通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

陳占芳，馮欣，張偉，王歡，馬天宇，李奇

（1.長春理工大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院，長春 130022；2.吉林省招生委員會(huì)辦公室，長春 130033）

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，開始深入到社會(huì)的各個(gè)角落，并改變著人們傳統(tǒng)的思想觀念和生活、工作方式。特別是網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，賦予了傳統(tǒng)辦公新的內(nèi)涵，使企業(yè)管理人員可以實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、跨地點(diǎn)協(xié)同工作，信息的傳遞更加快捷和方便。然而當(dāng)前大多數(shù)辦公管理軟件的模塊復(fù)用性較差，而當(dāng)用戶的需求發(fā)生改變時(shí)，哪怕僅僅是細(xì)微的改變，都需要開發(fā)商來解決。從而影響了用戶的使用效率。為此，本文對通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺做了進(jìn)一步的研究和探索。

1 系統(tǒng)分析

1.1 功能分析

通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺就是要在完成一些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的基本功能的同時(shí)，體現(xiàn)出很高的通用性。該平臺的這種通用性主要體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面，具體方面如圖1所示：

圖1 平臺通用性Fig.1 Universality of the platform

（1）單位管理通用性

平臺必須適應(yīng)從頂層到基層各個(gè)單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的各種辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種不同職務(wù)的個(gè)人的辦公需要，而不是針對某一單位、某一種業(yè)務(wù)流程或某一職務(wù)的系統(tǒng)，而是面向整個(gè)企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。

（2）功能模塊通用性

各項(xiàng)平臺功能，特別是業(yè)務(wù)工作模塊，提供用戶自定義功能模塊的功能，進(jìn)而滿足不同用戶，具有不同的需求的問題。

1.2 技術(shù)分析

（1）軟件復(fù)用技術(shù)

軟件復(fù)用的一個(gè)關(guān)鍵因素是抽象。抽象是對軟件可復(fù)用對象的提煉和概括，即將可復(fù)用對象的基本屬性和相應(yīng)的操作，從具體的語言、環(huán)境和其他細(xì)節(jié)中提煉出來。軟件的復(fù)用性很大程度上取決于對可復(fù)用對象的認(rèn)識深度或者說可復(fù)用對象的抽象層次。抽象層次越高、與具體環(huán)境和特定細(xì)節(jié)越無關(guān)，則它被未來系統(tǒng)復(fù)用的可能性也越大［1］。

（2）框架技術(shù)

框架是應(yīng)用系統(tǒng)或子系統(tǒng)的可重用設(shè)計(jì)，是指特定領(lǐng)域應(yīng)用軟件的半成品，包括系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、開發(fā)模式、核心源代碼以及應(yīng)用模板等，它是通過綜合特定領(lǐng)域應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及需求的共性而形成的。框架規(guī)定了應(yīng)用的體系結(jié)構(gòu)，闡明了整個(gè)設(shè)計(jì)、協(xié)作構(gòu)件之間的依賴關(guān)系、責(zé)任分配和控制流程［2］。

2.實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)理論

2.1 角色管理理論

角色可以理解為權(quán)利和義務(wù)的集合。角色是指一個(gè)組織或任務(wù)中的工作或位置，它代表了一種資格、權(quán)利和責(zé)任。在辦公系統(tǒng)中，角色可以理解為是操作權(quán)限的集合。系統(tǒng)中角色具體信息如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)角色及功能Fig.2 Role of the system

辦公自動(dòng)化活動(dòng)中的任何目標(biāo)的具體執(zhí)行過程都是在組織內(nèi)部通過目標(biāo)確定、任務(wù)劃分、角色分配、角色互連以及活動(dòng)執(zhí)行完成的。因此，可以將組織、目標(biāo)、任務(wù)、角色、操作、對象之間看成一種層次映射互連關(guān)系來描述現(xiàn)實(shí)中的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)。即一個(gè)組織有確定的總體目標(biāo)，圍繞著這個(gè)目標(biāo)有多個(gè)團(tuán)隊(duì)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)是有各自的任務(wù)集，每個(gè)任務(wù)有確定的事務(wù)對象以及對他們的操作。事務(wù)對象通過團(tuán)隊(duì)的群體協(xié)作來完成，在這一協(xié)作過程中，團(tuán)隊(duì)的成員都有確定的角色。角色都有自己的責(zé)任和權(quán)利，這些責(zé)任和權(quán)利通過與其綁定的一組操作來體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)。這些操作又往往可以以一些特定的算子表示，運(yùn)算的過程和結(jié)果對應(yīng)于事物對象的處理過程和輸出結(jié)果。這就形成了角色層次的總體結(jié)構(gòu)。角色層次結(jié)構(gòu)的本質(zhì)是一個(gè)有向圖。具體信息如圖 3所示［3］。

