采用專用記賬憑證的適用條件及其積極影響

石振河

采用專用記賬憑證的適用條件及其積極影響

石振河

在實(shí)際工作中，專用記賬憑證適用于大中型生產(chǎn)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，通用記賬憑證則一般適用于小規(guī)模企業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在仍有少數(shù)大中型生產(chǎn)企業(yè)采用通用記賬憑證，未使用專用記賬憑證；甚至有的生產(chǎn)單位會(huì)計(jì)人員，以不習(xí)慣使用專用記賬憑證為由，拒絕使用專用記賬憑證，而繼續(xù)使用通用的記賬憑證。筆者認(rèn)為，采用專用記賬憑證對(duì)于編制會(huì)計(jì)報(bào)表、加強(qiáng)貨幣資金管理以及執(zhí)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制都有著積極的意義，應(yīng)該推廣使用。

一、有利于利用“日記憑證法”編制現(xiàn)金流量表，提高工作效率

現(xiàn)金流量表是反映和提供企業(yè)一定會(huì)計(jì)期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物流入和流出信息的會(huì)計(jì)報(bào)表。由于現(xiàn)金流量表能夠提供財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)以及說明變動(dòng)原因的信息，它和資產(chǎn)負(fù)債表、損益表有著相輔相成的作用，因而能同被列為會(huì)計(jì)報(bào)表的三張主表。現(xiàn)金流量表中的“現(xiàn)金”，是指企業(yè)的庫存現(xiàn)金以及存款，具體包括現(xiàn)金、可以隨時(shí)用于支付的銀行存款和其他貨幣資金。我國《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則———現(xiàn)金流量表》規(guī)定：企業(yè)應(yīng)采用直接法報(bào)告經(jīng)營活動(dòng)的現(xiàn)金流量。常見的直接法有工作底稿法和T形賬戶法，這兩種方法都是以企業(yè)年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和相關(guān)項(xiàng)目本年度的發(fā)生額為依據(jù)，通過編制調(diào)整分錄，將企業(yè)全年的收入、費(fèi)用各支出以及資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目的變化重新調(diào)整為經(jīng)營活動(dòng)、投資活動(dòng)和籌資活動(dòng)的現(xiàn)金流量，以確定企業(yè)全年業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)現(xiàn)金流量產(chǎn)生的影響，為報(bào)表使用者提供決策所需的信息。在實(shí)際工作中編制現(xiàn)金流量表，難度較大，溯源性較差，采用“日記憑證法”按編制現(xiàn)金流量表，可將直接法變繁瑣為簡單，并使其完全融合于日常會(huì)計(jì)核算方法體系中。“日記憑證法”編制現(xiàn)金流量表是指依據(jù)對(duì)影響現(xiàn)金流的日記憑證進(jìn)行分析匯總，直接從憑證中得出數(shù)據(jù)并定期（通常按月）編制現(xiàn)金流量表主表的一種方法。這種方法的要點(diǎn)：一是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，根據(jù)原始憑證填制專用記賬憑證。注意在填制影響現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物收支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專用憑證時(shí)，摘要的填寫內(nèi)容要盡量貼近與之對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金流量表項(xiàng)目，以便對(duì)專用憑證進(jìn)行分析時(shí)易于區(qū)分；二是月末找出影響現(xiàn)金流的專用記賬憑證，進(jìn)行認(rèn)真分析，并將數(shù)據(jù)填入現(xiàn)金流量項(xiàng)目匯總表對(duì)應(yīng)項(xiàng)目。現(xiàn)金流量表項(xiàng)目匯總表的格式可參照現(xiàn)金流量表的主表格式。三是根據(jù)每月現(xiàn)金流量項(xiàng)目匯總表填制現(xiàn)金流量表主表。將現(xiàn)金流量項(xiàng)目匯總表的各項(xiàng)目匯總金額過入現(xiàn)金流量表主表對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，完成當(dāng)月現(xiàn)金流量表主表的編制。年終，將本年12個(gè)月的現(xiàn)金流量主表各項(xiàng)目的“匯總金額”加總填入本年現(xiàn)金流量主表。

二、有利于與業(yè)務(wù)循環(huán)相結(jié)合，加強(qiáng)貨幣資金的監(jiān)督

貨幣資金具有流動(dòng)性強(qiáng)、涉及面廣以及容易被挪用的特點(diǎn)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，在企業(yè)核算中占有重要地位。貨幣資金的收付與銷售與收款循環(huán)、購貨與付款循環(huán)、生產(chǎn)循環(huán)、籌資與投資各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均直接相關(guān)。使用專用記賬憑證進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，由于收款、付款憑證直接反映了與貨幣資金有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因此，有利于管理人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤，便于會(huì)計(jì)、審計(jì)人員結(jié)合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，對(duì)照有關(guān)的合同、協(xié)議等，弄清貨幣資金的來龍去脈，監(jiān)督資金的來源和使用，從而能確定貨幣資金的來源和使用，是否合理合法，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全和完整。

三、有利于實(shí)現(xiàn)出納員和會(huì)計(jì)人員的職務(wù)分離，加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

對(duì)于不相容職務(wù)，如出納與會(huì)計(jì)，采購與記賬，資產(chǎn)的保管與會(huì)計(jì)等應(yīng)予以分離，否則就容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊行為。根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等財(cái)會(huì)法規(guī)，出納人員具有以下職責(zé)：按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定，辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)；嚴(yán)格審核有關(guān)原始憑證，據(jù)以編制收、付款憑證，然后根據(jù)收、付款憑證逐筆順序登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并結(jié)出余額。會(huì)計(jì)人員對(duì)填制的記賬憑證進(jìn)行真實(shí)性、合法性、正確性復(fù)核。經(jīng)確定正確無誤后，方可交給出納人員進(jìn)行收付款，對(duì)不符合要求的原始憑證、記賬憑證有權(quán)進(jìn)行處理。這樣，有利于劃分責(zé)任，加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。

綜上所述，采用專用記賬憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)于及時(shí)反映企業(yè)單位的現(xiàn)金流量，加強(qiáng)貨幣資金管理以及劃分會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)，都具有積極作用，應(yīng)該大力推廣實(shí)施。

（作者單位：德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）