現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接

張瑞麗 平頂山市公路局直屬分局，河南平頂山 467013

現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接

張瑞麗 平頂山市公路局直屬分局，河南平頂山 467013

一 現代文秘工作和檔案管理工作的“一體兩面”關系

現代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是文秘工作的主要產品。檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，換句話說沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規范處理公文的基礎之上的，可見，現代化文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相連，又相對獨立。

隨著現代科學技術，特別是計算機網絡技術的發展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，便是這種“一體兩面”關系的實際反映和科學應用。所謂“文檔一體化”就是從文秘和檔案工作的全局出發，在公文生成制發到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每一個環節上，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環節，都體現出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規范一體化，實現文秘工作和檔案工作信息共享，規范銜接。

二 當前文秘工作和檔案工作銜接方面存在的主要問題

實際工作中，文秘和檔案實行的是分塊管理制度。實踐證明這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是這種體制某種程度上卻拉大了文秘工作和檔案工作的距離。文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。

（一）用紙不達標，裝訂不規范。《國家行政機關公文格式》（以下簡稱《格式》規定公文用紙一般使用紙張定量為60g/－80 g/的膠紙印刷紙或復印紙,型號為國際通用A4型。裝訂要求左側訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。但長期以來，公文用紙很少注意克度要求，常因紙張質量差和耐折度低，以至于保存時間不長便開始發黃。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時有發生，使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。

（二）版記不全面，附件不規范。版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現“文檔一體化”的一個重要標志。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送發單位者有之，不標明印發部門和時間者有之，甚或沒有版記，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對公文的附件作了明確規定，但在現行的公文制發中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標志不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標志正文字號和排列序號，附件和正文以對號入座等，也嚴重影響著公文的規范立卷和規范歸檔。

（三）文種使用不當，辦理程序不規范。《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》規定公文主要有13種。但實際應用時，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實際效力常因此削弱。最容易混淆的是“請示”和“報告”中夾雜“請示”的內容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，給公文受理機關帶來了不便，影響了公文作用的發揮。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等無序現象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。

（四）原稿不齊全，編號不規范。公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環節。有時候，辦文過程很規范，但實際歸檔時，卻發現只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿特別是領導指示的原稿更具有存檔價值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經過復印就存檔，短期內字跡就變得模糊不清。公文編號的差錯一般則是由于登記不及時、分類不準確造成的，漏號、重號等亂號情況的出現，既影響了公文的質量，又不符合立卷歸檔的要求。

另外，《辦法》規定撰寫公文材料應該盡量使用碳素或藍黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆寫，包括領導的簽字在內。在以往檔案工作檢查中，這一條幾乎沒有單位能完全做到，案卷中的圓珠筆字變形、鉛筆字模湖難辨、有涂改痕跡等現象普遍存在，使檔案的真實性難以保障。

實現現代化文秘工作和檔案管理工作規范銜接的“三強化”措施

三 要實現現代化文秘工作和檔案管理工作的規范銜接，筆者認為應著重從“三強化”起。

（一）強化“文檔一體化”意識

“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識。檔案，是人們社會實踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。所以，每一個文秘人員頭腦中都要有“檔案”二字，不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。

（二）強化“全過程管理”工作

首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。

其次，要制定嚴格的質量標準。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規定，這是“全過程管理”的根本法規，全體檔案工作人員和文秘人員應認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。

另外還要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎。

要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。這些規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件，要依靠先進的裝備和技術，配置性能優良的設備和工具，注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決禁止。

（三）強化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度。《辦法》也規定公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責“及時整理（立卷）、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環節，卻是檔案工作的開始環節，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，編寫“案卷目錄”將其及時“對號入座”，使文件的立卷工作日常化。“文書部門立卷”主要是做好平時歸卷工作，關鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應在會議結束時及時收集歸卷；聯合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協辦單位保存復制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。需要指出的是，當遇到工作人員因故調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文材料，按照有關規定全部及時進行清交，以保證檔案材料的整齊全。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.126