圖3 角色層次結(jié)構(gòu)Fig.3 Layered structure of roles

2.2 角色管理理論

樹形結(jié)構(gòu)是結(jié)點(diǎn)之間有分支，并具有層次關(guān)系的結(jié)構(gòu)。樹形結(jié)構(gòu)的這種特點(diǎn)決定了它在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理中的應(yīng)用。

在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理中，整個(gè)組織具有嚴(yán)格的層次關(guān)系。每一個(gè)上級單位都對應(yīng)著多個(gè)直接下級單位。然而，任何一個(gè)單位卻只對應(yīng)著一個(gè)直接上級單位。這種組織結(jié)構(gòu)與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中的樹形結(jié)構(gòu)中根結(jié)點(diǎn)、子節(jié)點(diǎn)的關(guān)系是一致的。這種一致性，就為系統(tǒng)對單位管理提供了理論依據(jù)和基礎(chǔ)。因此在平臺系統(tǒng)中，采用樹形結(jié)構(gòu)對各級組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。各級單位的層次關(guān)系也可以通過樹形結(jié)構(gòu)體現(xiàn)。單位組織機(jī)構(gòu)如圖4所示。

圖4 單位組織機(jī)構(gòu)Fig.4 Organization of units

2.3 模板管理理論

“模板”一詞起源于鑄造。“模”的本義為鑄造器物的模子。在古文中：模，法也。“模”即是一種標(biāo)準(zhǔn)、法則、法規(guī)。

可見模板就是一種規(guī)范，是定義客觀世界中某一類事物的標(biāo)準(zhǔn)，這一類事物就依據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生、變化，具有一定的約束性。模板描述了一類事物的共性。

模板是可以實(shí)例化的，實(shí)例化的模板就稱為模板個(gè)體。模板個(gè)體是在執(zhí)行過程中由其所屬的模板根據(jù)規(guī)則動(dòng)態(tài)生成的，一個(gè)模板可以生成多個(gè)不同的模板個(gè)體。同一個(gè)模板的模板個(gè)體在內(nèi)部狀態(tài)的表現(xiàn)形式上相同，但它們有不同的內(nèi)部狀態(tài)［4］。

模板，由其自身的特點(diǎn)決定，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，并且已經(jīng)成為一種主要的設(shè)計(jì)手段。這些領(lǐng)域包括辦公自動(dòng)化軟件、流程圖軟件、程序設(shè)計(jì)語言、人工智能和知識工程等。

3 系統(tǒng)理論應(yīng)用

3.1 位運(yùn)算在授權(quán)中應(yīng)用

在日常辦公生活中，處于不同層次的單位機(jī)構(gòu)，具有截然不同的權(quán)利。例如，上級單位可以管理下級單位，而下級單位只能向上級報(bào)告，不能管理上級單位等。在通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺中，也是如此，不同的權(quán)限對應(yīng)著不同的可操作單位集合。

根據(jù)辦公自動(dòng)化的需要，以及現(xiàn)實(shí)生活中的單位的層次關(guān)系，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)辦公平臺的特點(diǎn)，我們將辦公平臺內(nèi)的權(quán)限做了如下的整理和分類，將整個(gè)系統(tǒng)的權(quán)限劃分成九大類，具體權(quán)限分類的詳細(xì)信息見表1。

表1 平臺權(quán)限分類Tab.1 Class of the platform function

為了保證系統(tǒng)高效、準(zhǔn)確、快速的找到每一權(quán)限分類的可操作單位集合，在權(quán)限與可操作單位的匹配過程中，系統(tǒng)采用二進(jìn)制位運(yùn)算來實(shí)現(xiàn)。

