高校圖書館報紙管理創新

劉時容 （湖南人文科技學院圖書館 湖南 婁底 417000）

當前，圖書館界重視期刊、圖書管理研究，而忽視了報紙管理研究。無論公共圖書館還是高校圖書館都把報紙存放于閱覽室集中管理。筆者以“報紙閱覽室”作為檢索詞、“主題”作為檢索項，在中國期刊全文數據庫中對1994—2009年的全部期刊進行檢索，共檢索到130條目標記錄，平均每年不到9篇文章，這與期刊的管理研究形成了鮮明的對比。筆者以“期刊閱覽室”作為檢索詞，用同樣的方法在中國期刊全文數據庫中進行檢索，共檢索到1 187條目標記錄，是關于“報紙管理”研究論文數量的9倍。兩者相差如此之多，主要歸結于兩個原因：（1）期刊的利用率遠遠高于報紙。據華中師范大學圖書館的黃磊先生對由中國科學院文獻情報中心主辦的核心期刊《圖書情報工作》在2003年全年每期每篇論文引用的文獻來源進行統計的結果顯示，“引文中引用圖書的論文數量為655篇，引用期刊的論文數量為1 514篇，引用報紙的論文數量僅為46篇”[1]。（2）期刊的管理比報紙的管理復雜。報紙管理只需要經過簽收、上架、下架、裝訂等環節；期刊管理除上述環節外，還需利用圖書館自動化系統的“連續出版物”子系統進行編目、記到、裝訂處理。盡管如此，報紙仍以其記錄性好、易于保存、報道及時和詳盡[2]等優點，使讀者在休閑娛樂的同時能夠獲得知識、了解政策、開闊視野、獲取信息，因此擁有固定的讀者群，成為圖書館尤其是高校圖書館必備的紙質文獻。筆者多年在高校圖書館從事報紙管理工作，對報紙管理深有體會。為了使報紙管理工作高效、有序，筆者創立了一套有別于傳統報紙管理的方法，即使用“架層類別法”進行報紙排架，運用“差異要求閱覽法”規范讀者的閱報行為，采用“一一對應法”快速實現報紙每日更新。

1 報紙排架方法創新

不同的報紙具有不同的報名、國內統一刊號、郵發代號和刊期。根據每種報紙的獨有特征可將報紙排架方法分為4種：按報名首字母排架、按國內統一刊號排架、按郵發代號排架、按刊期排架。在實踐中，這些排架方法各有利弊，例如，按國內統一刊號排架與按郵發代號排架都有利于將同一地區出版的報紙共同存放；按刊期排架有助于將刊期相同的報紙共同存放，使報紙更新有規律可循；按報名首字母排架則因首字母順序淺顯易懂、一目了然，使每日收到的新報只經粗略分類甚至不用分類就可以直接上架，被許多高校圖書館廣泛采用。但是，這4種排架方法都有共同的缺點：（1）無法分出報紙主次。如將各高校圖書館必備的主打報紙《人民日報》、《中國日報（英文版）》、《光明日報》、《解放軍報》、《參考消息》等分散放置于不同的報架。（2）不利于讀者閱覽。不同的讀者有不同的閱讀習慣，如喜歡閱讀電子信息類報紙的讀者不得不從不同的報架尋找《網絡世界》、《中國網友報》、《電腦商情報》、《市場信息報》、《通信信息報》等報紙，既耗時又費力。因此，很多報紙管理人員摸索出了用多種單一方法進行合理組配的復合排架方法，如廣東茂名學院圖書館的李彩云提出了“字數筆畫+郵發代號”的報紙排架方法[3]，青島農業大學圖書館的潘艷霞提出了“明碼+暗字”的報紙排架方法[4]，而且這些方法都解決了各自圖書館報紙管理中存在的突出問題。但是，從普遍意義上看，科學的報紙排架方法應符合3個特征：①符合讀者的閱覽興趣；②便于讀者閱報后的正確歸位；③有利于報紙管理人員的報紙更新與整架工作。綜合考慮以上3個特征，筆者提出了新的報紙排架方法——架層類別排架法。顧名思義，架層類別排架法就是指用“架層號+類別名”進行報紙排架的方法。其具體操作步驟如下：

