高校人事檔案管理現代化探討

馬 蓉

（唐山師范學院 繼續教育學院，河北 唐山 063000）

高校人事檔案是指高等學校在各項人事管理活動中形成的，記載和反映個人經歷、德能勤績、工作業績的，以個人為單位保存起來以備考查的文字、表格以及其他形式的歷史記錄。人事檔案的材料來源于各種人事管理活動，包括個人履歷表、職工登記表、年終考核表、職稱聘任表、干部任免考核表、獎勵材料、處分決定等有參考利用價值的材料。人事檔案是一個人思想品行、工作經歷、政治素養等情況的原始記錄，是個人情況真實的反映。

1 人事檔案的特點和作用

1.1 人事檔案的特點

1.1.1 人事檔案的真實性

真實性是人事檔案內在的本質要求。每一份人事檔案的來源、形式和內容等各方面都必須真實、可靠、完整，那些來源不明確，內容不詳實，信息不準確和沒有經過相關人事部門審核的材料是不能歸入人事檔案的。真實性是人事檔案存在的前提和基礎，沒有真實性，人事檔案就失去了其存在的根本，也就失去了保存和利用的價值。

1.1.2 人事檔案的機密性

人事檔案是一種機密性很強的檔案，這是由它自身的特點和國家的利益決定的。人事檔案是單位考查使用職工的參考和依據，它既涉及到工作上的重大事件，又關系到職工的個人隱私，所以人事檔案在很長時間內是保密的，不對外開放，任何私自查閱泄露他人的檔案的行為都是違法行為。

1.1.2 人事檔案的專門性

人事檔案是由組織部門、人事部門、勞動部門在人事管理領域形成的文件材料，具有特殊的形成條件和專門的名稱。人事檔案以個人為單位，案卷的內容只能是同一個人的相關材料，是個人專卷，不能與他人材料混雜。否則就會給工作帶來不必要的麻煩，造成嚴重的后果。

1.1.4 人事檔案的動態性

人事檔案不像其他檔案從立卷直到銷毀，無論內容還是形式都不變動。人事檔案從組建之日就是動態的、不斷更新的。內容上，檔案當事人的個人情況總是處在變化之中，其學歷提高、崗位變動、職務任免、工資晉級等情況都要及時補充到人事檔案中，以備后查。另外，人事檔案會隨著人員的流動而流動，人員調動到哪里，人事檔案就跟到哪里。“人檔統一”是人事檔案的管理的原則之一。

1.2 人事檔案的作用

人事工作的根本任務就是合理地開發和選用人才，使每一位職工都能找到最適合自己的崗位，才盡其用。人事檔案為這一工作提供了最直接最有利的證據。通過人事檔案，可以全方位地了解人才，做到知人善任，合理配置人力資源。

2 加強人事檔案現代化管理的措施

新形勢下人事檔案的管理，要適應人事制度改革的需要，在扎扎實實做好基礎工作的同時，不斷完善管理制度，努力改進方式方法，實現人事檔案的現代化管理。

2.1 提高認識，增強現代化管理的意識

人事檔案的管理水平的高低首先取決于對檔案工作的重視程度。但是，目前人事檔案管理工作中普遍存在著重視不夠的問題，檔案工作不能被擺在應有的位置。要改變這種現象，就要增強檔案意識，首先領導層要給予關心，重視和支持，強調人事檔案工作的重要性，并把人事檔案工作提高到與各項日常工作同等重要的地位。檔案工作人員也要加大人事檔案的宣傳力度，讓人們全面認識人事檔案的價值作用。同時，檔案工作人員要不斷提高檔案的現代化管理意識，把人事檔案工作同社會活動聯系起來，實現檔案工作由封閉型向開放型的轉變。在信息飛速發展的時代，強化檔案的現代化管理意識是至關重要的。

2.2 提高業務水平，加強人事檔案的現代化管理

隨著計算機技術和網絡技術的普及和進步，大量的電子文檔涌入檔案領域，檔案管理現代化逐漸取代了傳統的手工操作，檔案工作也由紙質檔案的收集、整理、入庫等繁瑣、低效的工作過渡到將檔案信息數字化的階段。

2.2.1 人事檔案管理人員要有過硬的業務素質

業務素質是指檔案管理人員在履行職責時的知識水平和實踐能力。目前，從事檔案的專業人員比較少，對計算機技術、網絡技術和攝影掃描等技術掌握不足。所以，檔案工作人員要不斷加強學習專業知識，努力拓寬知識面，學習計算機知識，掌握現代信息科學管理技術，另外，不斷提高自己的語言文字表達能力和綜合分析能力，使自己能夠適應新時代科技發展對檔案管理人員的要求。

2.2.2 建立人事檔案電子信息數據庫

建立電子信息數據庫是實現人事檔案現代化的有效途徑。數據庫的基本內容可以把人員的基本情況全部包含在內。例如：人員基本情況一覽表、學習經歷、工作經歷、職稱評聘情況、獎懲情況、工資晉級情況、科研成果等等。信息錄入時，一定要保證信息的準確無誤、全面詳實，并且做到及時更新維護，確保信息的安全。通過數據庫，可以迅速查詢到個人信息，另外，通過對數據庫中信息的統計、分析，可以生成各種表格，大大提高人事檔案的利用率和利用質量，深層挖掘人事檔案的內在潛力。

2.2.3 建立人事檔案網絡化管理系統

人事檔案的現代化管理的目的是實現檔案信息資源的科學開發、合理配置和有效的利用。在建立了人事檔案電子信息數據庫的基礎上，利用多媒體技術，將個人的電子照片、聲音、視頻等資料，作為補充內容豐富到人事檔案中，可大大增加人事檔案的信息量。在網絡環境中，對人事檔案進行采集、整理、鑒別、歸檔、保管、利用和編纂工作，一方面，節約了成本，另一方面，可提高了勞動效率和勞動質量。通過網絡為利用者提供最新的第一手資料，又能大大提高的檔案信息的時效性。另外，通過局域網加強與社會各方面之間的聯系，在滿足公眾的知情權的同時又可以實現人事檔案信息的共享和交流。

2.3 重視現代化管理下人事檔案的安全

現代化技術為人事檔案管理提供了高效、快捷的方法，同時也帶來了安全隱患。如果在現代化管理過程中安全意識不夠，疏于防范，往往會造成檔案信息的流失和泄密，損失慘重。因此，一定要處理好檔案資料利用和保密之間的關系，既要克服封閉保守的觀念，又要防止不負責任、麻痹大意的思想。在對人事檔案進行現代化管理時，一定要對各種信息的密級進行嚴格界定，運用計算機的加密功能，對數據庫中數據的使用權限進行系統的分類加密。通過身份和密碼驗證才能為利用者提供所需信息。

另外一個不可忽視的環節是努力完善人事檔案現代化管理的法律、法規。完善的法律、法規是人事檔案現代化管理工作健康發展的重要保證。建立健全人事檔案現代化管理工作的各項規章制度，可使人事檔案工作的各個環節做到有章可循，有法可依，從而確保人事檔案在現代化管理工程中萬無一失。

總之，在科學技術高速發展的時代，人事檔案現代化管理已成為不可逆轉的趨勢，檔案管理人員要積極采取行之有效的措施，盡快實現人事檔案現代化管理的變革。