談公路工程檔案的規(guī)范管理

張瑞麗

平頂山市公路管理局直屬分局 河南平頂山 467013

談公路工程檔案的規(guī)范管理

張瑞麗

平頂山市公路管理局直屬分局 河南平頂山 467013

近幾年來，在國家實施的財政政策下，公路建設(shè)突飛猛進，公路工程的建設(shè)市場規(guī)模日益擴大，大規(guī)模的建設(shè)產(chǎn)生了越來越多的工程技術(shù)檔案。工程技術(shù)檔案管理是公路建設(shè)檔案管理工作的重要組成部分。資料的完整、齊全是作好檔案工作的基礎(chǔ)，一個公路工程項目的檔案，從決策、設(shè)計、施工到竣工甚至接養(yǎng)管理等全部環(huán)節(jié)形成的檔案資料，構(gòu)成一個有機的整體，缺少任何一項都會影響其完整性。然而近些年來，由于公路建設(shè)投資大、參加單位多、流動性強、時間跨度大等原因，客觀上給公路建設(shè)項目檔案工作的開展帶來了很大困難。多年以來，在公路建設(shè)的過程中普遍存在著重進度、輕記錄，重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，工程建設(shè)從立項、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗收各個環(huán)節(jié)形成的大量文件、圖紙、圖表、文字記錄材料、質(zhì)檢數(shù)據(jù)等，均被散落在工程的設(shè)計、監(jiān)理、施工單位中，項目業(yè)主沒有很好地進行系統(tǒng)管理，也沒有專人負責此項工作。大部分公路管理部門只是在項目部保存一些施工期間的資料，并且多是由工程人員兼職，檔案資料不是殘缺不全，就是整理極不規(guī)范，或者只是堆積卻無人整理，查找起來十分麻煩。要知道，這些檔案可是公路建設(shè)最真實最原始的資料，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要依據(jù)，也是體現(xiàn)工程管理水平的歷史憑證，更是對日后的生產(chǎn)運營、工程維護和改擴建起著舉足輕重的作用。因此，如何在公路工程建設(shè)中健全和完善公路建設(shè)項目的檔案管理，使之規(guī)范、完整、系統(tǒng)化，尤為重要。筆者認為應做好以下幾點：

一、建立健全制度、做到“一參加、五同步”

國務院辦公廳下發(fā)的《關(guān)于加強基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》中，明確規(guī)定：“所有建設(shè)項目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，建立健全項目檔案，從項目籌措到工程竣工驗收各個環(huán)節(jié)的文件資料，都要按照規(guī)定征集、整理歸檔”。因此作為公路的建設(shè)單位各工程建設(shè)項目部要設(shè)專職檔案管理人員，并在此基礎(chǔ)上制定相應的規(guī)章制度，強化公路施工檔案的重要性，在公路項目的招標、投標和簽訂設(shè)計、監(jiān)理合同時設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定從工程項目的立項開始，就將項目檔案納入項目管理范疇，指定業(yè)主與承包商的檔案職責，明確歸檔的范圍、責任、時間和要求。并堅持“一參加、五同步。”即檔案部門堅持參加各種施工工程會議，堅持下達施工計劃和落實歸檔職責同步，工程開工和建立檔案工作同步，檢查施工進度和檢查文件材料的形成、積累和保管情況同步，工程交工驗收和竣工文件材料驗收同步，技術(shù)人員晉升職稱和檔案部門出具證明同步。做到檔案驗收與項目驗收同步，如果檔案經(jīng)驗收未通過，工程就不能通過驗收。

二、制定強有力的制約措施

施工單位和施工管理單位按規(guī)定整理移交檔案材料是順理成章的事，但沒有制約措施有時難以奏效。1）實行保證金制度。建設(shè)單位和施工單位簽訂工程承包合同或施工協(xié)議時，明確歸檔職責，并從工程款中扣除一部分，當做檔案保證金，竣工文件歸檔后，如數(shù)退還施工單位的保證金，否則，不予退還，轉(zhuǎn)為補作整理竣工文件的費用。以此對施工單位懲罰和鞭策，促使施工單位按規(guī)定提交歸檔文件材料。2）檔案部門不簽字，財務部門對工程不予結(jié)賬制度。促進施工單位從關(guān)心自身經(jīng)濟利益，自覺地做好工程文件材料的形成、積累和保管工作。3）實行經(jīng)濟責任制。經(jīng)濟利益與負有歸檔職責的單位和個人掛鉤，做到考核嚴格，獎罰分明，促使認真履行歸檔職責。

三、建立檔案部門負責人在工程部門任職制

建立檔案部門負責人在工程管理部門任職制度，是權(quán)利的延伸，即檔案部門的權(quán)利延伸到施工管理部門。它不僅有利于檔案部門了解工程建設(shè)的全過程，而且有職有權(quán)及時提出檔案部門的要求，對促使施工單位重視工程文件材料的管理，按時編制合格的竣工文件材料有不可替代的作用。

四、實行全過程檢查監(jiān)督

作為工程檔案的使用價值，有兩點必須堅持，1）文件材料的完整系統(tǒng)，2）準確可靠，二者缺一不可。為此，檔案管理部門要參加施工管理全過程的監(jiān)督檢查。重點突出三個環(huán)節(jié)。一是監(jiān)督檢查文件材料的形成、積累、整理和保管情況；二是做好階段性檢查監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題提出意見，要求及時糾正；三是會同上級檔案監(jiān)督管理部門以及設(shè)計單位、施工單位、施工管理單位做好竣工文件材料的預驗收和正式驗收工作，不留尾巴，力求一次成功。

五、確保資料完整、準確、系統(tǒng)化

公路部門的項目管理人員一定要具有較強的檔案意識，嚴格按照交通部關(guān)于《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》及時收集分散于各個環(huán)節(jié)的工程建設(shè)資料，從源頭上把好關(guān)，這里特別強調(diào)竣工驗收前，應由設(shè)計單位提出工程設(shè)計變更及應歸檔文件材料清單，確保歸檔項目完整，歸檔材料齊全，質(zhì)檢部門對工程質(zhì)量特別是隱蔽工程的質(zhì)量要把好關(guān)，確保圖、物一致，準確可靠，保證建設(shè)項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)化。

六、確保資料整理的有序和檢索方便

在大量收集項目整個建設(shè)過程所有資料的同時，還要遵循公路建設(shè)項目文件形成的規(guī)律，按照一定的原則和方法進行分類、組卷、編目，使其編排有序、便于管理，既保持其成套性、階段性，又要有專用性的特點。整理時還要注意保持文件之間的連續(xù)性，避免檔案的雜亂無章，影響以后的保管、保密和利用。另外還要建立完備的檢索工具，使用現(xiàn)代化的電腦管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的操作模式，努力達到只要領(lǐng)導或利用者需要什么，就能及時查到什么，使檔案資料更迅速、更準確地為公路建設(shè)服務。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.04.035

張瑞麗，女，本科，館員，在河南省平頂山市公路管理局直屬分局辦公室工作，從事檔案管理多年，在本專業(yè)較有造詣。