（1）把圖書館訂購的所有報種根據主題按照《中國圖書館分類法》的22個大類進行分類或者根據《中國郵政報刊簡明目錄》中的報紙分類目錄進行分類。如湖南人文科技學院圖書館（以下簡稱我館）將訂購的104種報紙按《中國郵政報刊簡明目錄》中的報紙分類目錄分成13個類別，即時政新聞類，婦女、青年類，勞動、人事類，法制類，經濟類，科技類，教育、教學類，商業、信息類，體育、藝術類，衛生、保健類，文學、文摘類，都市類和電視、娛樂類。倘若報紙訂閱種類更多，類別則可分得更細。同一類別的不同報種則按郵發代號排序。

（2）在按類別排架法排好的每種報紙的報名前加上該報的存放地點——架層號。如《人民日報》按類別排架法歸屬于時政新聞類，排放在第一架的第1層，在《人民日報》的報夾正上方中央位置記錄上“一（1）人民日報”，“一”代表第一架，“（1）”代表第1層，從而形成“架層號+類別名”的復合排架方法，其中的架層號能夠有效地指引讀者將報紙正確歸位和工作人員整架，類別名則起著導讀的作用。

2 報紙亂架問題解決方法創新

由傳統的“報紙排架方法不利于讀者掌握、排架標簽不能直觀顯示報紙位置以及讀者的就近放置習慣與忘記報紙存放位置”[4]等導致的亂架問題已成為報紙管理的突出問題。常見的報紙亂架情況有3種：（1）放亂報柜（指小型柜式報紙架），如讀者往往把屬于A柜的報紙放入B柜。（2）放亂報層。我館的每個報柜從高到低依次存放8個報夾，可將報紙呈階梯式排放。讀者往往把同一報柜里的報夾放亂柜層，如往往把一架1層的報紙放入一架2層。（3）放亂日期和版面。此種情況常發生在當月過期報紙平放架上，報紙更新時，通常的做法是上夾時不清點版面順序，下夾再時清點版面順序。因此，對于更換下來的過期報紙，報紙管理人員先按版面排序、再按日期由遠到近疊放在報紙平放架上。讀者在閱覽過期報紙時，往往把日期和版面順序放亂。針對以上3種不同的亂架情況，我館對當日報紙、當月過期報紙、過月過期報紙提出了不同的管理要求，并運用“差異要求閱覽法”規范讀者的閱報行為，有效地解決了報紙亂架問題。

2.1 當日報紙隨意閱覽

當日報紙因為信息新而受到讀者的青睞，因此我館規定讀者可以隨意閱覽存放在報柜上的當日報紙，既可以1次取走1份報紙，也可以1次取走多份報紙，但閱覽時應把報夾和報紙一同取走。因為每個報夾上都標明了架層號和報紙名，可以避免讀者把報紙放錯報夾。而且每個報柜上都標明了架號和層號，讀者歸還報夾時只需對號入座即可，避免了放亂報柜和放亂柜層的情況發生。即使發生上述情況，許多讀者也能自覺調整，報紙管理員只需在每日報紙更新時稍作整理便可使報紙井然有序。

2.2 當月過期報紙附加要求閱覽

每種報紙的當月過期報紙少則幾份，多則幾十份，報紙管理員每天在對下夾報紙清理版面時，對版面較多的散頁報紙用回形針或訂書針裝訂成份，再按日期順序日日累積疊放到報紙平放架上。對要求閱覽當月過期報紙的讀者可提出附加要求：（1）閱覽時需把該報種的當月過期報紙全部取走，以防止因多人同閱同種過期報紙而導致日期混亂現象的發生。（2）要求讀者閱后確保版面和日期順序正確。除了對讀者嚴格要求外，報紙管理員平日要做好監督指導工作。月滿下架時，要再次清查每種報紙的日期和版面順序，既為報紙裝訂做好準備，也對缺期報紙做到心中有數，以方便向郵局追查。

2.3 過月過期報紙限制閱覽

大多數過月過期報紙因信息過時而失去其利用價值，如各種晨報、晚報、電視娛樂報等，所以只有有明確閱讀目的的讀者才會要求閱覽此類報紙。如果讀者需要閱讀某月某日某種報紙或尋找有關某個主題的資料，報紙管理人員則可根據讀者的具體要求辦理索取、借閱和歸還手續。