在單位關(guān)系處理過程中，同一項(xiàng)目下的兩個(gè)單位之間都會(huì)產(chǎn)生一種單位之間的關(guān)系，這種關(guān)系是用一個(gè)單位關(guān)系代碼表示，代碼是一個(gè)Int型整數(shù)。在單位關(guān)系代碼中，每一位表示單位之間九種關(guān)系的一種。整個(gè)代碼是經(jīng)過多次或運(yùn)算得到單位關(guān)系的集合，包含了兩個(gè)單位之間的所有關(guān)系。單位關(guān)系代碼具體含義見表2。

表2 單位關(guān)系代碼含義Tab.2 Code meaning in units

當(dāng)系統(tǒng)對用戶進(jìn)行某一類權(quán)限控制的時(shí)候，系統(tǒng)將獲取權(quán)限分類的代碼，并用此權(quán)限分類的代碼與跟自己單位產(chǎn)生關(guān)系的所有單位的關(guān)系代碼進(jìn)行按位與運(yùn)算，如果發(fā)現(xiàn)運(yùn)算的結(jié)果不為0。則表明該單位在操作范圍之內(nèi)，可以對其進(jìn)行操作。這樣就可以獲取到所有可以操作的單位集合［5］。獲取可操作單位的計(jì)算過程見圖5

圖5 權(quán)限分類代碼與單位關(guān)系運(yùn)算過程Fig.5 Compute progress of codes

3.2 位運(yùn)算在授權(quán)中應(yīng)用

通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺在單位組織管理和功能模塊管理兩個(gè)方面都應(yīng)用了模板理論，這兩類模板分別是單位模板和功能模板，他們既區(qū)別又聯(lián)系。

3.2.1 單位模板

在日常的辦公活動(dòng)中，涉及到了各個(gè)層次的單位與組織機(jī)構(gòu)。在這些單位中，處于同一層次機(jī)構(gòu)中的單位具有相同的性質(zhì)。這些性質(zhì)包括：所處級別、管理內(nèi)容、單位性質(zhì)等。而模板是客觀世界中某一類事物的標(biāo)準(zhǔn)，描述了一類事物的共性。所以模板理論可以在系統(tǒng)的單位管理中應(yīng)用。

（1）單位屬性模板

單位屬性模板主要是針對真實(shí)單位在辦公管理平臺的管理而引入的概念。它是處于同一層次單位的共有屬性，是這一類單位的標(biāo)準(zhǔn)。在真實(shí)單位管理過程中，處于同一層次結(jié)構(gòu)的單位在系統(tǒng)中具有相同的性質(zhì)，這些性質(zhì)包括：上傳文件的級別、管理單位的時(shí)間段、單位管理的權(quán)限等。這些屬性的具體信息，如圖6所示。

人工智能所具備的技術(shù)能力，為“人工智能+教育”的國際化課程設(shè)置、獲得更為廣闊的資源優(yōu)選空間，以及更加高效的信息傳輸途徑，提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。為切實(shí)造就具有國際視野和全球競爭力的創(chuàng)新型人才，課程設(shè)置首先應(yīng)突破現(xiàn)有專業(yè)局限，延伸必要的國際化教學(xué)內(nèi)容，并在豐富多彩的教育資源基礎(chǔ)上，加大解決國際性問題能力的實(shí)踐課程比重，提升學(xué)生專業(yè)知識的內(nèi)化和實(shí)際應(yīng)用能力。

圖6 單位屬性模板Fig.6 Template of unit's property

在平臺系統(tǒng)內(nèi)，客戶根據(jù)本單位的設(shè)置情況，對單位進(jìn)行層次劃分，確定每一層次的模板，并對每一模板的參數(shù)進(jìn)行配置，完成對單位的統(tǒng)一管理。

（2）單位業(yè)務(wù)模板

在通用網(wǎng)絡(luò)辦公平臺中，日常的辦公業(yè)務(wù)是按照項(xiàng)目來管理的，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都對應(yīng)著一個(gè)項(xiàng)目。在每一個(gè)項(xiàng)目中，存在著很多業(yè)務(wù)單位。這些業(yè)務(wù)單位也是一棵層次清晰的樹狀結(jié)構(gòu)。處于不同層次的業(yè)務(wù)單位，也具有相同的性質(zhì)。單位業(yè)務(wù)模板關(guān)系如圖7所示。

