利用，檔案的價值無法充分體現(xiàn)、充分發(fā)揮，那么一盒盒的檔案就只能變成長期被封存的、毫無意義的符號.在就部分資料進行調查中發(fā)現(xiàn)，全國大部分高校的教學檔案利用率都在20%以下.檔案本身是能夠促進社會經濟建設、服務教學科研的重要資源，如果管理者長期把它們封存，得不到合理的利用，很珍貴的資源就應了外行人常給檔案評論的一個詞——廢紙.

2 針對檔案管理工作的合理建議與對策

鑒于以上對高校教學檔案管理方面存在問題的分析，我們認為，在實際工作中應采取以下措施做好高校教學檔案的管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的應有價值.

2.1 提高認識，加大管理的投入力度

一是學校的領導要高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的指導和監(jiān)督.任何一項工作得到領導的重視都是做好工作的前提，只有領導在主觀上重視檔案工作，才能在工作安排中體現(xiàn)這項工作的重要性，才能將這部分工作放在其應有的重要位置;二是檔案管理人員要充分認識自身工作的重要性，以積極主動的態(tài)度投入工作，克服消極應付思想;三是加大檔案管理工作方面的投入力度，確保檔案管理方面必要的經費開支，為工作人員創(chuàng)造良好的工作條件;四是加強對現(xiàn)有工作人員的培訓，讓他們不斷學習先進的管理理念.

2.2 加強教學院(系)教學檔案的規(guī)范管理

教學院(系)是高校教學檔案主要來源單位，所以對這一檔案的主要形成單位的檔案管理，一是院(系)領導思想重視此項工作的落實，包括對兼職檔案員的配備、培訓，工作任務的布置，管理設備的購置等;二是制定規(guī)章制度，形成長效機制，做好對教學檔案的收集、整理與歸檔;三是創(chuàng)造條件，實行管理手段的信息化、數(shù)字化，特別是新升本的地方院校的教學院(系)中，要盡一切辦法規(guī)范檔案的管理工作，建立健全整個學校的檔案管理網(wǎng)絡機制.

2.3 引進先進技術，全面更新管理手段

在檔案管理方面，要打破傳統(tǒng)的信息管理模式，將計算機網(wǎng)絡等先進的技術引入到檔案管理工作中，充分發(fā)揮科學技術的作用，并隨時注意利用檔案管理工作的其它先進方式，創(chuàng)新管理模式，做到既要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領域檔案資源的建設，又要重視新型載體、新型領域檔案資源的建設［3］，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化、網(wǎng)絡化.

2.4 以人為本，合理利用檔案資源

在檔案管理工作中，要充分體現(xiàn)“以人為本”的思想，在加強檔案管理的同時，合理利用高校的教學檔案，充分發(fā)揮檔案資源的服務功能.主要措施有:一是在具備條件的環(huán)境下，在現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)不同的檔案對訪問者設置一定的權限，在檔案資料不被破壞的前提下對盡可能多的人員開放;二是補充電子檔案這一存檔方式，電子檔案與紙質檔案并存，做好電子文檔的管理建設，用先進的方法使人們查閱檔案資料更方便，讓教學檔案資源在教學和科研中發(fā)揮重要作用.

從某種意義上講，高校教學檔案管理工作是檔案工作的核心，是學校檔案的一個有機組成部分.教學檔案是記錄了重要教學信息的材料，能在教學過程中產生巨大的價值，對于提高高校的教學效果和辦學水平有著非常重要的作用，所以，如何做好和利用好教學檔案，如何在思想上對教學檔案管理工作給予高度重視，是高校檔案管理者值得深思的問題.

［1］李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設的途徑［J］.蘭臺世界，2006(21):32.

［2］王維川.如何加強高校系級檔案工作的規(guī)范化管理［J］.才智，2009(26):286－287.

［3］曾波.人事代理檔案管理之我見［J］.蘭臺世界，2006(21):33.

欽州學院校級課題項目“新升本院校檔案信息資源開發(fā)利用研究”(2011XJKY－44C).

陳一紅(1970－)，女，壯族，廣西合浦人，欽州學院館員.

(責任編輯:徐星華)