3 報紙更新方法創新

更新周期短是報紙文獻的重要特點，也正因為如此，報紙的生命是以日為單位計算的。因此，如何快速實現報紙日日更新是報紙管理的核心問題。大部分高校圖書館的報紙管理采用按報名首字母排架方法，報紙隨到隨換，看似省去了分類的步驟，實則花費了更多的時間。為了快速實現報紙的每日更新，筆者在現實工作中探索出了行之有效的方法—— 一一對應法。

3.1 報柜與報夾一一對應

我館共訂購報紙104種，有報柜13個，每個報柜可放置報夾8個。為了固定每種報紙的存放地點，將報柜與報夾一一對應。即在每個報柜上張貼該報柜的架號、存放的報紙類別及目錄，并用書標寫上層號貼于報柜左邊邊脊上（因邊脊窄，用書標寫層號更醒目），在相應的8個報夾上用油性顏料筆寫上每個報夾存放的架層號，并用書標寫好報紙名貼在相應的報夾正上方中央（用書標寫報名，更有利于下一年報紙種類調整）位置（見圖1）。

圖1 架層類別排架法效果圖

該做法有3個好處：（1）每個報柜上張貼的類別名與報紙目錄起到了“圖標導讀”[5]的作用。（2）每個報夾上張貼的報紙名便于讀者尋找報紙和工作人員更新報紙。（3）報夾上的架層號和報柜上的架層號一一對應，便于讀者閱后正確歸位和工作人員整架。

3.2 報柜與分報桌一一對應

將報柜上張貼的架號、報紙類別和目錄一式兩份，分別貼在報柜和分報桌上，使報柜與分報桌一一對應。一張1.5m×1m的閱覽桌能夠分放4個報柜的報紙，13個報柜只需準備4張閱覽桌作為分報桌即可。每日收到新報，首先按照分報桌上張貼的報紙存放目錄分類，只需把同一報柜的報紙放在一起，不需要按層號排序。因為將報紙上夾時，只需要對應報夾上張貼的報名，不需要對應層號。按這種方法給50份報紙分類大約需要5分鐘，平均每份報紙用時0.1分鐘；再把分好的報紙按報柜順序依次上架，利用書車可以同時更換1～6架報紙而不會亂序，這樣更新50份報紙大約需要10分鐘，平均每份報紙用時0.2分鐘。

3.3 報柜與報紙平放架一一對應

我館的報紙平放架是由普通書架改造而成的。按照每個報柜上的報紙存放順序安排每種當月過期報紙在報紙平放架上的存放順序，并在相應位置張貼該種報紙的架層號和報名（先整體打印在A4紙上，再裁成條狀張貼），使每個報柜與報紙平放架一一對應。由于更新報紙是按報柜順序進行的，所以更換下來的報紙也應保持相應的順序，并按版面、日期排好順序，然后放到報紙平放架上的相應位置。這樣給更換下來的50份報紙整序再上架（指報紙平放架）大約需要35分鐘，合計起來每日更新50份報紙共用時約50分鐘，平均每份報紙用時1分鐘。而以往按報名首字母排架時使用大致分類法隨機更新報紙，平均每份報紙用時約2分鐘，每日更新報紙的時間約為1.5小時。

4 結 語

綜上所述，架層類別排架法既符合讀者的閱覽興趣，又有利于讀者閱報后的正確歸位和報紙管理員的更新與整架工作；差異要求閱覽法有效地解決了報紙亂架問題；一一對應法大大節省了報紙更新的時間成本。特別是在大多數高校實行報紙與現刊或過刊在一個閱覽室內共同管理的情況下，以上創新方法使得工作人員有更多的時間投入到期刊管理上。我館的報紙管理方法在我校新館開館慶典活動中得到了前來參觀的各高校館領導的一致好評。希望本文的研究為其他高校圖書館的報紙管理提供一定的參考意見。

[1]黃 磊. 網絡環境下高校圖書館讀者利用文獻的調查分析[J].現代情報,2009(8):86.

[2]李穎新. 論報紙在大學圖書館中的功能與作用[J].河北大學成人教育學院學報,2009(3):119.

[3]李彩云. 字數筆畫與郵發代號相結合:一種簡便合理的中文報紙排架排序法[J].現代情報,2005(8):196-197.

[4]潘艷霞. 高校圖書館報紙閱覽室亂架問題研究[J].圖書館建設,2010(7):81-83.

[5]覃漢謀. 淺談報刊管理工作的新理念與舉措[J].廣西師范學院學報:哲學社會科學版,2008(S1):259.