淺談測紿檔案管理的標準化管理

劉 愷

（威海市房地產測繪中心有限公司，山東，威海，264200）

淺談測紿檔案管理的標準化管理

劉 愷

（威海市房地產測繪中心有限公司，山東，威海，264200）

檔案工作是測繪管理中的一項基礎工作，也是單位不可缺少的一個重要部門。隨著超常規(guī)跳躍式迅猛發(fā)展,檔案信息資源的開發(fā)與利用也備受人們的重視。在信息與網(wǎng)絡的新形勢下, 如何加強測繪檔案工作的規(guī)范化、標準化管理,成了我們時常探討的課題。如何使測繪檔案信息快速地發(fā)展，實現(xiàn)測繪檔案信息資源有效利用和共享，是目前我們面臨的緊迫任務。

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據(jù)。

為了使檔案工作的標準化、規(guī)范化，我認為應該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預售檔案、轉移檔案等，要實行檔案的規(guī)范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強檔案硬件的建設，檔案存放的庫房要設有專柜，做到查找方便、快捷。庫房要經(jīng)常通風，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案的壽命。其次，應指定專人管理檔案，檔案管理人員應深入各科室，了解各科室業(yè)務，以便對各科業(yè)務作出統(tǒng)一的立卷要求。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂接亂發(fā)，防止檔案流失。

二、實施立卷歸檔原則

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。

三、案卷質量是檔案工作標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作標準化質量的操作性因素。因此,在推動檔案工作標準化的工作過程中,我們必須要注意解決好立卷方法問題,以利于檔案標準化管理中的分類和檢索。

TU952

A

1674-3954（2011）02-0195-01