圖7 單位業(yè)務(wù)模板層次Fig.7 Template layer of unit's operation

單位業(yè)務(wù)模板是處于同一層次業(yè)務(wù)單位的共有屬性和標(biāo)準(zhǔn)。它不僅規(guī)定著這些單位的具體屬性，而且控制著不同業(yè)務(wù)單位之間的層次關(guān)系。在單位業(yè)務(wù)模板中，對處于這一層次的單位統(tǒng)一配置單位的角色和權(quán)限。模板與模板之間配置層次關(guān)系，這種模板與模板之間的關(guān)系控制著模板下單位關(guān)系的趨勢。

3.2.2 功能模板

通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺的設(shè)計(jì)要充分體現(xiàn)通用性，實(shí)現(xiàn)通用性最重要的一點(diǎn)就是功能模塊的通用性。考慮到這一點(diǎn)，在系統(tǒng)內(nèi)提供用戶自定義模塊的功能。

為了滿足系統(tǒng)通用性要求，在平臺的設(shè)計(jì)過程中，常用的辦公功能設(shè)計(jì)采用模板技術(shù)，系統(tǒng)提供信息發(fā)布類、工作日程類、業(yè)務(wù)通訊類、業(yè)務(wù)論壇類、公文流轉(zhuǎn)類等功能模板。

這些模板就像抽象類一樣，是可以實(shí)例化的，實(shí)例化的模板個(gè)體就是一個(gè)個(gè)功能模塊。模板是抽象功能的集合，沒有實(shí)例化的模板不能使用。當(dāng)用戶需要某一項(xiàng)功能時(shí)，可以選擇相應(yīng)的功能模板進(jìn)行實(shí)例化，產(chǎn)生相應(yīng)的功能模塊。圖8是信息發(fā)布類模板實(shí)例化的情況。

圖8 信息發(fā)布類模板實(shí)例化Fig.8 Example of information template

3.3 工作績效評估

績效評估（performanceappraisal），又稱績效考評、績效評價(jià)、員工考核，是一種正式的員工評估制度，也是人力資源開發(fā)與管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，旨在通過科學(xué)的方法、原理來評定和測量員工在職務(wù)上的工作行為和工作效果。

通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺對用戶的每一個(gè)操作進(jìn)行工作量的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，為單位實(shí)施人員績效考核提供依據(jù)。在工作量的計(jì)算過程中，系統(tǒng)采用一種最古老又最常用的方法——評定量表法，來對用戶的工作量進(jìn)行計(jì)算。這種方法是把一系列績效因素羅列出來，之后進(jìn)行計(jì)算，最后得到計(jì)算結(jié)果。

在通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺中，不同的操作模塊的使用頻率不同，模塊內(nèi)不同的操作的重要性也不同。因此，根據(jù)評定量表法的要求，辦公平臺內(nèi)與績效相關(guān)的因素主要有兩個(gè)：1、用戶操作的模塊；2、用戶的操作。系統(tǒng)為每一個(gè)模塊設(shè)定了比例系數(shù)，每一個(gè)操作設(shè)定了權(quán)值，則每個(gè)用戶的工作總量S計(jì)算公式如公式1所示。

平臺系統(tǒng)根據(jù)以上公式對所有用戶的工作量進(jìn)行計(jì)算，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行排名，為單位對員工的績效考核提供依據(jù)。

4 系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)例

吉林省高考指揮平臺，是通用網(wǎng)絡(luò)辦公管理平臺的一個(gè)應(yīng)用實(shí)例。在2009年高考期間，吉林省高考指揮平臺應(yīng)用到全省200多個(gè)考點(diǎn)。通過平臺可以了解到吉林省9個(gè)地區(qū)，50多個(gè)考區(qū)，200多個(gè)考點(diǎn)，7000多個(gè)考場以及20000多名監(jiān)考及考務(wù)人員的具體情況。平臺具體信息如圖9所示。

圖9 系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)例Fig.9 Example of OA

5 結(jié)束語

本文深入研究學(xué)習(xí)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)理論，比如框架技術(shù)、軟件復(fù)用技術(shù)、角色管理理論、模板理論等，將這些技術(shù)與理論有機(jī)的結(jié)合在一起，初步完成了一個(gè)通用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用框架。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了參數(shù)化，模板化，通用性高，能夠適應(yīng)辦公業(yè)務(wù)的多樣性需求，具有較高的可擴(kuò)展性和靈活性。

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