如何利用財務軟件填制會計憑證

■邵立萍

如何利用財務軟件填制會計憑證

■邵立萍

1 前言

記賬憑證是登記賬簿的依據，在實現運用計算機進行賬務處理后，整個電算化會計系統就以錄入的記賬憑證數據作為系統的基礎數據，記賬憑證數據的準確與完整則決定丁整個系統會計數據輸出的正確與否。因此，要確保記賬憑證輸入的準確完整。

在實際工作中，編制和輸入記賬憑證主要有兩種方式：一是在計算機上根據審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即進行前臺處理）；二是先由人工編制記賬憑證，經審核無誤后集中輸入計算機系統（即進行后臺處理）。無論采用哪種方式，都應根據本單位的實際情況靈活加以選擇，一般來說業務量不大或會計基礎工作較好或使用網絡版的單位可采用前臺處理方式，而在第一年首次使用賬務處理系統或正處于人機并行階段，則采用后臺處理方式比較適合。

2 填制憑證的基本方法

由于對于每個會計科目的核算要求不同，反映不同的經濟業務的記賬憑證所需要輸入的內容也不相同，但不論是哪種記賬憑證，都要編輯輸入憑證月份和日期、憑證類型、附件、摘要、科目、金額等內容。

【例】2008年1月6日，某單位出納員陳紅用現金支票（票號為1201）從開戶銀行提取現金2000元。

其會計分錄為：

借：庫存現金 2000

貸：銀行存款 2000

現就上面的業務以用友軟件為例介紹記賬憑證的填制方法。

1）進入填制憑證模塊。在“總賬系統”界面下，用鼠標單擊菜單[憑證]下的[填制憑證]，屏幕顯示一張空白憑證；單擊“增加”圖標，系統自動以機內時間作為填制憑證的月份和日期，并自動產生一個憑證流水號作為憑證號。

2）輸入憑證內容，即輸入本張憑證的每一筆分錄。無論何種憑證，也不管經濟業務特點，每筆分錄一般由摘要、會計科目、發生金額組成。

。輸入本筆分錄的業務說明，摘要要求簡潔明了，此處輸入“提取現金”。

②科目。科目必須輸入末級科目。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。此處可輸入“1001”或“庫存現金”，輸入科目時也可以在科目區中用鼠標單擊或按[F2]鍵參照錄入。

③輔助信息。根據科目屬性輸入相應的輔助信息，如部門、個人、項目、客戶、供應商、數量、自定義項等。在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示，當需要對所錄入的輔助項進行修改時，可用鼠標雙擊所要修改的項，系統顯示輔助信息錄入窗，可進行修改。

④金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數形式輸入。如果方向不符，可將光標移動到相反方向后，按空格鍵即可調整金額方向。此處先輸入借方金額“2000”，待輸入完貸方欄目后再輸入貸方金額“2000”。

3）憑證輸入完畢。當憑證全部錄入完畢后，按[保存]按鈕或[F6]鍵保存這張憑證；若按[放棄]按鈕則放棄當前增加的憑證。也可用鼠標單擊[增加]，則繼續填制下一張憑證。

4）退出填制憑證。當一批憑證填完后，用鼠標單擊[退出]或通過菜單[文件]下的[退出]退出填制憑證功能，返回“總賬系統”界面。

3 填制憑證時應注意的問題

1）賬務處理系統默認按時間順序填制憑證，即每月內的憑證日期不能倒流。如：12月20日某類憑證已填到第100號憑證，則填制該類100號以后的憑證時，日期不能為12月1日至19日的日期，而只能是12月20日至月底的日期。但操作者也可解除這種限制，即在[賬簿選項]中，將其中的賬套參數“制單序時”取消。

2）如果在[賬簿選項]中設置“制單權限控制到科目”選項，那么在制單時不能使用無權限的科目進行制單。制單科目權限可在[明細權限]中進行設置。

3）如果使用應收系統來管理所有客戶往來業務，那么在制單中，不能使用純客戶往來（只核算客戶往來）的科目，而是到應收系統中生成相應的憑證。

4）對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致。比如不能有時用“中原機械廠”，有時又用“中原機械有限公司”，像這樣名稱前后不一致，系統則將其當成兩個不同的往來單位。

5）憑證一旦保存，則該憑證的類別、憑證編號將不能再作修改。■

[1]趙合喜,王吾,等.會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2002

（作者單位：河北省遷安市職業技術教育中心）

作者：邵立萍，本科，中學一級教師，從事多年財會教學工作。

10.3969/j.issn.1671-489X.2011.14.091